В процессе ведения управленческого учета в 1С:Управление нашей фирмой часто возникает необходимость передать сотруднику материальные ценности (инвентарь, инструменты, оборудование) во временное пользование. Пользователи часто сталкиваются с вопросом: как зафиксировать, что «лопата» или «перфоратор» теперь находятся у конкретного сотрудника, чтобы не потерять контроль над этим имуществом и обеспечить его возврат.
Разберем способы решения этой задачи, которые применяются на практике, учитывая ограничения типового функционала программы. Для случаев, когда требуется предварительный переход в систему из других конфигураций, на сайте представлен раздел с решениями для переноса данных в 1С:УНФ.
Это наиболее распространенный метод, который позволяет четко разграничить зоны ответственности. Суть метода заключается в создании в справочнике Склады отдельной карточки для каждого материально ответственного сотрудника.
Предприятие — Склады. Создайте новый склад с названием, соответствующим фамилии сотрудника (например, «Склад Иванов И.И.»). Это позволит вам вести учет остатков именно на этом складе.Перемещение запасов. В качестве склада-отправителя укажите ваш основной склад, а в качестве склада-получателя — созданный «Склад Иванова И.И.».Перемещение запасов, но уже в обратном порядке: с «Склада Иванова И.И.» на основной склад.Преимущества: Вы всегда видите в отчетах (например, в отчете Остатки товаров), какой именно инвентарь числится за конкретным человеком.
Недостатки: При большом штате справочник Склады становится очень объемным, что может затруднить поиск и проведение инвентаризации.
Если создание склада для каждого сотрудника кажется избыточным, можно использовать стандартный механизм Перемещение запасов для перевода ТМЦ в статус «в эксплуатации» на подразделение.
Разберем логику действий:
Перемещение запасов.Получатель выберите подразделение, в котором числится сотрудник.Хотя типовая конфигурация 1С:УНФ не содержит специального реквизита «Срок возврата» в данном документе, использование поля Комментарий является эффективным оперативным решением. Чтобы не забыть о возврате, вы можете воспользоваться функционалом Напоминания (если он настроен в вашей версии) или просто отслеживать подобные документы через Журнал документов.
В ходе анализа мы выяснили, что попытки использовать документ Операция (ввод вручную) для учета инвентаря часто заканчиваются неудачей из-за несовместимости счетов учета (например, Авансы выданные и Сырье и материалы). В 1С:УНФ управленческий учет строится не на проводках, а на регистрах накопления движения запасов. Поэтому попытки манипулировать счетами в документе Операция не дадут нужного эффекта для аналитики товарных остатков.
Если текущие способы не покрывают ваши потребности в контроле (например, требуется печатная форма «Акт приема-передачи» или строгий контроль сроков), рекомендуется обратиться к специалистам для разработки Расширения конфигурации.
С помощью расширения можно:
Выдача инвентаря сотруднику.Этот метод считается наиболее правильным с технической точки зрения, так как он не затрагивает типовой код программы и позволяет легко обновлять систему в будущем. Для автоматического архивирования и обслуживания нескольких баз в «тихом» режиме применяется программа Обновлятор 1С.
Важное примечание: Помните, что 1С:УНФ — это инструмент оперативного учета. Любой объект, перемещенный на склад сотрудника, продолжает учитываться как актив компании. Если инвентарь является расходным материалом, его правильнее Списать, но если это ценное оборудование, то методы Перемещения через виртуальные склады остаются наиболее предпочтительными для обеспечения сохранности активов.