В 2023 году вступили в силу существенные изменения в законодательстве по НДФЛ, которые привели к распространенной проблеме в программе 1С:Бухгалтерия: автоматическому переносу даты выплаты зарплаты, начисленной за декабрь 2022 года, на январь 2023 года. Эта ситуация вызывает беспокойство у бухгалтеров, поскольку некорректная дата выплаты может привести к ошибкам в налоговой отчетности, в частности, в форме 6-НДФЛ. Давайте подробно рассмотрим, почему возникает эта проблема, как она влияет на учет и какие существуют проверенные способы для корректировки даты выплаты, чтобы зарплата за декабрь попала в отчетность 2022 года.
Прежде чем перейти к решениям, давайте разберем основные причины, по которым 1С:Бухгалтерия могла автоматически перенести дату выплаты декабрьской зарплаты на следующий налоговый период:
1. Ключевые изменения в законодательстве по НДФЛ с 2023 года:
С 1 января 2023 года было изменено определение даты фактического получения дохода в виде оплаты труда. Теперь эта дата определяется как день его фактической выплаты (включая перечисление на банковский счет), а не последний день месяца, за который начислена зарплата, как это было раньше. Это фундаментальное изменение имеет следующие последствия:
2. Особенности обработки дат выплаты в 1С:Бухгалтерии:
Программа 1С:Бухгалтерия содержит встроенную логику, которая может автоматически переносить дату выплаты зарплаты, если установленная дата приходится на выходной или праздничный день, на ближайший рабочий день. В случае с декабрьской зарплатой 2022 года, если плановая дата выплаты, например, 30 или 31 декабря, приходилась на предпраздничные или праздничные дни, система могла автоматически перенести ее на 9 или 10 января 2023 года, что являются первыми рабочими днями после новогодних каникул. Это системное поведение напрямую влияет на то, в какой налоговый период попадет доход и соответствующий НДФЛ.
Кроме того, в 1С:Бухгалтерии 8, начиная с версии 3.0.152, была добавлена возможность указать общую дату выплаты зарплаты сразу для всех сотрудников, когда она отличается от установленной в общих настройках зарплаты (например, если зарплата за апрель выплачивается в последний рабочий день апреля, а не 5 мая). Однако, этот функционал обычно доступен при начислении зарплаты начиная с января 2024 года, что может не помочь с корректировкой ретроспективных данных за 2022 год.
Даты выплаты зарплаты и аванса устанавливаются в настройках учетной политики организации, в разделе "Зарплата и кадры" - "Настройки зарплаты" - ссылка "Порядок учета зарплаты" - "Выплата зарплаты и аванса". Для корректного учета НДФЛ крайне важно указывать максимально ожидаемую планируемую дату выплаты дохода, соответствующую фактическому графику выплат.
Теперь, когда мы понимаем причины проблемы, давайте рассмотрим несколько подходов, которые помогут нам изменить дату выплаты зарплаты за декабрь 2022 года, чтобы она корректно отразилась в отчетности за нужный период.
Этот способ является одним из наиболее прямых и эффективных, когда необходимо вмешаться в автоматические движения, созданные документом начисления зарплаты. Мы будем корректировать данные напрямую в регистрах, но с максимальной осторожностью.
Начисление зарплаты, который сформировал движения с некорректной датой выплаты (например, 10.01.2023).Движения документа (обычно это кнопка с буквой "Д" или значок просмотра движений, расположенный в шапке документа или в его командной панели), чтобы просмотреть все проводки и записи, сформированные документом в различных регистрах.Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа). Система может выдать предупреждение о возможных последствиях ручной корректировки – внимательно читаем и подтверждаем действие.НДФЛ исчисленный, НДФЛ удержанный, а также движений по счетам бухгалтерского учета, если это необходимо.Начисление зарплаты. Важно: Будьте предельно внимательны и осторожны при ручной корректировке. Неверные изменения могут привести к серьезным расхождениям в учете, некорректному расчету НДФЛ и ошибкам в отчетности. Этот метод следует использовать только в крайних случаях, когда другие автоматические способы не дают нужного результата.В некоторых версиях 1С:Бухгалтерии поле для указания планируемой или фактической даты выплаты НДФЛ может быть скрыто или находиться в неочевидном месте в самом документе начисления зарплаты. Мы можем попытаться найти его и внести изменения напрямую.
Начисление зарплаты, где требуется изменить дату выплаты.НДФЛ. Иногда поле может быть подписано как Планируемая дата выплаты, Дата получения дохода или просто Дата выплаты. Разработчики 1С могут менять расположение и видимость полей между различными релизами программы.Еще) найдем пункт Изменить форму. В открывшемся окне мы можем настроить видимость элементов формы. Развернем ветки, связанные с НДФЛ или общей информацией о начислении, и попытаемся найти там элементы, отвечающие за дату выплаты зарплаты или НДФЛ. Установим для них флажок видимости, если он снят.Дата выплаты удалось найти и оно находится в табличной части (например, для каждого сотрудника отдельно), и нам нужно изменить дату для нескольких строк или всех сотрудников, мы можем выделить нужные строки в табличной части и использовать команду Изменить выделенные. Эта команда обычно доступна через правую кнопку мыши или в меню "Еще". Она позволяет массово установить одинаковое значение для выбранного поля.Начисление зарплаты (если такая возможность была найдена), крайне важно пересчитать НДФЛ в этом же документе. Это позволит системе учесть новую дату и корректно сформировать движения по регистрам НДФЛ.Если мы не хотим напрямую редактировать движения основного документа Начисление зарплаты или это по какой-либо причине невозможно (например, из-за блокировки документа или его специфической структуры), мы можем создать отдельный корректирующий документ.
Операции (или Операции -> Операции, введенные вручную) и создаем новый документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет).Корректировка документа, если он предусмотрен, или просто использовать его для ввода ручных операций.Операция (бухгалтерский и налоговый учет) мы можем создать сторнирующие (отрицательные) движения, которые отменят некорректные записи, созданные документом начисления зарплаты с январской датой выплаты. Затем мы создаем новые, правильные движения уже с датой выплаты в конце декабря 2022 года. Это более безопасный способ, так как он не затрагивает напрямую исходный документ, а лишь дополняет или исправляет его движения отдельной записью. Мы должны тщательно проанализировать, какие регистры нужно скорректировать (например, регистры накопления Расчеты по НДФЛ, НДФЛ исчисленный, НДФЛ удержанный), чтобы сумма и дата выплаты полностью отражали факт декабрьской выплаты 2022 года.После того как мы внесли необходимые корректировки даты выплаты, крайне важно убедиться, что данные правильно отразились в налоговой отчетности, особенно в форме 6-НДФЛ.
Если зарплата за первую и вторую половину декабря 2022 года была фактически выплачена в декабре 2022 года, а НДФЛ удержан в том же декабре 2022 года, то эта декабрьская зарплата и соответствующий НДФЛ с нее должны быть отражены в расчете 6-НДФЛ за 2022 год. При этом срок перечисления НДФЛ в строке 160 раздела 2 указывается как 09.01.2023 (или последний рабочий день календарного года, если налог удержан в период с 23 по 31 декабря).
Если же вторая половина зарплаты за декабрь 2022 года была фактически выплачена в январе 2023 года, то она и исчисленный с нее НДФЛ указываются уже в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года. В форме 6-НДФЛ за 2022 год эта часть декабрьской зарплаты не должна указываться.
При любом изменении сроков выплаты зарплаты или изменении порядка учета НДФЛ критически важно внести соответствующие изменения в локальные нормативные акты вашей организации. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или трудовой договор. Все изменения должны быть официально зафиксированы, и сотрудники должны быть ознакомлены с ними под подпись. Это поможет избежать вопросов со стороны контролирующих органов и защитить интересы организации.
Начиная с 2023 года, налоговым агентам необходимо удерживать НДФЛ при каждой фактической выплате дохода и перечислять его в установленные сроки. Любые ручные корректировки должны быть обоснованы, тщательно проверены и задокументированы, чтобы избежать ошибок, штрафов и необходимости повторных исправлений.
Путем применения одного из предложенных методов, мы сможем добиться корректного отражения зарплаты за декабрь 2022 года в отчетности, соответствующей всем требованиям законодательства по НДФЛ, и избежать возможных претензий со стороны налоговых органов.