← На главную

Часто в группах компаний возникает ситуация, когда несколько юридических лиц используют один и тот же физический склад. В реальности кладовщик отгружает товар, не задумываясь, какой именно организации он принадлежит. Однако в программе 1С, например, в 1С:УНФ, запасы строго разделены по организациям. Это создает конфликт между оперативной работой и требованиями учета.

Рассмотрим классический пример. На складе лежит 100 метров кабеля. В учете 50 метров принадлежат компании «А», 30 метров — компании «Б» и 20 метров — компании «В». Приходит сотрудник, которому для монтажных работ от компании «Б» нужно 60 метров. Кладовщик спокойно отмеряет и выдает ему нужную длину, ведь физически кабель на складе есть. А в программе провести списание 60 метров от компании «Б» невозможно — у нее на остатке только 30. Начинается ручная работа бухгалтерии по оформлению перепродаж товара между своими же организациями, что отнимает время и ведет к ошибкам.

В этой ситуации руководство часто рассматривает два, на первый взгляд, логичных пути: либо вести учет «по компании в целом», либо использовать стандартный механизм «Интеркампани». Разберем, какие подводные камни есть у каждого из этих подходов и какой способ является наиболее эффективным на практике.

Подход 1: Ведение учета «по компании в целом» — большие риски

Идея отказаться от разделения по организациям в управленческом учете и смотреть на остатки в целом по группе компаний кажется соблазнительной, но она несет серьезные риски, в первую очередь — налоговые.

Проанализируем основные проблемы этого подхода:

1. Налоговые риски. Для налоговых органов каждая организация — самостоятельный субъект. Если вы продаете товар от компании «Б», которого у нее нет на балансе, это выглядит как продажа «воздуха». При проверке доказать законность такой операции будет практически невозможно, что грозит доначислением налогов и штрафами.
2. Некорректная себестоимость. Расчет себестоимости и финансового результата (прибыли/убытка) в 1С привязан к конкретной организации. Если вести учет «в целом», вы не сможете корректно оценить рентабельность каждого юридического лица.
3. Проблемы с импортными товарами (ГТД). Учет товаров, ввезенных по грузовой таможенной декларации (ГТД), требует строгой прослеживаемости. Передача такого товара между организациями должна быть документально оформлена. При «общем котле» эта цепочка рвется, что приводит к ошибкам в отчетности и возможным санкциям.
4. Бессмысленная инвентаризация. Результаты физической инвентаризации невозможно будет сопоставить с учетными данными ни одной из организаций, что делает ее бесполезной для целей бухгалтерского учета.

Вывод: Вести учет «по компании в целом» — это прямой путь к хаосу в бухгалтерии и серьезным претензиям со стороны контролирующих органов. Этот вариант стоит сразу отклонить.

Подход 2: Стандартный механизм «Интеркампани» — почему он не всегда спасает?

В конфигурациях 1С (УНФ, УТ, КА, ERP) существует механизм «Интеркампани», предназначенный для автоматизации передачи товаров между собственными организациями. Идея в том, что при продаже товара, отсутствующего у продающей организации, программа сама должна создать документы передачи от той организации, у которой он есть. На практике этот механизм оказывается довольно «капризным» и негибким.

Вот основные недостатки, с которыми сталкиваются пользователи:

• Нестабильная работа. Механизм часто дает сбои при любых нестандартных операциях: возвраты от клиентов, комиссионная торговля, пересортица. В этих случаях автоматическая цепочка документов не создается, и проблема снова требует ручного вмешательства.
• Зависимость от обновлений. Алгоритмы работы «Интеркампани» могут меняться с выходом новых релизов программы. То, что работало вчера, может перестать работать после обновления, что потребует времени на разбирательство или привлечение специалиста.
• Увеличение, а не уменьшение документооборота. «Интеркампани» создает большое количество «технических» документов передачи. Бухгалтерия все равно вынуждена их проверять, проводить и контролировать, что может быть не менее трудоемко, чем ручное создание документов по необходимости.

Как отмечают опытные пользователи, «Интеркампани» — это очень шаткий механизм. Небольшое отклонение от идеальной схемы — и вся система ломается.

Подход 3 (Рекомендуемый): Разделение учета и автоматизация «задним числом»

Наиболее эффективной и распространенной на практике является схема, при которой оперативный и бухгалтерский учет разделяются, а рутинные операции по выравниванию остатков автоматизируются. Этот подход позволяет и менеджерам работать быстро, и бухгалтерии иметь корректные данные.

Рассмотрим его по шагам.

Шаг 1. Настройка оперативного учета для быстрой работы.

В вашей управленческой программе (например, 1С:УНФ) для склада, где лежат общие запасы, можно ослабить или временно отключить контроль остатков в разрезе организаций. Это позволит менеджерам и кладовщикам оформлять отгрузки и списания от нужного юридического лица, не обращая внимания на его текущие учетные остатки. Главное, чтобы товар физически был на складе. Это решает проблему «простоя» и позволяет оперативно обслуживать клиентов.

Шаг 2. Автоматическое выравнивание остатков в конце периода.

Вместо ручного создания документов перепродажи используется специальная обработка, которую пишет программист 1С. Она запускается в конце отчетного периода (например, в последний день месяца) и работает по следующему алгоритму:

1. Анализ «минусов». Обработка сканирует все движения товаров за месяц и выявляет, у каких организаций по каким позициям образовались отрицательные остатки (т.е. было продано больше, чем числилось).
2. Поиск «донора». Для каждой такой позиции обработка находит организацию, у которой, наоборот, были излишки этого товара.
3. Создание документов. На основании собранных данных обработка автоматически формирует документы Передача товаров между организациями датой в рамках закрываемого месяца. Она юридически «закрывает» все отрицательные остатки, оформляя перепродажу от организации-«донора» к организации-продавцу.

Шаг 3. Контроль и выгрузка данных в бухгалтерию.

После того как обработка отработала и все внутренние передачи созданы, бухгалтер проверяет результат. Убедившись, что отрицательных остатков по организациям нет, он выгружает выверенные данные в 1С:Бухгалтерию для формирования регламентированной отчетности.

Преимущества данного подхода:

• Скорость оперативной работы. Менеджеры и склад не тратят время на решение учетных проблем и не ждут, пока бухгалтер оформит внутренние перемещения.
• Юридическая чистота. Все операции постфактум приводятся в полное соответствие с требованиями законодательства. Бухгалтерия получает корректные данные для расчета налогов и сдачи отчетности.
• Сокращение ручного труда. Самая монотонная и трудоемкая работа — создание десятков однотипных документов — выполняется автоматически. Бухгалтер выполняет только контролирующую функцию.

В итоге, вместо попытки встроить жесткие правила бухгалтерского учета в живой оперативный процесс, вы разделяете эти задачи. Оперативный учет обеспечивает скорость, а автоматизированные регламентные процедуры в конце месяца — порядок и законность.