С 2023 года в российском законодательстве произошли существенные изменения, касающиеся порядка исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Эти изменения кардинально повлияли на процедуру выплаты авансов сотрудникам, и, как следствие, на их отражение в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП). Давайте подробно разберем, что изменилось, почему 1С внесла такие корректировки, и как решать возникающие проблемы, в том числе и технические.
С 1 января 2023 года вступил в силу Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ, который изменил подход к определению даты получения дохода в виде оплаты труда. Если ранее датой получения дохода считался последний день месяца, то теперь это день фактической выплаты денежных средств. Это повлекло за собой несколько важных нововведений:
В связи с вышеупомянутыми изменениями, программа 1С:ЗУП претерпела значительные доработки. С 2023 года в ней была отменена возможность использования авансов, рассчитанных фиксированной суммой или процентом от тарифа. Это вызвало много вопросов и недопонимания у пользователей.
Ключевая причина заключается в требовании удерживать НДФЛ с каждой выплаты дохода. Налоговый кодекс РФ предусматривает удержание НДФЛ именно из дохода, а не из произвольной суммы к выплате. При выплате фиксированной суммы аванса или процента от тарифа без предварительного расчета фактически заработанной суммы, невозможно корректно определить доход для целей НДФЛ. Например, если сотрудник заболеет или уволится сразу после получения фиксированного аванса, возникнут сложности с корректировкой ранее удержанного НДФЛ и возвратом возможного переплата. Кроме того, выплаченная сумма может не являться доходом, например, быть возвратом долга. 1С реализует механизм, который гарантирует, что выплате аванса предшествует регистрация дохода, из которого и будет удержан НДФЛ.
Хотя законодательство напрямую не запрещает расчет аванса в виде фиксированного процента от оклада, контролирующие органы рекомендуют определять величину аванса пропорционально отработанному времени (письма Минтруда и Роструда). Это позволяет избежать ситуаций, когда сумма аванса оказывается меньше, чем фактически заработано за половину месяца, или, наоборот, выплачивается больше, чем сотрудник успел заработать.
В 1С:ЗУП с 2023 года единственным способом регистрации дохода для выплаты аванса является документ "Начисление за первую половину месяца". Именно этот документ позволяет:
Суммы, начисленные этим документом, не включаются в окончательные расчетные ведомости как начисление заработной платы, но они фиксируют доход для целей НДФЛ и будут корректно отражены в справках о доходах.
Для перехода на новый способ расчета аванса в 1С:ЗУП используется документ "Изменение аванса". В нем для каждого сотрудника или для группы сотрудников необходимо выбрать способ расчета "Расчетом за первую половину месяца". Даже если ранее у вас был установлен фиксированный аванс или процент, после обновления программы и настройки, 1С:ЗУП будет использовать новый механизм.
Важно также убедиться, что в настройках основных начислений (например, оклада) установлен флажок "Начисляется при расчете за первую половину месяца", чтобы эти начисления попадали в документ расчета аванса.
Переход на удержание НДФЛ с аванса может привести к тому, что сотрудники будут получать на руки меньшую сумму аванса, чем раньше, что часто вызывает недовольство. Мы рассмотрим практические рекомендации по работе с этой ситуацией.
Как мы уже выяснили, это наиболее предпочтительный и рекомендуемый контролирующими органами метод. В аванс рекомендуется включать те части зарплаты, которые прямо привязаны к рабочему времени (оклад по дням/часам, надбавки за совмещение, профессиональное мастерство, стаж, работу в ночное время и т.д.). Премии, компенсации и единовременные выплаты, как правило, в аванс не включаются, если только это не предусмотрено внутренними документами и нет возможности рассчитать их за первую половину месяца.
Чтобы сотрудники не чувствовали сильного уменьшения аванса, вы можете рассмотреть вариант расчета аванса не строго до 15-го числа месяца, а, например, до 20-го. Это позволит начислить большую сумму дохода за первую половину месяца и, соответственно, выплатить больший аванс после удержания НДФЛ. Важно, чтобы по итогам месяца общая зарплата сотрудника была больше суммы начисленного аванса.
Трудовое законодательство не устанавливает жестких рамок для периода, за который рассчитывается аванс. Работодатель самостоятельно определяет, какую часть зарплаты выплачивать в виде аванса, при условии соблюдения сроков выплаты (не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена).
Понятие "аванс" прямо не закреплено в трудовом законодательстве, но используется термин "аванс, выданный в счет заработной платы". Работодатель имеет право самостоятельно определить алгоритм назначения аванса, закрепив его во внутренних документах (Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых или коллективных договорах). Главное — не нарушать права работника и не понести убытки в виде невозвратных долгов, если выплаченная сумма превысит фактически заработанное.
При этом важно помнить, что если сумма аванса выплачена и зарегистрирована как доход, а затем сотрудник по каким-то причинам (например, больничный или увольнение) возвращает часть ранее выплаченной суммы, то уменьшается и НДФЛ, удержанный с этого дохода на дату выплаты. Это аналогично механизму возврата отпускных, когда НДФЛ пересчитывается на дату выплаты.
Одной из распространенных технических проблем, с которой столкнулись пользователи 1С:ЗУП после обновлений, является отсутствие документа "Начисление за первую половину месяца" в выпадающем меню раздела "Зарплата" или его неактивность при попытке создания через "Все начисления".
Мы выясним, что корень этой проблемы кроется в функциональной опции программы 1С:ЗУП.
ИспользоватьРасчетПервойПоловиныМесяца.
Документ "Начисление за первую половину месяца" в 1С:ЗУП жестко привязан к функциональной опции с именем ИспользоватьРасчетПервойПоловиныМесяца. Если эта опция установлена в значение Ложь (то есть отключена), то документ будет недоступен или неактивен.
Эта функциональная опция хранится в регистре сведений "НастройкиРасчетаЗарплатыРасширенный". Изначально она должна была автоматически устанавливаться в Истина при наличии хотя бы одной записи в регистре "ПлановыеАвансы" или при отработке специального обработчика обновления.
В последних обновлениях 1С:ЗУП (например, начиная с версии 3.1.23) был добавлен обработчик, который принудительно устанавливает эту опцию в Истина. Если обновление произошло некорректно, или какие-то технические сбои помешали выполнению этого обработчика, то опция могла остаться в значении Ложь.
Пример кода из процедуры ЗарегистрироватьОбработчикиОбновления модуля РасчетЗарплатыРасширенный, который должен был выполнить это действие:
Обработчик = Обработчики.Добавить;
Обработчик.Версия = "3.1.23.458";
Обработчик.Процедура = "РасчетЗарплатыРасширенный.УстановитьНастройкуИспользоватьРасчетПервойПоловиныМесяца";
Обработчик.РежимВыполнения = "Оперативно";
Обработчик.НачальноеЗаполнение = Истина;
Мы можем проверить статус выполнения обработчиков обновления в регистре сведений "Обработчики Обновления". Если там есть незавершенные или ошибочные обработчики, это может указывать на проблему. Также следует проанализировать журнал регистрации на предмет ошибок во время обновления.
Проверить текущее значение опции ИспользоватьРасчетПервойПоловиныМесяца можно через функции технического специалиста, открыв регистр сведений "НастройкиРасчетаЗарплатыРасширенный".
Разберем последовательность действий, которая поможет решить проблему с отсутствующим документом.
ИспользоватьРасчетПервойПоловиныМесяца.
Мы открываем программу 1С:ЗУП в режиме Предприятия. Перейдем в меню "Главное меню" (обычно в левом верхнем углу) → "Функции для технического специалиста" (если такой пункт отсутствует, его нужно включить в настройках, обычно в разделе "Сервис" → "Параметры" → "Режим технического специалиста").
В появившемся окне найдем раздел "Регистры сведений" и в нем — "НастройкиРасчетаЗарплатыРасширенный". Откроем его. Нам необходимо найти запись, относящуюся к функциональной опции ИспользоватьРасчетПервойПоловиныМесяца. Если ее значение Ложь или запись отсутствует, то это наша проблема.
Мы можем создать новую запись в этом регистре или отредактировать существующую, установив для опции ИспользоватьРасчетПервойПоловиныМесяца значение Истина. Важно при этом корректно заполнить все поля записи регистра, скопировав их из аналогичных записей или из другой "нормальной" базы, где документ аванса отображается корректно. После этого документ "Начисление за первую половину месяца" должен появиться и стать активным.
Если проблема является известным багом (как в случае ошибки 20173735, зарегистрированной для версии 3.1.24), разработчики 1С могут предоставить специальную обработку для исправления. В таком случае мы получим ее от службы поддержки 1С и запустим в своей базе.
Убедимся, что для основных видов начислений (например, "Оклад (по дням)") в их карточке установлен флажок "Начисляется при расчете за первую половину месяца". Если этот флажок не установлен, даже при наличии документа "Начисление за первую половину месяца", он не будет заполняться данными по этим начислениям.
Мы должны проверить, что хотя бы одному сотруднику назначен способ расчета аванса "Расчетом за первую половину месяца". Это делается через документ "Изменение аванса".
После любых манипуляций с настройками или обновлений всегда рекомендуется очистить кэш 1С. Также убедитесь, что конфигурация базы данных обновлена до последнего релиза и все патчи установлены.
Мы рассмотрим несколько важных аспектов, касающихся НДФЛ и взаимодействия 1С:ЗУП с 1С:Бухгалтерией.
Как мы уже обсудили, с 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода. В 1С:ЗУП это реализуется через документ "Начисление за первую половину месяца". Важно убедиться, что в настройках учетной политики вашей организации в 1С:ЗУП установлена соответствующая галочка, разрешающая начисление и удержание НДФЛ с аванса.
Для корректного расчета и перечисления НДФЛ мы должны рассчитывать и проводить начисления непосредственно перед выплатой, а также правильно указывать планируемую дату выплаты, чтобы она совпадала с фактической. Это особенно важно для соблюдения новых сроков перечисления НДФЛ.
Некоторые пользователи задаются вопросом, стоит ли делать выгрузку данных в 1С:Бухгалтерию (БП) дважды: после начисления за первую половину месяца и затем за вторую. Мы выясним, что двойная выгрузка документа "Сведения об удержанном НДФЛ" не требуется. Достаточно производить выгрузку один раз в месяц после 22-го числа, охватывая весь период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего. Этого достаточно для формирования уведомлений в налоговую и уплаты налога через ЕНП.