← На главную

При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) часто возникает ситуация, когда действующий сотрудник организации берет на себя дополнительные обязанности по другой должности. В этом случае перед кадровиком и бухгалтером встает задача: как правильно отразить этот факт в системе, чтобы расчет зарплаты, налогов и сдача отчетности прошли без ошибок. Давайте подробно разберем, как оформить прием сотрудника как совместителя, если он уже есть в информационной базе.

Различие между «Физическим лицом» и «Сотрудником»

Прежде чем переходить к созданию документов, нам необходимо разобраться в архитектурной логике программ 1С на платформе 8.3. Это фундаментальный момент, без понимания которого легко допустить критическую ошибку.

В системе разделены два понятия:

1. Физическое лицо — это реальный человек с конкретным ИНН, СНИЛС и паспортными данными. В справочнике Физические лица один человек должен упоминаться строго один раз.
2. Сотрудник — это совокупность физического лица и его трудового договора. У одного «Физического лица» может быть сколько угодно записей в справочнике Сотрудники.

Проанализируем ситуацию: если мы принимаем человека на работу по совместительству (внутреннему или внешнему), мы заключаем с ним отдельный трудовой договор. Следовательно, в программе мы обязаны создать новую запись в справочнике Сотрудники, но привязать её к уже существующему Физическому лицу. Это позволит программе корректно суммировать доходы человека для расчета НДФЛ и страховых взносов, не допуская дублирования данных в налоговой отчетности.

Шаг 1. Создание новой карточки сотрудника

Рассмотрим пошагово процесс создания записи для совместителя. Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники и нажмем кнопку Создать.

При заполнении поля Имя начните вводить фамилию сотрудника. Система автоматически найдет существующее физическое лицо и предложит выбрать его. Крайне важно подтвердить, что это «Тот самый человек», нажав в появившемся окне кнопку «Да, это тот, кто мне нужен». После этого данные о СНИЛС, ИНН и дате рождения подтянутся автоматически.

Шаг 2. Настройка представления сотрудника

Когда в справочнике Сотрудники появляются две записи с одинаковыми ФИО (например, «Иванов Иван Иванович» по основному месту и он же как совместитель), работать с подбором в документах становится неудобно. Мы можем запутаться, какую именно запись выбрать.

Ранее пользователи часто добавляли приписки вручную, например, «Иванов И.И. (совм.)». Однако в версии ЗУП 3.1 реализован более элегантный механизм. Разберем его:

1. В карточке нового сотрудника в самом низу найдите поле «Дополнять представление».
2. Установите флаг в этом поле.
3. В появившемся окне укажите уточнение, например, «вн. совм.» или название должности.

Теперь в списках и документах вы будете видеть уточненное имя, при этом в официальных печатных формах (приказах, договорах) программа будет использовать чистое ФИО из справочника Физические лица. Это сделает вашу базу аккуратной и красивой.

Шаг 3. Оформление документа «Прием на работу»

После создания карточки сотрудника необходимо нажать ссылку Принять на работу (или создать документ отдельно из раздела Кадры). Выясним, какие поля здесь критически важны:

Вид занятости. Это ключевое поле для корректного учета. Рассмотрим варианты:

• Внутреннее совместительство — выбирается, если сотрудник уже работает в этой же организации по основному месту.
• Внешнее совместительство — выбирается, если основное место работы сотрудника находится в другой организации (даже если учет по той организации ведется в этой же базе 1С).

Количество ставок. Совместители, как правило, работают на неполную ставку (например, 0.5 или 0.25). Укажите соответствующее значение. Если в программе включен контроль штатного расписания, убедитесь, что по данной позиции есть свободные единицы.

Шаг 4. Настройка графика работы

Проанализируем ситуацию с рабочим временем. Совместитель не может работать по графику полной 40-часовой недели, если он уже занят на основном месте. Нам необходимо назначить ему специальный График работы.

Рекомендуется создать график «Пятидневка 20 часов» (для 0.5 ставки). При настройке такого графика важно:

1. Указать тип времени — Неполное рабочее время.
2. Установить флаг «Считать норму по другому графику» и выбрать основную «Пятидневку 40 часов».

Это необходимо для того, чтобы оклад сотрудника рассчитывался пропорционально отработанному времени от полной ставки, а также для корректного исчисления среднего заработка в будущем.

Важное отличие: Совместительство vs Совмещение

Часто пользователи путают эти два понятия. Выясним принципиальную разницу, так как способ отражения в ЗУП у них абсолютно разный.

Совместительство (ст. 282 ТК РФ):

• Заключается отдельный трудовой договор.
• Создается второй сотрудник в справочнике.
• Работа выполняется в свободное от основной работы время.
• Ведется отдельный табель учета рабочего времени.

Совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ):

• Дополнительная работа выполняется в течение установленного рабочего дня по основной должности.
• Новый сотрудник не создается.
• Оформляется через документ Совмещение должностей, который назначает доплату (процентом от ФОТ или фиксированной суммой) к текущей зарплате основного сотрудника.

Если ваша задача — просто доплатить сотруднику за то, что он временно исполняет обязанности коллеги, используйте документ Совмещение должностей. Если же это долгосрочная работа на отдельной ставке с отдельным графиком — выбирайте совместительство через создание нового сотрудника.

Отчетность и налоги

Посмотрим на ситуацию с точки зрения законодательства 2023-2024 годов. При приеме внутреннего совместителя вы обязаны подать сведения в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Поскольку это новый трудовой договор, программа сгенерирует для него новый уникальный идентификатор (GUID). В отчете обязательно будет присутствовать отметка о том, что работа выполняется на условиях совместительства.

Что касается налоговых вычетов: стандартные вычеты на детей применяются к совокупному доходу физического лица. В ЗУП 3.1 вычеты обычно привязываются к «основному» сотруднику. Программа будет автоматически отслеживать предел дохода в 350 000 рублей, суммируя начисления по всем рабочим местам этого человека, и прекратит применение вычета, как только лимит будет исчерпан.

Таким образом, соблюдая правило «Один договор — один Сотрудник», вы обеспечите идеальный порядок в кадровом учете и отчетности.