Переход на новую редакцию программы 1С или начало работы в новой базе — это всегда ответственный процесс, требующий предельной точности при переносе данных. Одной из самых частых и неприятных проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры на режиме УСН (Доходы минус расходы), является отсутствие записей в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) при продаже товаров, остатки по которым были введены вручную. Рассмотрим детально, почему так происходит, и как правильно настроить систему, чтобы расходы принимались корректно.
Для того чтобы стоимость проданного товара попала в расходы при УСН, программа должна зафиксировать выполнение трех условий:
Когда мы вводим начальные остатки, мы по сути сообщаем программе, на каком этапе выполнения этих условий находится каждая партия товара. Если хотя бы одно звено цепи «выпадает» или оформлено некорректно, автоматического признания расхода не произойдет. Проанализируем типичные ошибки при заполнении документа Ввод начальных остатков.
При вводе остатков по счету 41.01 (Товары на складах) критически важно правильно выбрать Состояние расхода. Разберем, что означает каждый статус в контексте налогового учета:
Списание с расчетного счета).Если вы ошибочно установили статус «Не списано, не оплачено» для уже оплаченного товара, программа никогда не примет его в расходы, так как будет вечно «ждать» оплаты, которой не последует.
Рассмотрим ситуацию, когда товар действительно не оплачен. В этом случае нам нужно ввести остатки не только по счету 41, но и по счету 60 (расчеты с поставщиками). Выясним причину, по которой программа часто «не видит» связи между этими записями.
Для обеспечения связи между долгом и товаром в 1С используется аналитика Документ расчетов. При вводе остатков реальных накладных из старой базы еще нет, поэтому мы создаем специальный объект — Документ расчетов с контрагентом (ручной учет).
Важное правило: если товар не оплачен, то в документе ввода остатков по счету 41 и в документе ввода остатков по счету 60 должен быть выбран один и тот же Документ расчетов с контрагентом. Если создать разные документы с одинаковыми датами и номерами, 1С воспримет их как разные партии и разные долги, и автоматическая «сцепка» не сработает.
Проанализируем структуру документа Ввод остатков. Бухгалтеры часто обращают внимание только на бухгалтерские счета и суммы. Однако для целей УСН данные берутся не только из проводок, но и из специальных регистров накопления, таких как Расходы при УСН. Для детального контроля движений и остатков по этому регистру можно использовать внешний отчет для анализа расходов при УСН.
Посмотрим на табличную часть документа ввода остатков по товарам. В ней, помимо количества и суммы для БУ, есть скрытые или дополнительные поля для налогового учета. Часто пользователи забывают заполнить колонку «Стоимость» (или «Стоимость для УСН») в соответствующем разделе строки. Если эта графа пуста, программа считает, что налоговая стоимость товара равна нулю. В результате при реализации в КУДиР появляется запись о списании количества, но сумма в графу «Расходы» попадает нулевая или не попадает вовсе.
Выясним, корректно ли настроена сама база 1С. Для того чтобы программа могла отслеживать судьбу каждой единицы товара (оплачена она или нет), обязательно должен быть включен партионный учет. Проверим это по следующему алгоритму:
Главное — Настройки — Параметры учета.Настройки методологии учета и убедимся, что на закладке Запасы установлена галочка По партиям (документам поступления).Учетной политики для УСН убедимся, что способ оценки МПЗ установлен как ФИФО (для УСН это обязательное требование законодательства для корректного отслеживания оплат).Если после всех корректировок запись в КУДиР всё равно не появляется, проведем глубокую диагностику. Откроем документ реализации и нажмем кнопку Дт/Кт. Нас интересует вкладка «Расходы при УСН».
Ввод остатков (статусы и наличие данных в налоговых регистрах).Сумма пустое — не заполнена «Стоимость для УСН» во вводе остатков.Статус оплаты стоит «Не оплачено», хотя вы уверены в обратном — проверяйте связку по Документу расчетов.Рекомендуем также использовать отчет «Анализ состояния налогового учета по УСН». Он наглядно демонстрирует движение товара от поступления до признания расхода. Если в блоке «Товары» вы видите «зависшие» суммы, которые не переходят в стадию «Списано и оплачено», значит, проблема кроется в несоответствии аналитики (склад, номенклатура, документ расчетов) между вводом остатков и последующими документами оплаты или реализации. Для поиска таких зависших сумм также подойдёт отчет по остаткам непринятых товарных расходов в УСН.
Придерживаясь этих правил и внимательно проверяя каждое поле в документах Ввод начальных остатков, вы обеспечите корректное формирование налоговой отчетности и избавитесь от необходимости ручной корректировки Книги учета доходов и расходов.