Разберем ситуацию, когда увольняемый работник не хочет возвращать выданную ему спецодежду и предлагает оставить ее себе, оплатив стоимость при окончательном расчете. Одновременно выясним, как поступить с более старой спецодеждой, которую работник не планирует выкупать, и в каких случаях работодатель вправе удержать деньги из выплат при увольнении.
Главный вывод: не следует автоматически удерживать из заработной платы первоначальную стоимость спецодежды только потому, что работник увольняется и не возвращает ее. Сначала определим, что происходит фактически: добровольный выкуп имущества работодателя или причинение работодателю ущерба из-за невозврата СИЗ. Для этих ситуаций применяются разные документы, разные правила удержания и разный порядок отражения в учете.
Рассмотрим важное различие между специальной одеждой как средством индивидуальной защиты и обычной форменной одеждой, корпоративной одеждой или рабочей одеждой, не относящейся к СИЗ.
Если одежду выдали как средство индивидуальной защиты, например защитный костюм, куртку для работы на холоде, сигнальный жилет, специальную обувь, каску, перчатки или другие защитные средства, организация выдает ее работнику за свой счет. Такая одежда не становится собственностью работника только потому, что он ее носит в процессе работы.
При увольнении работник должен вернуть работодателю выданные СИЗ. Выдачу и возврат необходимо фиксировать в личной карточке учета выдачи СИЗ. Такое правило установлено Правилами обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утвержденными приказом Минтруда России № 766н.
Если же организация выдает обычную форменную одежду, рекламную одежду с логотипом, униформу администратора, одежду для промо-мероприятий или иной инвентарь, который не является СИЗ, порядок возврата и перехода права собственности необходимо определить в локальном нормативном акте работодателя, трудовом договоре, коллективном договоре или отдельном соглашении с работником.
Разберем по шагам, почему это различие важно:
Не смешивайте понятия «выкуп спецодежды» и «удержание ущерба». Если работник хочет приобрести одежду и организация согласна ее продать, оформим продажу. Если работник обязан вернуть одежду, но отказывается это делать, разберем вопрос о материальной ответственности.
Рассмотрим первую ситуацию. Работник увольняется, спецодежда находится в исправном состоянии, срок ее эксплуатации еще не закончился, и работник хочет оставить ее себе. Работодатель не возражает. В таком случае организация не взыскивает ущерб, а продает имущество бывшему работнику.
Рассмотрим вторую ситуацию. Работник обязан вернуть спецодежду, но не возвращает ее, не хочет оплачивать стоимость и не дает согласия на удержание. В таком случае нельзя автоматически считать всю первоначальную стоимость одежды долгом работника. Необходимо установить факт ущерба, определить его размер, запросить объяснения у работника и соблюсти порядок привлечения к материальной ответственности.
Посмотрим на разницу в оформлении.
Таким образом, если работник сам хочет оставить спецодежду и оплатить ее, наиболее безопасный вариант — оформить операцию как продажу. Не следует оформлять продажу как «штраф», «удержание за спецодежду» или «возмещение ущерба», если работник добровольно покупает имущество.
Разберем основной вопрос. Удержания из заработной платы допускаются только в случаях, прямо предусмотренных трудовым законодательством и иными федеральными законами. Поэтому работодатель не должен единолично удерживать стоимость спецодежды из окончательного расчета только на основании своего приказа, локального положения или отметки в обходном листе.
Если работник добровольно приобретает спецодежду, оплату можно организовать несколькими способами.
Рассмотрим подробнее вариант с удержанием из расчета. Для него необходимо получить от работника отдельное письменное волеизъявление. В документе укажем:
Наиболее безопасный способ — оформить отдельное соглашение о продаже и отдельное заявление работника об оплате из окончательного расчета. Не ограничивайтесь общей фразой в трудовом договоре о том, что при увольнении работодатель удерживает стоимость любой невозвращенной одежды. Такое условие не заменяет добровольного согласия работника на конкретную операцию и конкретную сумму.
Проверим также ограничение по размеру удержаний. По общему правилу общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов суммы, причитающейся работнику. Поэтому не следует удерживать всю стоимость одежды из последней выплаты, если сумма удержания превышает допустимый предел и работник не внес разницу добровольно отдельным платежом.
Рассмотрим пример. Работнику при увольнении начислено 30 000 рублей после удержания НДФЛ. Он хочет выкупить зимнюю куртку и ботинки за 8 000 рублей. При обычном ограничении 20 процентов из выплаты можно удержать не более 6 000 рублей. Оставшиеся 2 000 рублей работник может внести в кассу, перечислить на расчетный счет или оплатить иным согласованным способом.
Не следует задерживать окончательный расчет до момента, пока работник не вернет одежду или не оплатит ее стоимость. Все суммы, причитающиеся работнику при увольнении, необходимо выплатить в день увольнения. Спор о спецодежде не дает права произвольно удерживать весь расчет или полностью не выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск.
Проанализируем распространенную ошибку. Работодатель приобретает спецодежду, например, за 12 000 рублей, выдает ее сотруднику, а через десять месяцев работник увольняется. Иногда бухгалтерия пытается удержать с него всю первоначальную стоимость — 12 000 рублей. Такой подход неверен.
Во-первых, спецодежда уже была в эксплуатации и имеет износ. Во-вторых, при добровольной продаже цену определяют соглашением сторон с учетом состояния вещи, ее рыночной стоимости, остаточного срока эксплуатации и возможности дальнейшего использования. В-третьих, при взыскании ущерба размер ущерба определяют исходя из фактических потерь, а не автоматически по первоначальной цене.
Если речь идет о материальном ущербе, Трудовой кодекс требует определять его по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в соответствующей местности на дату причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа.
Разберем пример расчета. Организация приобрела защитный костюм за 9 600 рублей. Нормативный срок эксплуатации составляет 24 месяца. Работник использовал костюм 18 месяцев, после чего увольняется и не возвращает его. Нельзя без проверки взыскивать 9 600 рублей.
Для оценки необходимо:
Если костюм уже непригоден для дальнейшего применения или срок его годности истек, фактический ущерб может отсутствовать либо быть существенно меньше первоначальной стоимости. Если костюм можно использовать как дежурное СИЗ и он имеет реальную остаточную ценность, размер ущерба определим с учетом этой ценности.
Рассмотрим безопасный порядок действий, если сотрудник хочет оставить спецодежду себе, а организация согласна ее продать.
В заявлении работника не обязательно использовать сложные юридические формулировки. Главное — четко зафиксировать добровольность решения. Например, в заявлении можно указать, что работник просит продать ему конкретный комплект спецодежды, согласен с ценой и просит удержать определенную сумму из окончательного расчета в пределах, допускаемых законодательством.
В соглашении о продаже рекомендуем указать, что одежда передается в состоянии, в котором она находится на дату передачи, что работник ознакомлен с ее фактическим состоянием и приобретает ее для личного использования. Это поможет отделить продажу бывшей в эксплуатации одежды от выдачи работодателем СИЗ для выполнения трудовых обязанностей.
Не используйте продажу спецодежды как способ переложить на работника обязанность работодателя по обеспечению СИЗ. Пока работник выполняет работу и нуждается в средствах защиты, организация обязана выдавать СИЗ за свой счет. Выкуп возможен только как отдельная добровольная сделка при прекращении трудовых отношений или после вывода предмета из использования как СИЗ.
Теперь разберем вторую часть ситуации. У работника может быть несколько комплектов спецодежды разного возраста. Один комплект он хочет оставить себе, другой — нет. Более старую одежду не нужно заставлять выкупать. Ее необходимо вернуть работодателю и оценить состояние.
Рассмотрим возможные варианты.
Если возвращенная спецодежда сохранила целостность и защитные свойства, а срок нормативной эксплуатации и срок годности не истекли, организация может после проведения необходимых мероприятий по уходу перевести ее в состав дежурных СИЗ. Решение о таком переводе принимает работодатель.
Однако не все ранее использованные предметы можно передать для использования другим работникам. Особое внимание уделим белью, специальной обуви, головным уборам и средствам защиты рук. Для таких предметов действуют санитарно-гигиенические ограничения. Не следует передавать их другому работнику только потому, что срок эксплуатации формально еще не закончился.
Если спецодежда выработала срок эксплуатации, утратила защитные свойства, сильно повреждена или не может быть безопасно использована, необходимо вывести ее из эксплуатации и оформить списание. При этом сам факт истечения срока носки не означает, что работник обязан купить одежду или возместить ее стоимость.
Разберем правильную последовательность работы со старой одеждой:
Работник не обязан выкупать старую спецодежду, которую он возвращает работодателю. Нормальный износ при использовании СИЗ по назначению не является ущербом работодателю.
Рассмотрим более сложную ситуацию. Работник увольняется, не возвращает спецодежду и не соглашается на ее выкуп. В этом случае не следует сразу оформлять удержание из зарплаты. Сначала выясним, есть ли основания для привлечения работника к материальной ответственности.
Материальная ответственность работника наступает при наличии прямого действительного ущерба, виновного противоправного поведения работника и причинной связи между действиями работника и ущербом работодателя. Упущенную выгоду с работника взыскивать нельзя.
Например, если работник не вернул исправную зимнюю куртку, срок эксплуатации которой не закончился, а организация могла бы использовать ее дальше в качестве дежурного СИЗ, возможен реальный ущерб. Если же работник вернул куртку, но она изношена в пределах нормальной эксплуатации, ущерба может не быть.
Разберем обязательную процедуру по шагам.
До принятия решения о взыскании ущерба работодатель обязан провести проверку, установить размер ущерба и причины его возникновения. Также необходимо затребовать у работника письменное объяснение. Эти действия важны, поскольку без них удержание могут признать незаконным.
Не следует считать личную карточку учета выдачи СИЗ универсальным документом, который автоматически дает работодателю право удержать полную стоимость одежды. Карточка подтверждает выдачу и возврат имущества, но не отменяет обязанность работодателя установить размер ущерба, наличие вины и соблюсти процедуру взыскания.
Рассмотрим пределы материальной ответственности. По общему правилу работник отвечает за причиненный ущерб в пределах своего среднего месячного заработка. Полная материальная ответственность возможна только в случаях, прямо предусмотренных трудовым законодательством или иными федеральными законами.
Не следует автоматически взыскивать с увольняемого работника всю стоимость невозвращенной спецодежды, если она превышает его средний месячный заработок. Сначала необходимо проверить, есть ли основания для полной материальной ответственности.
Такие основания могут возникать, например, при недостаче ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных по разовому документу, при умышленном причинении ущерба, при причинении ущерба в состоянии опьянения, при совершении преступления или административного правонарушения в предусмотренных законом случаях.
При этом не следует делать вывод о полной материальной ответственности только из факта выдачи работнику спецодежды. Для каждого случая необходимо отдельно проверить документы, обстоятельства выдачи, характер имущества и основания, предусмотренные Трудовым кодексом.
Рассмотрим порядок внесудебного взыскания. Если сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника, работодатель может издать распоряжение о взыскании. Такое распоряжение необходимо оформить не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.
Если месячный срок пропущен, работник не согласен добровольно возместить ущерб или сумма ущерба превышает средний месячный заработок при отсутствии оснований для полного взыскания во внесудебном порядке, работодателю необходимо обращаться в суд.
Даже если работодатель издает распоряжение о взыскании, необходимо соблюдать ограничение общего размера удержаний из заработной платы. Не допускайте ситуации, когда при увольнении из окончательного расчета удерживают всю сумму долга, а работнику ничего не выплачивают.
Посмотрим на пример. Работнику выдали зимнюю куртку, стоимость которой при приобретении составляла 10 800 рублей, включая НДС. Куртка использовалась один год, имеет незначительный износ, срок нормативной эксплуатации еще не закончился. Работник увольняется и хочет оставить куртку себе.
Организация проводит осмотр куртки и определяет, что согласованная цена продажи составляет 3 600 рублей, включая НДС. Работник подает заявление о выкупе. Стороны подписывают соглашение о продаже. Работник просит удержать из окончательного расчета 2 000 рублей, а оставшиеся 1 600 рублей вносит в кассу.
В этой ситуации не нужно оформлять акт о материальном ущербе, не нужно доказывать вину работника и не нужно взыскивать первоначальную стоимость куртки. Необходимо оформить реализацию бывшей в эксплуатации спецодежды и отразить оплату двумя способами.
Рассмотрим документы:
Теперь рассмотрим другой пример. Работнику выдали защитный костюм. При увольнении работник не возвращает костюм, объяснение не представляет, предложение выкупить его отклоняет. По данным личной карточки учета выдачи СИЗ костюм числится за работником. Срок эксплуатации не закончился, костюм пригоден для дальнейшего использования.
Организация не должна сразу удерживать первоначальную цену костюма из расчета. Сначала необходимо провести проверку. Комиссия устанавливает, что костюм отсутствует, работник не доказал наличие обстоятельств, исключающих его ответственность, а фактический ущерб с учетом износа составляет 2 500 рублей.
Если сумма 2 500 рублей не превышает средний месячный заработок работника и работодатель соблюдает месячный срок со дня окончательного определения ущерба, возможно оформление распоряжения о взыскании. При удержании из заработной платы необходимо проверить ограничение по размеру удержаний.
Если окончательный расчет работника составляет 8 000 рублей, общий размер удержания по общему правилу не должен превышать 1 600 рублей. Оставшуюся сумму работник может погасить добровольно. Если работник не согласен, вопрос о взыскании остатка придется решать в установленном законом порядке.
Чтобы не решать каждую ситуацию с нуля, закрепим порядок работы со спецодеждой в локальном нормативном акте. Например, можно утвердить положение об обеспечении работников СИЗ, порядок учета спецодежды или отдельный регламент возврата имущества при увольнении.
В документе рекомендуем предусмотреть:
Не включайте в локальное положение условие о безусловном удержании полной стоимости любой невозвращенной спецодежды. Такое правило не заменяет нормы Трудового кодекса о материальной ответственности и не позволяет обойти ограничения удержаний из заработной платы.
Рассмотрим учетный порядок в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0. Конкретная последовательность действий зависит от версии программы, учетной политики, способа учета спецодежды и того, списывалась ли ее стоимость при передаче в эксплуатацию. Поэтому сначала проанализируем исходные документы и движения по учету.
Выдачу спецодежды работнику в типовой конфигурации обычно оформляют документом Передача материалов в эксплуатацию. В зависимости от настроек учета программа может вести контроль выданной спецодежды на забалансовом учете либо учитывать стоимость предметов в составе запасов, расходов или основных средств.
Если работник увольняется и возвращает спецодежду, необходимо сначала отразить прекращение ее числения за работником. В зависимости от версии конфигурации и применяемой схемы учета могут использоваться документы и механизмы для списания спецодежды с сотрудника, возврата материалов из эксплуатации, списания материалов из эксплуатации или отражения возврата имущества на склад.
При добровольном выкупе спецодежды работником необходимо оформить именно реализацию. В типовой конфигурации для этого используют документ Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции Товары (накладная). Работника, в том числе уже уволенного, можно завести в справочник Контрагенты как физическое лицо.
Разберем порядок работы в программе.
Передача материалов в эксплуатацию, которым спецодежду выдали работнику.Реализация (акты, накладные, УПД).Товары (накладная).Если стоимость спецодежды ранее была полностью списана в расходы при передаче в эксплуатацию, операция продажи все равно требует отражения дохода от реализации. В таком случае особенно внимательно проверим проводки документа и остатки по счетам, чтобы не задвоить списание стоимости и не оставить спецодежду числиться за работником.
Если спецодежда учитывается как объект основных средств, порядок будет отличаться. В этом случае необходимо оформить выбытие основного средства и реализацию с учетом его балансовой стоимости, амортизации и остаточной стоимости. Не используйте для такого предмета стандартную схему списания материалов без проверки учетной политики.
Если работник письменно согласился направить часть окончательного расчета на оплату выкупаемой спецодежды, в учете необходимо разделить две операции:
Обычно расчеты с работником за приобретенное имущество отражают с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», а удержание из начисленных выплат — с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Конкретные субсчета и аналитика зависят от рабочего плана счетов организации.
Рассмотрим экономический смысл операций:
Не следует отражать добровольный выкуп только бухгалтерской проводкой Дебет 70 Кредит 73 без документа реализации и без оформления передачи права собственности. Такая запись не подтверждает, что работник действительно приобрел спецодежду, по какой цене она продана и каким образом определена сумма НДС.
Если организация применяет 1С:Зарплата и управление персоналом, порядок регистрации удержания зависит от настроек программы и используемого механизма удержаний. Сначала оформим основание для удержания в кадровых и расчетных документах, затем проверим расчетный листок увольняемого сотрудника и убедимся, что удержание не превышает допустимый размер.
Рассмотрим налоговый вопрос. Если организация является плательщиком НДС, добровольная продажа спецодежды работнику является реализацией имущества. Поэтому необходимо проанализировать обязанность начислить НДС с операции реализации.
Не следует считать, что удержание стоимости из заработной платы автоматически освобождает операцию от НДС. Способ оплаты не меняет сущность сделки. Работник приобретает имущество работодателя, а работодатель передает право собственности на это имущество.
Проверим следующие вопросы:
Если организация не является плательщиком НДС в связи с применяемым налоговым режимом или освобождением от исполнения обязанностей плательщика НДС, порядок оформления будет иным. Поэтому перед проведением документа реализации проверим налоговые настройки организации в программе.
Проанализируем наиболее распространенные ошибки, которые создают риск трудового спора, ошибки в бухгалтерском учете и налоговые претензии.
Чтобы согласованно решить вопрос, рассмотрим единый алгоритм работы трех подразделений.
Специалист по охране труда проверяет, какие СИЗ числятся за работником, какой у них срок эксплуатации, сохранены ли защитные свойства и можно ли использовать предметы в дальнейшем.
Кадровая служба организует оформление увольнения, получает от работника заявление о выкупе при наличии такого желания, фиксирует возврат имущества в обходном листе и контролирует своевременность окончательного расчета.
Бухгалтерия определяет учетную стоимость имущества, оформляет реализацию или отражает возврат и списание, проверяет НДС, формирует задолженность работника при продаже и отражает оплату либо удержание из расчета.
Разберем последовательность совместной работы.
Если увольняемый работник хочет оставить спецодежду себе, организация может продать ему ее по согласованной цене. Для этого оформим заявление работника, соглашение о продаже, документ передачи имущества и оплату. Удержание из окончательного расчета допускается только при наличии ясно выраженного письменного согласия работника и с учетом ограничений по размеру удержаний. Самым безопасным способом оплаты остается внесение денег в кассу или перечисление на расчетный счет организации.
Если работник не хочет покупать более старую спецодежду, он должен вернуть ее работодателю. После возврата оценим состояние одежды, оформим ее перевод в дежурные СИЗ, ремонт, уход, списание или утилизацию. Не требуйте выкупать одежду, которая возвращена работодателю и изношена в процессе нормальной эксплуатации.
Если работник не возвращает спецодежду и не согласен на выкуп, не удерживайте деньги автоматически. Сначала проведем проверку, запросим объяснения, определим фактический размер прямого действительного ущерба с учетом износа и применим порядок материальной ответственности, установленный Трудовым кодексом.
Нормативная основа: статьи 137, 138, 140, 232, 233, 238, 241, 246, 247 и 248 Трудового кодекса РФ, а также Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утвержденные приказом Минтруда России № 766н.
Информация носит справочный характер