При работе с подотчетными суммами, особенно когда речь идет о возмещении сверхнормативных расходов, таких как суточные или другие облагаемые НДФЛ траты (например, страховые полисы, если они не являются обязательными по законодательству и не входят в перечень необлагаемых), бухгалтеры часто сталкиваются с вопросом корректного отражения НДФЛ в программах 1С Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) и 1С Бухгалтерия. Основная сложность заключается в том, чтобы налог был правильно исчислен, удержан из ближайшей выплаты дохода, корректно отразился в отчетности (2-НДФЛ и 6-НДФЛ) и при этом избежать его повторного удержания.
Рассмотрим подробнее, как действовать в такой ситуации, учитывая правовые нормы и особенности функционала 1С.
Прежде чем переходить к настройкам в 1С, давайте разберем ключевые юридические аспекты, которые определяют логику работы программ:
Дата фактического получения дохода. Для доходов в виде сверхнормативных суточных (и аналогичных им, если они рассматриваются как натуральный доход после утверждения авансового отчета) датой фактического получения дохода признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки. Это установлено подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ. Важно учитывать, что это дата именно получения дохода для целей исчисления НДФЛ, а не дата выплаты денежных средств сотруднику.
Дата удержания НДФЛ. Налоговый агент (организация) обязан удержать исчисленный НДФЛ при ближайшей фактической выплате дохода сотруднику в денежной форме. Это может быть выплата аванса по заработной плате, окончательный расчет по зарплате, отпускные или любые другие денежные выплаты. Пункт 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ гласит, что удержание производится за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. Обратите внимание, что прямое удержание НДФЛ из суммы возмещения расходов по авансовому отчету (из подотчетной суммы) зачастую не предусмотрено типовым функционалом 1С и может вызвать методологические сложности, поскольку счет 71 ("Расчеты с подотчетными лицами") напрямую не корреспондирует со счетом 68.01 ("Расчеты по НДФЛ") в типовом плане счетов.
Сроки перечисления НДФЛ. С 2023 года сроки уплаты НДФЛ изменились: налог, удержанный с 1 по 22 число текущего месяца, перечисляется не позднее 28 числа текущего месяца; удержанный с 23 числа по последнее число текущего месяца — не позднее 5 числа следующего месяца. Для НДФЛ, удержанного с 23 по 31 декабря, срок уплаты — последний рабочий день текущего года.
Коды дохода НДФЛ. Для сверхнормативных суточных, превышающих 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, используется код дохода 2015. С 2024 года для отражения сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ применяется код 2017. Для страховых полисов, если они признаются облагаемым доходом, могут использоваться другие коды, например, 4800 ("Иные доходы").
Наиболее корректный и рекомендованный способ отражения НДФЛ с облагаемых подотчетных сумм в 1С:ЗУП — это регистрация таких сумм как дохода в натуральной форме. Этот подход позволяет программе правильно исчислить НДФЛ и удержать его из ближайшей денежной выплаты сотруднику.
Как уже было отмечено, типовой план счетов 1С:Бухгалтерии не предусматривает прямую корреспонденцию между счетом 71 (Расчеты с подотчетными лицами) и счетом 68.01 (Расчеты по НДФЛ). Кроме того, программа 1С:ЗУП не умеет автоматически определять облагаемый доход из данных авансового отчета и связывать его с удержанием НДФЛ в рамках подотчетных расчетов. Попытки ручного удержания НДФЛ из подотчетной суммы и последующей корректировки в Бухгалтерии часто приводят к расхождениям между базами, сложностям в синхронизации и двойному удержанию налога в ЗУП.
Включение функционала натуральных доходов.
Прежде всего, убедитесь, что в вашей базе 1С:ЗУП включена возможность регистрации натуральных доходов. Для этого перейдите в:
Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний.
На вкладке Прочие начисления установите флажок Регистрируются натуральные доходы.
Создание специального начисления для натурального дохода.
Мы рекомендуем создать отдельное начисление для облагаемой части командировочных расходов, чтобы четко отслеживать эти суммы. Перейдите в:
Настройка → Начисления → Создать.
Наименование: Например, "Суточные (сверх норм)", "Компенсация сверхнормативных расходов" или "Полис страхования (обл. НДФЛ)".
Назначение начисления: Выберите Доход в натуральной форме.
Начисление выполняется: Ежемесячно (или По отдельному документу, если хотите контролировать вручную).
В разделе "Налоги, взносы, бухучет":
НДФЛ: Установите переключатель Облагается НДФЛ и выберите соответствующий код дохода (например, 2015 для сверхнормативных суточных или 4800 для прочих облагаемых доходов, таких как полис, если он не подпадает под необлагаемые виды).
Страховые взносы: Установите переключатель Доходы целиком облагаются страховыми взносами (если применимо).
Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ: Укажите, если начисление учитывается в расходах. В данном случае это непрямые расходы.
Способ отражения в бухгалтерском учете: Выберите или создайте новый способ, который будет соответствовать вашим проводкам. Например, для 71 счета это может быть Дт 91.02 Кт 70 или Дт 26/44 Кт 70, если расходы признаются затратами предприятия.
Регистрация натурального дохода документом "Доход в натуральной форме".
Для начисления облагаемой части подотчетных сумм используйте документ Доход в натуральной форме. Перейдите в:
Зарплата → Натуральные доходы → Создать.
Месяц: Укажите месяц, в котором был утвержден авансовый отчет (например, июнь).
Дата: Рекомендуется установить последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (например, 30.06).
Дата получения дохода: Очень важно! Установите последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Именно эта дата (например, 30.06) будет использоваться для целей исчисления НДФЛ и формирования 6-НДФЛ согласно статье 223 НК РФ.
Добавьте сотрудника и укажите созданное нами начисление (например, "Суточные (сверх норм)").
В колонке Результат укажите облагаемую сумму (например, 750 рублей).
Проведите документ.
После проведения этого документа программа 1С:ЗУП исчислит НДФЛ с указанной суммы (например, 97 рублей с 750 рублей, если это 13%).
Удержание НДФЛ из ближайшей денежной выплаты.
Исчисленный НДФЛ (97 рублей) будет автоматически удержан программой 1С:ЗУП при формировании любого платежного документа, связанного с выплатой денежных средств сотруднику. Чаще всего это происходит при выплате заработной платы или аванса.
При формировании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу (раздел Выплаты), в нем будет отражена сумма НДФЛ к удержанию, включая 97 рублей с натурального дохода.
Важно: Программа автоматически учитывает ограничение в 50% от суммы выплаты при удержании НДФЛ. Если выплачиваемая сумма недостаточна для удержания всего НДФЛ, остаток будет удержан из следующих выплат.
Ситуация, когда бухгалтер по ошибке или из соображений удобства уже удержал НДФЛ непосредственно из суммы возмещения расходов по авансовому отчету в 1С:Бухгалтерии, является распространенной проблемой, которая приводит к двойному удержанию.
Рассмотрим, как можно исправить эту ситуацию, основываясь на рекомендациях экспертов 1С.
Как мы уже выяснили, прямой корреспонденции Дт 71 Кт 68.01 в типовом плане счетов нет. Если вы сделали такую проводку вручную в 1С:Бухгалтерии, это создаст расхождение с 1С:ЗУП, которая будет считать НДФЛ с натурального дохода и удерживать его из зарплаты. В итоге сотрудник получит двойное удержание.
Вариант 1: Доплатить сотруднику сумму ошибочно удержанного НДФЛ.
Это наиболее чистый и рекомендуемый подход. Если вы удержали 97 рублей НДФЛ из 10000 рублей возмещения и выплатили 9903 рубля, то для корректной работы ЗУП вам следует:
Вернуть сотруднику ошибочно удержанные 97 рублей. Таким образом, сотрудник получит полную сумму возмещения по авансовому отчету (10000 рублей) без учета НДФЛ.
Далее, как описано в разделе 2, начислить натуральный доход в 1С:ЗУП на сумму 750 рублей (или какая там облагаемая база) и дать программе автоматически удержать НДФЛ (97 рублей) из ближайшей зарплаты или другой денежной выплаты.
Этот способ позволяет избежать сложных ручных корректировок и обеспечивает методологически верное отражение НДФЛ: сначала исчисление дохода, затем его удержание из другого денежного дохода. Проводки в Бухгалтерии будут корректными: возмещение по АО (Дт 26/44/91 Кт 71), выплата (Дт 71 Кт 51/50). НДФЛ будет удержан из зарплаты (Дт 70 Кт 68.01) после синхронизации из ЗУП.
Вариант 2: Ручная корректировка проводки в 1С:Бухгалтерии (если возврат невозможен).
Если возврат суммы НДФЛ сотруднику уже невозможен или нежелателен, можно попробовать скорректировать проводки в 1С:Бухгалтерии, но это требует особой внимательности, чтобы избежать расхождений:
Оставить проводку по удержанию НДФЛ в ЗУП как есть. То есть, пусть ЗУП исчислит НДФЛ с натурального дохода и попытается его удержать из зарплаты.
В 1С:Бухгалтерии, если вы сделали ручную проводку Дт 71 Кт 68.01 на 97 рублей при выплате подотчетных сумм, вам необходимо будет:
Сторнировать эту проводку: Создать ручную операцию сторно Дт 71 Кт 68.01 на (-97) рублей.
Отразить удержание НДФЛ через счет 70: Вместо сторнированной проводки, вам, по сути, нужно отразить, что эти 97 рублей были удержаны не из подотчетной суммы, а как часть расчетов по зарплате. Вы можете сделать проводку Дт 70 Кт 71 на 97 рублей (если вы хотите зачесть эту сумму в счет подотчета) или, что более корректно, доплатить сотруднику эту сумму и позволить ЗУП удержать ее из зарплаты (см. Вариант 1).
Синхронизация с ЗУП: Убедитесь, что после всех ручных корректировок в Бухгалтерии проводки по НДФЛ, которые придут из ЗУП (Дт 70 Кт 68.01), не создадут дублирования или других ошибок. Это сложный путь, и он не всегда срабатывает без дополнительных ручных корректировок аналитики.
Категорически не рекомендуется создавать "технические ведомости" с нулевой выплатой и удержанным НДФЛ, а также использовать отрицательные удержания в ЗУП для "сторнирования" НДФЛ. Такие действия могут нарушить логику расчета НДФЛ, исказить данные в регистрах по НДФЛ и привести к ошибкам в отчетности (6-НДФЛ, 2-НДФЛ). Система ЗУП спроектирована так, чтобы автоматически исчислять и удерживать налог при наличии денежного дохода.
Что делать, если сотрудник увольняется, и у него нет других денежных выплат, из которых можно удержать НДФЛ с натурального дохода? Или если в текущем месяце нет других выплат?
В такой ситуации у налогового агента возникает обязанность сообщить в налоговый орган о невозможности удержать НДФЛ. Однако, в рамках 1С:ЗУП мы можем корректно отразить исчисление налога и попытаться его удержать, а если это не удалось, зафиксировать невозможность удержания.
Использование документа "Доход в натуральной форме" (как обычно).
Даже если сотрудник увольняется, мы все равно регистрируем натуральный доход документом Доход в натуральной форме с указанием соответствующей даты получения дохода (последний день месяца утверждения авансового отчета).
Документ "Операция учета НДФЛ" или "Получение прочих доходов".
Если после этого налога ЗУП не находит денежного дохода для удержания НДФЛ, и сотрудник увольняется, вы можете использовать документ Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы). На закладке Удержано по всем ставкам вы можете отразить сумму НДФЛ, которая должна была быть удержана, но фактически не была удержана. Это позволит сформировать корректную отчетность, в которой будет указана сумма дохода, сумма исчисленного налога и признак "налог не удержан".
Также, если есть другие облагаемые доходы, не участвующие в прямых взаиморасчетах с сотрудником (например, прощение долга), можно использовать документ Получение прочих доходов. Он служит для учета НДФЛ и страховых взносов с указанного дохода, но сам по себе не участвует во взаиморасчетах с сотрудником по счету 70.
Важно: В случае невозможности удержания НДФЛ, налоговый агент должен сообщить об этом в ИФНС в срок до 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли такие обстоятельства (через 6-НДФЛ с признаком невозможности удержания).
Корректное отражение НДФЛ с подотчетных сумм в отчетности является ключевым аспектом.
Суточные в пределах норм. Суммы суточных, не превышающие установленные нормы (700 рублей/день для РФ, 2500 рублей/день для загранкомандировок, а также повышенные нормы для определенных территорий, например, 8480 рублей для ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Соответственно, они не отражаются в форме 6-НДФЛ.
Отражение сверхнормативной части в 6-НДФЛ.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ отражается только сверхнормативная часть суточных (натуральный доход).
Облагаемый доход (например, 750 рублей) и исчисленный с него налог (например, 97 рублей) включаются в строки 120, 121, 140, 141 отчета за период, в котором утвердили авансовый отчет (т.е. на дату получения дохода - последний день месяца утверждения АО).
Сумма фактически удержанного НДФЛ (например, 97 рублей) включается в строки 160–166 раздела 2 за период, в котором налог фактически удержали (то есть, на дату выплаты зарплаты, из которой он был удержан).
Новая форма 6-НДФЛ с 2024 года. С 2024 года применяется обновленная форма 6-НДФЛ, в которой детализированы сведения об удержанном, перечисленном и возвращенном налоге. Важно убедиться, что ваша версия 1С:ЗУП обновлена и соответствует актуальным требованиям ФНС.
Корректность заполнения. Для автоматического и правильного заполнения 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в 1С:ЗУП критически важно контролировать, чтобы даты получения дохода в документах Доход в натуральной форме и суммы НДФЛ в документах Ведомость на выплату соответствовали реальным событиям и суммам НДФЛ к удержанию. Любые ручные корректировки без понимания механики могут привести к ошибкам в отчетности.
Когда 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия являются отдельными базами, настроенными на обмен данными, необходимо обеспечить корректную синхронизацию.
Перенос проводок. При синхронизации 1С:ЗУП с 1С:Бухгалтерией по натуральному доходу будут перенесены только проводки по начислению и удержанию налога и взносов. Сама операция по возмещению подотчетных сумм (например, Дт 26 Кт 71) формируется в 1С:Бухгалтерии на основании авансового отчета.
Настройка отражения зарплаты в учете. Для автоматического формирования бухгалтерских проводок по начислениям (включая натуральный доход) и удержаниям в 1С:ЗУП необходимо правильно настроить способы отражения зарплаты в учете:
Настройка → Способы отражения зарплаты в учете.
Для начисления "Суточные (сверх норм)" следует указать соответствующий счет затрат (например, 26, 44, 91.02) в корреспонденции со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Проводка по удержанию НДФЛ будет стандартной: Дт 70 Кт 68.01.
Важно: Проводки по начислению сверхнормативных суточных как натурального дохода (Дт 26/44/91 Кт 70) формируются не документом Доход в натуральной форме в ЗУП, а документом Отражение зарплаты в бухучете, который затем выгружается в Бухгалтерию. Сам Доход в натуральной форме регистрирует факт получения дохода для НДФЛ и взносов.
Локальные нормативные акты. Порядок и размер компенсации командировочных расходов, включая суточные, должны быть установлены внутренними локальными нормативными актами вашей организации (например, Положением о командировках, приказом руководителя).
Неотчитанные подотчетные суммы. Если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам в установленный срок или авансовый отчет не утвержден, возникает его задолженность перед организацией. Эта задолженность может быть удержана из его заработной платы (с согласия сотрудника). При этом на сам факт выдачи подотчетных сумм НДФЛ и страховые взносы не начисляются. Однако, если срок взыскания задолженности истек, или организация принимает решение простить долг сотруднику, эта сумма становится его натуральным доходом, который облагается НДФЛ и страховыми взносами. В этом случае также используется механизм начисления натурального дохода в 1С:ЗУП.
Внимательно следуя этим рекомендациям и используя функционал 1С:ЗУП для регистрации натуральных доходов, вы сможете корректно отразить НДФЛ с облагаемых подотчетных сумм, избежать двойного удержания и обеспечить правильное заполнение налоговой отчетности.