Почему сотрудник с начислениями не попадает в Раздел 3 отчета РСВ в 1С:Бухгалтерии 3.0?

← На главную

При подготовке регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам» (РСВ) бухгалтеры часто сталкиваются с крайне странным поведением программы: в отчете «Проверка страховых взносов» и других зарплатных ведомостях сотрудник отображается корректно, начисления и взносы по нему рассчитаны, но в Разделе 3 регламентированного отчета РСВ этого человека просто нет. Либо происходит другая аномалия — данные сотрудника двоятся, а при попытке удалить или скорректировать начисления показатели отчета начинают хаотично искажаться.

В этой статье мы подробно разберем технические причины возникновения этой ошибки в 1С:Бухгалтерии 3.0 и рассмотрим пошаговый алгоритм ее исправления.

В чем кроется техническая причина проблемы?

Для того чтобы понять, почему один отчет видит сотрудника, а другой — нет, проанализируем разницу в механизмах их формирования:

Различные аналитические разрезы в регистрах: Обычные зарплатные отчеты (например, ведомости или проверка взносов) строятся на базе регистров накопления по учету доходов. Ключевым разрезом (измерением) там выступает справочник Сотрудники.
Группировка по физическим лицам в РСВ: Регламентированный отчет РСВ (в частности, его Раздел 3) по требованиям законодательства заполняется в разрезе конкретных людей — физических лиц, идентификация которых происходит по СНИЛС и ИНН. Программа строит этот раздел по данным справочника Физические лица.
Конфликт связей (копирование карточек): Если при приеме нового сотрудника (например, нового главного бухгалтера взамен ушедшего в декрет) его карточка в справочнике Сотрудники была создана путем копирования карточки старого сотрудника, программа копирует и скрытый внутренний уникальный идентификатор (GUID) связи со справочником Физические лица. В результате в базе данных появляются два разных элемента в справочнике Сотрудники, но оба они ссылаются на одно и то же Физическое лицо.

Для алгоритма заполнения РСВ это выглядит так, будто работает один и тот же человек. Когда программа пытается сопоставить доходы по двум карточкам сотрудников, привязанным к одной карточке физлица, происходит наложение данных (схлопывание), приводящее к исчезновению одного из сотрудников, задвоению сумм или критическим ошибкам при проверке контрольных соотношений.

Шаг 1. Проверяем связь между справочниками «Сотрудники» и «Физические лица»

Выясним, действительно ли у проблемных сотрудников задублирована связь с физическим лицом. Для этого выполним следующие действия:

Перейдем в раздел «Зарплата и кадры» и откроем справочник «Сотрудники».
Поочередно откроем карточки сотрудников, по которым возникают проблемы (в нашем примере — старого и нового главных бухгалтеров).
В каждой карточке найдем поле Физическое лицо (или перейдем по ссылке «Личные данные») и проверим, к каким записям справочника физлиц они привязаны. Если при открытии личных данных нового сотрудника мы видим ФИО или персональные данные старого сотрудника — связь нарушена.

Для технических специалистов или продвинутых пользователей найти такие некорректные связи поможет простой запрос к базе данных, который выведет физлиц, привязанных более чем к одному сотруднику (за исключением случаев законного внутреннего совместительства):


ВЫБРАТЬ
    Сотрудники.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    КОЛИЧЕСТВО(РАЗЛИЧНЫЕ Сотрудники.Ссылка) КАК КоличествоСотрудников
ИЗ
    Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
    Сотрудники.В Архиве = ЛОЖЬ
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    Сотрудники.ФизическоеЛицо
ИМЕЮЩИЕ
    КОЛИЧЕСТВО(РАЗЛИЧНЫЕ Сотрудники.Ссылка) > 1

Шаг 2. Поиск и устранение дублей физических лиц

Если в процессе анализа выяснилось, что в справочнике Физические лица создано несколько карточек на одного и того же человека, либо, наоборот, разные сотрудники привязаны к одной карточке, воспользуемся встроенным инструментом системы:

Перейдем в раздел «Администрирование» — «Обслуживание».
Раскроем подраздел «Корректировка данных» и выберем пункт «Поиск и удаление дублей».
В поле «Искать в:» укажем справочник Физические лица.
Нажмем кнопку «Найти дубли». Программа проанализирует базу по ФИО, СНИЛС и ИНН.
При обнаружении дублирующихся карточек выберем правильную (оригинал) и объединим их. Программа автоматически перенесет все ссылки во всех документах на правильный элемент справочника.

Шаг 3. Анализ и очистка служебных регистров сведений

Иногда визуально в справочниках все заполнено верно, но регламентированный отчет продолжает двоить сотрудников. Причиной служат сбои в служебных регистрах сведений, которые хранят кэшированные связи для кадрового учета. Проверим их вручную:

Откроем главное меню программы (кнопка с тремя полосками в верхнем левом углу окна программы) и выберем пункт «Функции для технического специалиста» (в старых релизах — «Все функции»).
В открывшемся окне найдем раздел «Регистры сведений».
Перейдем в регистр «Основные сотрудники физических лиц». Проанализируем записи по проблемным сотрудникам. Если для одного физлица указано несколько основных сотрудников с пересекающимися периодами или присутствуют пустые строки — удалим ошибочные или некорректные записи.
Аналогичным образом откроем регистр сведений «Данные для подбора сотрудников». Проверим, чтобы по каждому сотруднику была только одна актуальная запись, соответствующая его реальному кадровому состоянию. Лишние или зависшие строки удалим.

Шаг 4. Перевыбор сотрудника в начислениях и перерасчет взносов

После того как мы навели порядок в справочниках и служебных регистрах, нам необходимо обновить данные непосредственно в документах начисления заработной платы. Сама по себе корректировка справочников не изменит информацию в уже проведенных документах за прошлые месяцы.

Выполним процедуру обновления движений по шагам:

Перейдем в журнал документов «Начисление зарплаты».
Начиная с месяца, в котором был принят новый сотрудник (в ситуации автора — с июня), снимем с проведения документы начисления.
Откроем документ за июнь. Найдем строки с проблемными сотрудниками в табличной части.
Обязательно перевыберем сотрудников: удалим строку с сотрудником и добавим его заново через кнопку «Добавить» или «Подбор». Это заставит программу перезаписать внутренние связи с корректным элементом справочника Физические лица.
Нажмем кнопку «Еще» над табличной частью и выберем команду «Пересчитать взносы».
Проведем документ. Повторим эту операцию последовательно за все последующие месяцы отчетного периода.

Шаг 5. Исправление базы данных через Конфигуратор

Если после выполнения всех предыдущих шагов отчет РСВ по-прежнему заполняется некорректно, возможно, в базе данных нарушена ссылочная целостность (например, присутствуют «битые» ссылки на несуществующие объекты). Проведем тестирование информационной базы:

Полностью закроем программу всеми пользователями.
Запустим базу данных в режиме «Конфигуратор».
Перед началом любых процедур обязательно сделаем резервную копию базы данных: меню «Администрирование» — «Выгрузить информационную базу».
Перейдем в меню «Администрирование» — «Тестирование и исправление...».
Установим флажки напротив пунктов «Проверка логической целостности» и «Проверка ссылочной целостности».
В поле «При наличии битых ссылок» выберем переключатель в положение «Очищать объекты».
Нажмем кнопку «Выполнить» и дождемся окончания процесса.

После завершения тестирования запустим программу в обычном режиме, зайдем в регламентированные отчеты и перезаполним наш расчет по страховым взносам. Теперь все сотрудники распределятся по своим страницам Раздела 3, а суммы начислений и взносов сойдутся с данными проверочных отчетов без ошибок.