Рассмотрим ситуацию, когда компания планирует обеспечивать сотрудников форменной одеждой, передавая ее в полную собственность. Такая передача должна учитываться как доход в натуральной форме. Возникает закономерный вопрос: как правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет таких операций, и на какой счет изначально приходовать одежду перед выдачей персоналу?
В этом материале мы подробно разберем все этапы: от выбора счета до анализа налоговых рисков и юридических тонкостей.
Прежде чем перейти к счетам и проводкам, необходимо четко разграничить два понятия, от которых зависит вся логика учета.
Спецодежда — это средства индивидуальной защиты. Ее основная задача — защищать работника от вредных и опасных производственных факторов. Выдача спецодежды строго регламентирована законодательством, она является собственностью работодателя, подлежит возврату при увольнении и учитывается на специальных субсчетах счета 10, например, 10.10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе" и 10.11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации".
Форменная одежда, в свою очередь, не несет защитной функции. Ее цели — демонстрация принадлежности к компании, поддержание корпоративного стиля и узнаваемости сотрудников (как, например, у проводников, сотрудников банков или авиакомпаний). Порядок ее выдачи регулируется внутренними локальными актами организации. Именно форменная одежда, в отличие от специальной, может передаваться в собственность работника.
В нашем случае речь идет именно о форменной одежде, поэтому стандартные схемы учета спецодежды нам не подходят.
Итак, компания закупила форменную одежду для последующей передачи сотрудникам в собственность. Эту одежду необходимо оприходовать на склад как товарно-материальные ценности (ТМЦ). Проанализируем, какой субсчет счета 10 "Материалы" будет наиболее корректным.
В обсуждении были предложены следующие варианты:
Счет 10.09 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности". Это наиболее универсальный и логичный вариант. Форменная одежда, не являясь спецодеждой, по своей сути близка к прочему инвентарю, который выдается для нужд организации и сотрудников. Использование этого счета не вызовет вопросов у проверяющих органов.Счет 10.06 "Прочие материалы". Также допустимый вариант. Этот субсчет используется для учета материалов, которые не могут быть отнесены к другим группам на счете 10. Если в вашей учетной политике не детализировано использование субсчетов, этот вариант вполне корректен.Счет 10.21 "Малоценное оборудование и запасы". Этот счет упоминался в обсуждении, однако в типовом плане счетов «1С:Бухгалтерии» он отсутствует. Вероятно, это либо устаревший счет, либо специфический для отраслевой конфигурации, либо введенный вручную. Рекомендуем использовать стандартные субсчета из типового плана счетов.Вывод: Наиболее корректными и безопасными с точки зрения методологии бухучета будут счета 10.09 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" или 10.06 "Прочие материалы".
Рассмотрим всю цепочку операций на примере использования счета 10.09.
Поступление форменной одежды на склад от поставщика.
На основании накладной от поставщика формируется проводка по оприходованию ТМЦ:
Дт 10.09 Кт 60.01 — оприходована форменная одежда на склад по закупочной стоимости (без НДС).
Дт 19.03 Кт 60.01 — отражен "входной" НДС по приобретенной одежде.
Передача одежды сотруднику в собственность (безвозмездно).
Поскольку одежда передается "с концами" и становится собственностью работника, ее стоимость необходимо списать со счетов учета материалов. Так как эта передача является безвозмездной, ее стоимость относится на прочие расходы организации, не связанные с основной деятельностью.
Дт 91.02 Кт 10.09 — списана стоимость форменной одежды, переданной сотруднику в собственность.
Списание оформляется внутренним документом, например, требованием-накладной (форма М-11) или актом на списание.
Самая сложная часть этой схемы — правильный расчет и уплата налогов. Безвозмездная передача имущества сотруднику влечет за собой серьезную налоговую нагрузку на работодателя.
Стоимость форменной одежды, бесплатно переданной в собственность работника, признается его доходом в натуральной форме (ст. 211 НК РФ).
Важный момент: Если бы работодатель удерживал стоимость одежды из зарплаты сотрудника (с его согласия), то это была бы операция продажи, а не безвозмездная передача. В этом случае дохода в натуральной форме и, соответственно, НДФЛ и взносов не возникало бы.
Безвозмездная передача права собственности на товары признается реализацией для целей исчисления НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ).
19.03), организация вправе принять к вычету в общем порядке.Это самый болезненный аспект. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ, расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества и связанные с такой передачей затраты не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Это означает, что ни стоимость самой одежды (списанная на счет 91.02), ни начисленный на нее НДС не уменьшат налогооблагаемую прибыль компании.
Исключение: Если обязанность работодателя обеспечивать сотрудников форменной одеждой с передачей ее в собственность прямо закреплена в трудовом или коллективном договоре, то такие затраты можно учесть в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). Однако этот подход требует очень тщательного документального обоснования и может вызвать споры с налоговыми органами.
Перед внедрением такой схемы необходимо проконсультироваться с юристами, так как здесь есть несколько "подводных камней".
Передача форменной одежды в собственность сотрудника как "натуральный доход" — это сложная и дорогостоящая для компании процедура. Помимо закупочной стоимости, работодатель несет дополнительную налоговую нагрузку в виде страховых взносов и НДС, при этом не имея возможности учесть эти расходы для целей налога на прибыль. Прежде чем принимать такое решение, стоит тщательно просчитать все затраты и рассмотреть альтернативные, более простые варианты, например, выдачу одежды во временное пользование с обязательным возвратом при увольнении.