Почему уволенные сотрудники не попадают в Раздел 3 расчета по страховым взносам (РСВ) в «1С:УПП 1.3» и как это исправить?

При подготовке регламентированной отчетности «Расчет по страховым взносам» (РСВ) за 1 полугодие (а также за 9 месяцев и год) в программе «1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3» пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда уволенные сотрудники не отображаются в Разделе 3. Это вызывает беспокойство у бухгалтеров, так как они ожидают увидеть всех работников, числившихся в организации с начала года.

В этой статье мы подробно разберем, когда отсутствие сотрудника в Разделе 3 является абсолютно корректным с точки зрения законодательства РФ, а в каких случаях это указывает на техническую ошибку в базе данных 1С. Также мы рассмотрим пошаговый алгоритм поиска неисправностей и восстановления корректного учета.

1. Методологические правила заполнения Раздела 3 (позиция ФНС)

Прежде чем приступать к поиску технических ошибок в конфигурации «1С:УПП 1.3», нам необходимо четко разграничить требования налогового законодательства. Логика заполнения Раздела 3 в программе полностью базируется на инструкциях Федеральной налоговой службы (ФНС).

Рассмотрим два основных сценария работы с уволенными сотрудниками:

1. Сотрудник уволен в предыдущем отчетном периоде (например, в 1 квартале): Если во 2 квартале (апрель, май, июнь) данному сотруднику не начислялись никакие доходы и выплаты, то в Раздел 3 отчета за 1 полугодие он попадать не должен. Раздел 3 заполняется исключительно на застрахованных лиц, по которым были начисления за последние три месяца отчетного периода. При этом все начисления за 1 квартал не теряются — они корректно учитываются нарастающим итогом с начала года в Разделе 1 (в графе «Всего с начала расчетного периода» подраздела 1). Это абсолютно нормальное поведение программы, соответствующее требованиям ФНС.
2. Исключение из правил (начисления после увольнения): Если сотруднику, уволенному в 1 квартале, во 2 квартале была начислена какая-либо выплата (например, годовая премия, материальная помощь или задержанная компенсация при увольнении), то программа обязана включить его в Раздел 3 отчета за полугодие. В этом случае заполняются персональные данные в подразделе 3.1 и суммы выплат в подразделе 3.2 за тот месяц 2-го квартала, в котором было отражено начисление.
3. Сотрудник уволен в текущем отчетном периоде (во 2 квартале): Если сотрудник уволился в апреле, мае или июне, он в обязательном порядке должен присутствовать в Разделе 3 отчета за 1 полугодие. Если его там нет, мы имеем дело с технической ошибкой учета в программе 1С.

2. Пошаговый чек-лист устранения технической ошибки в «1С:УПП 1.3»

Если уволенный во 2 квартале сотрудник (или получивший выплаты после увольнения) не попадает в Раздел 3 автоматического заполнения РСВ, нам необходимо последовательно проверить цепочку документов и движения в регистрах накопления.

Рассмотрим детально каждый шаг исправления ситуации.

Шаг 1. Проверка документа «Начисление страховых взносов»

В конфигурации «1С:УПП 1.3» расчет страховых взносов происходит не в документах начисления зарплаты, а в отдельном специализированном документе. Нам необходимо открыть документ Начисление страховых взносов за месяц увольнения сотрудника и проверить:

• Присутствует ли данный сотрудник в табличной части на закладках «Основные начисления» или «Дополнительные начисления»?
• Рассчитаны ли по нему страховые взносы на вкладках «ПФР», «ФОМС» и «ФСС»?
• Если сотрудника в документе нет или суммы взносов равны нулю, необходимо заново заполнить и рассчитать этот документ за соответствующий месяц.

Шаг 2. Анализ регистров накопления

Регламентированный отчет РСВ строится исключительно на основании движений в регистрах накопления, а не по проводкам или текстам документов. Проанализируем состояние двух ключевых регистров:

• Учет доходов для исчисления страховых взносов (в системе это регистр СведенияОДоходахДляИсчисленияСтраховыхВзносов). В этот регистр записываются все облагаемые и необлагаемые доходы сотрудников. Если по уволенному сотруднику в этом регистре нет записей за отчетные месяцы, программа не идентифицирует его как получателя доходов.
• Страховые взносы исчисленные. В этом регистре хранятся рассчитанные суммы взносов в разрезе фондов.

Для быстрой проверки записей в этих регистрах мы можем использовать «Универсальный отчет» или написать простой запрос в консоли отчетов. Посмотрим на пример структуры запроса, который поможет нам быстро локализовать проблему отсутствия записей:

ВЫБРАТЬ
    УчетДоходов.ФизЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    УчетДоходов.ПериодРегистрации КАК Период,
    УчетДоходов.Сумма КАК СуммаДохода,
    УчетДоходов.ВидДохода КАК ВидДохода
ИЗ
    РегистрНакопления.СведенияОДоходахДляИсчисленияСтраховыхВзносов КАК УчетДоходов
ГДЕ
    УчетДоходов.ПериодРегистрации МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
    И УчетДоходов.ФизЛицо = &ВыбранноеФизЛицо

Если в результате выполнения запроса по нашему сотруднику отсутствуют записи за месяцы его увольнения во 2-м квартале, значит, начисления были проведены некорректно или по ним не зафиксирован облагаемый доход.

Шаг 3. Восстановление хронологической последовательности документов

Частой причиной сбоев в «1С:УПП 1.3» является нарушение хронологии проведения документов. Например, если кадровый документ Увольнение из организаций или расчетный документ Расчет при увольнении сотрудников организаций были проведены или изменены задним числом после того, как был рассчитан и проведен итоговый документ Начисление страховых взносов за этот месяц, расчет взносов по сотруднику гарантированно «слетает».

Для исправления этой проблемы выполним следующие действия:

1. Отменим проведение (распроведем) итогового документа Начисление страховых взносов за месяц увольнения сотрудника.
2. Перепроведем последовательно кадровые документы увольнения и документы начисления (Начисление зарплаты сотрудникам организаций, Расчет при увольнении).
3. Откроем документ Начисление страховых взносов, перезаполним его по кнопке «Заполнить» и выполним полный расчет взносов.
4. Проведем документ и проверим движения по регистрам накопления.

Шаг 4. Проверка персональных данных и статуса застрахованного лица

Если уволенный сотрудник является иностранным гражданином, необходимо уделить особое внимание его статусу. Откроем карточку физического лица (или справочник «Сотрудники организаций») и проверим историю изменения статуса застрахованного лица на дату увольнения.

Ошибки в гражданстве или указание неверного статуса (например, «Временно пребывающий иностранный гражданин, высококвалифицированный специалист») могут полностью исключать сотрудника из Раздела 3 в соответствии с законодательными нормами, зашитыми в алгоритм заполнения отчета в 1С.

Шаг 5. Ручная корректировка регламентированного отчета (крайний случай)

Если все регистры проверены, последовательность восстановлена, взносы начислены верно, но из-за технических особенностей старого релиза конфигурации автоматическое заполнение отчета РСВ продолжает сбоить, мы можем прибегнуть к ручной корректировке отчета.

Для этого выполним следующие действия:

1. Откроем форму регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам».
2. Перейдем в Раздел 3.
3. В левой части панели со списком сотрудников нажмем кнопку «Добавить».
4. В открывшемся окне выберем уволенного сотрудника из справочника «Физические лица».
5. Вручную заполним его персональные данные в подразделе 3.1 (СНИЛС, ИНН, серия и номер паспорта) и показатели выплат с кодом тарифа в подразделе 3.2.

Используя приведенный выше алгоритм, мы сможем гарантировать полную корректность сдачи отчетности по страховым взносам и избежать штрафных санкций и уточнений со стороны налоговых органов.