При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с проблемой: при формировании отчета ЕФС-1 (подраздел 1.3, сведения о заработной плате сотрудников государственных и муниципальных учреждений) в список не попадают определенные категории лиц. В первую очередь это касается сотрудников, которые уволились в отчетном периоде, а также тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком или только что из него вышел. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как исправить ситуацию.
Для начала разберем методическую основу формирования отчета. Проанализируем Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 4 апреля 2023 г. № 14-1/10/В-4784 (в частности, ответ на вопрос № 17). Согласно разъяснениям регулятора, подраздел 1.3 формы ЕФС-1 должен заполняться на всех сотрудников, с которыми в отчетном месяце продолжали действовать трудовые отношения (действовал трудовой договор).
Это означает следующее:
Выясним причину, по которой программа может игнорировать таких сотрудников. В версиях ветки 3.1.27 (в частности, 3.1.27.92 и 3.1.27.93) разработчики внесли изменения в механизмы сбора данных. Проблема заключается в том, что автоматическое заполнение отчета опирается на данные специального регистра: Данные о начислениях для подраздела 1.3 ЕФС-1.
Если в отчетном месяце у сотрудника не было документов, делающих движения по этому регистру (например, документа Начисление зарплаты и взносов или Увольнение с корректно рассчитанными суммами), программа считает, что данных для отчета нет. Это ошибочное поведение алгоритма для данной формы, так как она требует отражения и тех периодов, когда начислений не было, но договор действовал.
Рассмотрим основной способ исправления ситуации. Ошибки автоматического заполнения для уволенных и «декретников» были признаны и исправлены в последующих обновлениях. Проанализируем список исправлений:
Для исправления без полного обновления конфигурации рекомендуется проверить наличие зарегистрированных патчей в разделе Администрирование — Интернет-поддержка и услуги — Обновление программы — Исправления (патчи). Ищите исправления, в описании которых фигурирует «ЕФС-1 подраздел 1.3».
Если обновление в данный момент невозможно, а отчет нужно сдать срочно, разберем алгоритм ручного добавления сотрудников в форму:
Важно помнить: если сотрудник работал неполный месяц (например, вышел из отпуска по уходу 15-го числа), в графах 18 (размер зарплаты) и 19 (норма времени) должны стоять фактические значения за отработанный период. Проверьте, чтобы в регистре Данные о начислениях для подраздела 1.3 ЕФС-1 за этот месяц были записи. Если их нет, документ Начисление зарплаты и взносов следует перепровести или проверить настройки кодов выплат.
Проанализируем ситуацию с начислениями, которая часто путает пользователей при заполнении подраздела 1.3. Согласно позиции СФР, отчет должен отражать данные за отчетный месяц. Это порождает сложности в следующих случаях:
Ситуация 1: Премия или доплата за прошлый период. Если в текущем месяце начисляется премия за прошлый год, она должна быть отражена в отчете того месяца, в котором она фактически начислена (фигурирует в расчетном листке), но с правильным указанием кодов периода, если это предусмотрено классификатором.
Ситуация 2: Отпускные. Если сотрудник уходит в отпуск в начале следующего месяца, а выплату получает в текущем, программа может по-разному включать эти суммы в отчет в зависимости от настроек учетной политики. В подразделе 1.3 критически важно, чтобы суммы соответствовали расчетному листку за месяц, так как СФР сверяет эти данные с другими формами отчетности.
Посмотрим на пример из обсуждения: если СФР в своих ответах говорит о принципе «ЗА месяц», но приводит примеры начислений «В месяце», следует придерживаться правила соответствия расчетному листку. Если сумма начислена в мае (даже за апрель), она должна попасть в майский отчет, иначе возникнет расхождение с бухгалтерским учетом и формой ЕФС-1 (бывшая 4-ФСС) и РСВ.
Если сотрудник все равно не попадает в отчет, разберем технический момент проверки движений документов. В 1С:ЗУП за формирование данных для этого подраздела отвечает механизм, который фиксирует данные при проведении расчетных документов. Выясним причину отсутствия данных через «Движения документа»:
Начисление зарплаты и взносов или Увольнение.Данные о начислениях для подраздела 1.3 ЕФС-1.Чаще всего это связано с тем, что в настройках начислений (раздел Настройка — Начисления) на вкладке Налоги, взносы, бухучет не указаны или неверно указаны коды для статистической отчетности или категорий выплат бюджетных учреждений.
Таким образом, для корректного формирования ЕФС-1 подраздел 1.3 необходимо:
Данные о начислениях для подраздела 1.3 ЕФС-1.