В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 нередко возникают ситуации, когда после подписания акта выполненных работ по договору ГПХ, его проведения и даже сдачи регламентированной отчетности, выясняется, что сумма вознаграждения была завышена. Особенность договоров гражданско-правового характера заключается в том, что в программе нет типовой кнопки «Исправить» или «Сторнировать» непосредственно в самом документе Акт приемки выполненных работ. Рассмотрим подробно, как выйти из этой ситуации с минимальными рисками для учета и отчетности.
Проанализируем самый простой вариант: если сотрудничество с исполнителем продолжается и в текущем месяце планируется подписание еще одного акта. В этом случае мы можем уменьшить сумму вознаграждения в новом документе на разницу, возникшую из-за ошибки в прошлом периоде.
Рассмотрим пошагово, как это реализовать:
Акт приемки выполненных работ в текущем периоде.Этот метод наиболее «безболезненный», так как он не затрагивает уже сданную отчетность за прошлый месяц. Однако он применим только в том случае, если текущего начисления достаточно для покрытия «минуса».
Если акт был последним или суммы текущего начисления не хватает для перекрытия разницы, нам придется прибегнуть к механизму сторнирования. Выясним, как это сделать вручную, поскольку типового автоматического механизма именно для актов ГПХ не предусмотрено.
Проанализируем алгоритм действий:
Начисление по договорам (раздел Зарплата).Акт приемки выполненных работ.Посмотрим на пример заполнения регистров в таком случае. Программа зафиксирует отрицательный доход, который при расчете зарплаты за текущий месяц «схлопнется» с другими начислениями или создаст задолженность за физлицом.
Разберем более «чистый» с точки зрения ссылочной целостности способ. В системе существует специализированный инструмент Сторнирование начислений.
Рассмотрим порядок работы с ним:
Начисление по договорам (или Начисление зарплаты и взносов), которым был начислен ошибочный акт.Этот метод позволяет сохранить корректные связи в регистрах учета страховых взносов и НДФЛ.
Проанализируем налоговые последствия корректировки. С 2023 года правила учета НДФЛ существенно изменились. Дата получения дохода по ГПХ — это дата фактической выплаты.
Ситуация с НДФЛ:
Если акт был начислен в марте, но деньги еще не выплачены, то фактически доход в отчет 6-НДФЛ еще не попал. В этом случае уменьшение суммы в апреле не вызовет проблем с 6-НДФЛ за первый квартал. Мы просто выплатим меньше и удержим налог с фактически выплаченной суммы.
Ситуация со страховыми взносами (РСВ и ЕФС-1):
Здесь ситуация сложнее. Взносы по договорам ГПХ начисляются в момент подписания акта (по дате документа), независимо от факта оплаты. Если акт был датирован мартом и вы уже сдали РСВ за 1 квартал, то база по взносам в этом отчете теперь считается завышенной.
Выясним, какие действия потребуются:
РСВ за полугодие сумма взносов за апрель может оказаться отрицательной по данному сотруднику.РСВ. Такой отчет может не пройти форматно-логический контроль.Если автоматические механизмы программы при сторнировании дают некорректные результаты в отчетах (например, «размазывают» отрицательные взносы не туда), мы можем воспользоваться документом Операция учета взносов.
Рассмотрим, как выровнять базу:
Операция учета взносов (раздел Налоги и взносы).Это позволит принудительно «подправить» регистры, чтобы отчетность сошлась идеально.
Проанализируем ситуацию, когда у физлица в текущем месяце больше нет доходов. Если мы сделаем сторно «минусом», у него возникнет отрицательный исчисленный НДФЛ. В 1С:ЗУП 3.1 отрицательный налог не выплачивается автоматически. Чтобы вернуть этот налог человеку (если бы выплата уже была) или просто закрыть сальдо, потребуется документ Возврат НДФЛ. Если же выплаты еще не было, программа просто уменьшит сумму к выплате и сумму удержанного НДФЛ при фактическом перечислении денег.
Подводя итог, можно сказать, что самым правильным юридическим и техническим путем будет оформление Дополнительного соглашения к договору об уменьшении стоимости работ текущей датой. В программе это лучше всего отразить новым актом с отрицательной суммой или уменьшением суммы планового начисления. Если же вы решите сторнировать прошлый период, обязательно проконтролируйте заполнение РСВ, чтобы избежать отрицательных баз в текущем квартале.