В практике бухгалтерского учета часто возникает ситуация, когда новым сотрудникам, принятым в первой декаде месяца (например, до 10-го числа), необходимо выплатить аванс дважды. Первая часть выплачивается за фактически отработанное время с даты приема по 10-е число, а вторая — в общие сроки выплаты аванса, установленные в организации (например, с 11-го по 15-е число). Типовой механизм программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) ориентирован на однократный расчет первой половины месяца. Однако, используя определенные методики, мы можем реализовать эту задачу без существенных доработок системы.
Рассмотрим подробнее, как настроить такой процесс, проанализируем возможные сложности и разберем по шагам наиболее эффективные сценарии работы.
Этот способ является наиболее предпочтительным, так как он позволяет использовать стандартный механизм автоматического расчета сумм исходя из плановых начислений сотрудника и данных его табеля. Основная сложность здесь заключается в том, что программа контролирует периоды начислений и может «не увидеть» необходимость повторного расчета.
Разберем алгоритм действий:
Начисление за первую половину месяца. В поле «Расчет первой половины месяца до» указываем 10-е число. Программа автоматически подберет сотрудников, принятых до этой даты, и рассчитает им суммы за период с даты приема по 10-е число включительно.Начисление за первую половину месяца, но в поле «Расчет первой половины месяца до» указываем уже 15-е число.Важный нюанс: Если программа блокирует автоматическое заполнение из-за наличия предыдущего расчета, попробуйте временно распровести первый документ, заполнить второй (указав нужные даты начала и окончания периода), а затем провести оба документа последовательно. Этот метод позволяет системе корректно зафиксировать суммы в регистрах расчета.
Если ручная правка периодов в основном документе аванса кажется слишком трудоемкой, можно рассмотреть альтернативный вариант с использованием промежуточного разового начисления. Выясним причину, почему это удобно: Разовое начисление не конфликтует с основным механизмом аванса и позволяет гибко настроить формулу расчета.
Для реализации этого метода выполним следующие настройки:
Начисления (например, «Аванс промежуточный»).
Результат = Оклад * ДоляОтработанногоВремени;
// Или более детально:
Результат = ТарифнаяСтавкаМесячная / НормаВремениДней * ВремяВДнях;
В настройках начисления укажите, что оно выполняется «По отдельному документу» до окончательного расчета зарплаты. При использовании этого метода вы сможете начислить сумму за первые несколько дней работы сотрудника, выплатить ее в межрасчетный период, а основной аванс за период до 15-го числа рассчитается штатным документом Начисление за первую половину месяца.
Проанализируем ситуацию с налоговым учетом. С 2023 года законодательство требует исчислять и удерживать НДФЛ при каждой выплате дохода, включая аванс. Это вносит свои коррективы в работу в 1С:
Начисление за первую половину месяца (или Разовое начисление) формирует записи в регистры по НДФЛ на дату предполагаемой выплаты.Начисление зарплаты и взносов) программа учтет все ранее выплаченные суммы и удержанный НДФЛ, выведя итоговое сальдо к выплате.При двукратном расчете аванса возникает риск избыточного удержания по исполнительным листам. Выясним, как этого избежать. Стандартный механизм расчета первой половины месяца в 1С:ЗУП умеет рассчитывать удержания (алименты, штрафы). Если вы делаете два начисления, программа может попытаться удержать фиксированную сумму (если она задана в исполнительном листе) дважды.
Рекомендация: Проверяйте закладку «Удержания» в обоих документах. Общая сумма удержаний за все части аванса не должна превышать законодательный лимит (обычно 50% или 70% от чистого дохода). В противном случае в конце месяца у сотрудника может возникнуть отрицательное сальдо (долг перед организацией).
Если в вашей организации много новых сотрудников ежемесячно, ручная правка дат в документах становится неэффективной. В этом случае рационально использовать программные доработки:
Начисление за первую половину месяца, которая будет автоматически анализировать дату приема сотрудников и корректировать поле ДатаНачала в табличной части Начисления.Посмотрим на пример логики, которую можно заложить в такую обработку:
Для Каждого СтрокаНачисления Из Объект.Начисления Цикл
Если СтрокаНачисления.ДатаНачала < ДатаГраничная Тогда
// Устанавливаем дату начала расчета со следующего дня после первого аванса
СтрокаНачисления.ДатаНачала = ДатаГраничная + 86400;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Начисление аванса дважды за месяц в 1С:ЗУП 3.1 — задача решаемая, хотя и требующая внимательности со стороны бухгалтера. Мы рассмотрели два основных подхода: использование двух документов расчета за первую половину с корректировкой дат и применение разовых начислений.
Помните, что ключевым моментом является корректное отражение НДФЛ. Независимо от выбранного метода, всегда проверяйте регистры налогового учета и ведомости на выплату, чтобы избежать ошибок в отчетности 6-НДФЛ. Если процедура носит массовый характер, рекомендуем обратиться к специалистам для создания небольшой автоматизированной обработки, которая исключит человеческий фактор при правке периодов в документах.