← На главную

Пересортица товаров — это ситуация, часто возникающая при проведении инвентаризации, когда на складе обнаруживается излишек одного товара и недостача другого аналогичного товара. Если товары импортные, ситуация осложняется необходимостью корректного указания номера Грузовой таможенной декларации (ГТД). Ошибка в этом реквизите может привести к серьезным налоговым рискам, включая отказ в вычете НДС для ваших покупателей.

В этой статье мы подробно разберем, как действовать бухгалтеру и кладовщику, если в программе 1С необходимо оформить документ Пересортица товаров, а номер ГТД для приходуемой позиции неочевиден.

Анализируем причины возникновения пересортицы

Прежде чем приступать к оформлению документов в 1С, нам необходимо проанализировать причину возникновения ошибки. От этого будет зависеть способ поиска номера ГТД. Рассмотрим три основные ситуации:

1. Ошибка оператора при вводе данных: В базу был ошибочно заведен не тот артикул, хотя по факту пришел нужный товар. В этом случае правильный номер ГТД содержится в бумажной версии документа от поставщика или в электронном УПД.
2. Ошибка поставщика (физический пересорт): Поставщик прислал товар Б вместо товара А, но в документах указал товар А. Здесь номер ГТД из документов будет формально относиться к товару А, а для товара Б его фактически не существует в вашей системе.
3. Внутренний пересорт на складе: Товары были перепутаны в процессе отгрузки покупателю. Например, клиенту уехал товар Б по документам товара А. В итоге на складе образовался излишек товара Б, который числится проданным.

Метод 1. Поиск ГТД в первичных документах и архиве

Проанализируем самый надежный путь — обращение к первоисточнику. Если товар, по которому выявлен излишек, ранее уже закупался вашей организацией, номер ГТД обязательно зафиксирован в системе. Рассмотрим шаги по его поиску:

1. Откроем карточку номенклатуры товара, по которому возник излишек.
2. Перейдем в отчет Движения документа или Ведомость по товарам на складах с детализацией по регистратору.
3. Найдем последние документы Приобретение товаров и услуг. Даже если на текущий момент остаток нулевой, в прошлых приходах будет зафиксирован номер ГТД, по которому этот товар легально пересекал границу.

Важно: Если вы используете конфигурации 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация, убедитесь, что в настройках включен учет по ГТД. Программа позволяет выбирать номера ГТД из справочника Номера ГТД, даже если текущий остаток по ним равен нулю.

Метод 2. Использование автоматизированного подбора в 1С

Посмотрим, как механизмы 1С помогают нам упростить задачу. В современных версиях программ реализован механизм учета по Видам запасов. При оформлении документа Пересортица товаров система пытается автоматически сопоставить списываемую и приходуемую партии.

Если автоматический подбор не сработал (например, товара никогда не было на этом складе), выполним следующие действия:

1. В табличной части документа пересортицы для приходуемого товара нажмем на поле выбора номера ГТД.
2. В открывшемся справочнике выберем режим отображения "Все номера", а не только те, что есть в наличии.
3. Если товар когда-либо ввозился, выберем наиболее актуальный номер.

Проанализируем ситуацию, когда товар абсолютно новый. В этом случае нам придется создать новую карточку в справочнике Номера ГТД. Помните, что формат номера жестко регламентирован (код таможенного поста / дата / порядковый номер). Использование "выдуманных" номеров крайне не рекомендуется, так как налоговая инспекция проверяет их по базе ФТС.

Метод 3. Оформление излишков через систему прослеживаемости (РНПТ)

Если ваш товар относится к прослеживаемым (например, мониторы, холодильники или детские коляски), обычного номера ГТД будет недостаточно. Для таких товаров используется РНПТ (Регистрационный номер партии товара).

Разберем алгоритм действий при обнаружении излишка прослеживаемого товара:

1. Нельзя просто "присвоить" товару старый номер РНПТ, если вы не уверены в его происхождении.
2. Необходимо провести инвентаризацию и оформить документ Инвентаризация товаров.
3. На основании инвентаризации создается документ Уведомление об остатках прослеживаемых товаров, который отправляется в ФНС.
4. В ответ ФНС присвоит вашему излишку новый номер РНПТ. Это единственный полностью законный способ легализовать импортный прослеживаемый товар, происхождение которого невозможно проследить по старым документам.

Метод 4. Исправление через корректировку поставщика

Выясним, как поступить, если ошибка произошла на стороне поставщика. Это самый юридически чистый метод. Вместо документа Пересортица товаров, который создает доход на 91 счете, мы используем механизм исправления первичных документов:

1. Связываемся с поставщиком и запрашиваем Корректировочный счет-фактуру или УПД (исправительный).
2. В 1С оформляем документ Корректировка приобретения.
3. Программа автоматически сторнирует неверный товар (с его ГТД) и приходует верный (с правильной ГТД от поставщика).

Этот метод исключает возникновение необоснованной прибыли от излишков и позволяет корректно принять НДС к вычету по фактическому товару.

Бухгалтерский учет и оценка излишков

Рассмотрим финансовую сторону вопроса. При пересортице важно помнить, что бухгалтерский учет не позволяет просто заменить одну позицию на другую в количественном выражении без стоимостной оценки.

Проанализируем проводки, которые формирует 1С:

• Дебет 94 — Кредит 41: Списание недостачи по балансовой стоимости.
• Дебет 41 — Кредит 91.01: Оприходование излишка по текущей рыночной стоимости.
• Дебет 91.02 — Кредит 94: Списание недостачи на прочие расходы (если виновное лицо не установлено) или на расчеты с материально ответственным лицом.

Важный нюанс: Даже если вы проводите пересортицу в 1С одним документом, программа внутри себя все равно выполняет операции списания и оприходования. Поэтому наличие ГТД на приходе критично для дальнейшей реализации товара.

Риски отсутствия или неверного указания ГТД

Проанализируем, чем грозит организации "техническое" решение проблемы, когда ГТД подставляется "наугад". Согласно статье 169 НК РФ, номер ГТД является обязательным реквизитом счета-фактуры при реализации импортных товаров.

Если вы укажете несуществующий номер:

1. Ваш покупатель лишится права на вычет НДС. При автоматизированной проверке в ФНС (АСК НДС-2) несоответствие номера ГТД справочникам таможни подсвечивает сделку как рискованную.
2. Организация может быть оштрафована за нарушение правил ведения учета доходов и расходов.
3. При крупных объемах это может стать поводом для выездной налоговой проверки.

Итоги и рекомендации

Подводя итог, можно сказать: если вы столкнулись с пересортицей импортного товара в 1С, не спешите создавать "виртуальные" номера ГТД. Сначала попробуйте найти реальный номер в архиве закупок или через корректировку от поставщика. Если товар прослеживаемый — действуйте строго через уведомление ФНС.

Для предотвращения подобных ситуаций в будущем рекомендуем настроить в 1С адресный склад и использовать терминалы сбора данных (ТСД). Это позволит проверять ГТД еще на этапе приемки и исключит человеческий фактор при оформлении документов.