В практике ведения учета в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) часто встречается ситуация, когда один физический склад используется несколькими юридическими лицами. С точки зрения логистики — это единое пространство, но в программе остатки жестко разделены по организациям. При проведении инвентаризации возникает конфликт: кладовщику нужно посчитать общее количество товара «в куче», а бухгалтерии необходимо разнести результаты по конкретным фирмам. Рассмотрим подробнее, как решить эту задачу, сохранив прозрачность управленческого учета и не нарушив методологию программы.
Проанализируем наиболее жизнеспособный вариант, который не требует серьезного вмешательства в код конфигурации. Суть метода заключается в том, что все результаты пересчета (излишки и недостачи) фиксируются на одной основной организации. Разберем этот процесс по шагам:
Инвентаризация запасов, выбрав «Организацию А». В графу «Учетное количество» мы должны подтянуть данные общих остатков по всем фирмам. Для этого можно воспользоваться Универсальным отчетом по регистру Запасы на складах (или применить отчет для сравнения регистров "Запасы на складах" и "Запасы и затраты"), установив группировку по номенклатуре и складу, но убрав фильтр по организации.Оприходование запасов или Списание запасов только по «Организации А», используя стандартные формы или внешнюю печатную форму сличительной ведомости.Выясним, что происходит с остатками в конце месяца. Если по «Организации Б» в течение месяца были продажи, которые привели к отрицательному остатку (так как товар фактически был, но числился на «А»), механизм Интеркампани автоматически сформирует документы Передача товаров между организациями. Таким образом, баланс выровняется.
Рассмотрим ситуацию, когда мы не хотим смешивать управленческие ошибки (недостачи, пересорт) с чистым балансом реальных торговых организаций. В этом случае создается виртуальная организация, выполняющая роль буфера. Проанализируем алгоритм работы в этом сценарии:
Создаем в справочнике Организации новую запись, например, «Управленческий учет (склад)». Все инвентаризационные описи формируются по этой организации. Преимущество здесь в том, что «грязь» склада (недостачи сотрудников, неучтенный приход) не попадает сразу в бухгалтерские базы реальных фирм. Результаты такой инвентаризации позволяют быстро оценить реальное наличие товара для менеджеров по продажам. Однако, стоит помнить, что для легализации этих остатков в конце отчетного периода все равно придется делать перемещения на реальные организации.
Если нам необходимо видеть общие остатки непосредственно в документе Инвентаризация запасов, без ручного суммирования данных из отчетов, мы можем прибегнуть к небольшой доработке или внешней обработке. Посмотрим на логику запроса, который должен лежать в основе такой обработки:
ВЫБРАТЬ
ЗапасыОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
ЗапасыОстатки.Характеристика КАК Характеристика,
СУММА(ЗапасыОстатки.КоличествоОстаток) КАК ОбщийОстаток
ИЗ
РегистрНакопления.Запасы.Остатки(&Период, Склад = &ВыбранныйСклад) КАК ЗапасыОстатки
СГРУППИРОВАТЬ ПО
ЗапасыОстатки.Номенклатура,
ЗапасыОстатки.Характеристика
Эта обработка должна заполнять колонку Количество (учетное) в документе инвентаризации, игнорируя привязку к организации, указанной в шапке. Это самый удобный способ для пользователя: он выбирает «Организацию А», нажимает кнопку «Заполнить по складу в целом», и программа суммирует остатки всех «дробей» предприятия. Разница между фактом и этой суммой ляжет на выбранную организацию.
Проанализируем более продвинутый метод, который заложен в логику систем класса WMS и частично доступен в 1С:УНФ при использовании функционала ячеек. При полноценной ордерной схеме физическое хранение товара на складе отделено от финансового учета. Рассмотрим преимущества:
Физический уровень: Товар лежит в ячейках. Складскому сотруднику все равно, какой организации принадлежит товар. Он проводит документ Пересчет товаров (или использует ТСД), фиксируя физическое наличие в ячейках СкладскиеЯчейки.
Финансовый уровень: Программа видит расхождение между «физикой» на складе и «бумагой» в разрезе организаций. После завершения пересчета система предлагает создать документы списания или оприходования по тем организациям, где возник перекос. Это наиболее методологически верный путь, исключающий появление «отрицательных хвостов».
Разберем основные риски, о которых упоминалось в обсуждении:
Подводя итог, отметим, что штатно 1С:УНФ ориентирована на учет «один документ — одна организация». Для работы с общим складом мы рекомендуем либо использовать Интеркампани с фиксацией излишков на основной фирме, либо внедрить внешнюю обработку для автоматического сбора остатков по всем юрлицам в один документ. Это позволит сохранить актуальность данных о фактическом наличии товаров без лишних трудозатрат со стороны складского персонала.