В практике ведения учета в казенных учреждениях часто возникает ситуация, когда по одной и той же бюджетной классификации (КБК/КПС) поступают средства из разных бюджетов — например, федерального и областного. Основная сложность заключается в том, что учреждению необходимо видеть остатки и обороты в разрезе этих источников не только по кассовому исполнению, но и по счетам расчетов (206, 302) и, что самое трудное, по счетам капитальных вложений (106). Ситуация осложняется тем, что на счете 106.11 все три доступных субконто обычно уже заняты (Основные средства, Центры материальной ответственности, Виды затрат), и добавить еще один разрез аналитики простым способом невозможно.
Ранее бухгалтеры использовали «лазейку» с дублированием элементов в справочнике КПС (КБК), создавая два кода с одинаковыми цифрами, но разными наименованиями (например, «ФБ» и «ОБ»). Однако в современных релизах «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» (БГУ 2.0) контроль уникальности кодов ужесточен, и такие манипуляции становятся невозможными. Рассмотрим подробнее штатные и методически верные способы решения этой задачи, которые позволят сохранить базу на поддержке и получить необходимую отчетность.
Проанализируем самый мощный инструмент разделения учета в БГУ 2.0 — ИФО. Несмотря на то что многие бухгалтеры путают его с КФО (Код финансового обеспечения), это совершенно разные сущности. ИФО — это дополнительный разрез, который позволяет выстроить внутри одного баланса (КФО 1) несколько независимых подбалансов.
Разберем по шагам, как настроить этот механизм:
Источники финансового обеспечения два элемента: «Федеральный бюджет» и «Областной бюджет».Преимущества: Данный разрез является сквозным. Он появится во всех документах (поступления, оплаты, списания) и на всех счетах учета. Вы сможете сформировать любую стандартную отчетность (Оборотно-сальдовую ведомость, Карточку счета) с группировкой по ИФО. Это идеальное решение для разделения расчетов с контрагентами и затрат на строительство в рамках одного госконтракта.
Если ИФО кажется слишком громоздким инструментом, рассмотрим вариант использования разреза Подразделения. В БГУ 2.0 учет по подразделениям можно включить выборочно для определенных счетов. Выясним, как это сделать:
Перейдем в настройки плана счетов и найдем счет 106.11. Нам нужно убедиться, что для него включен признак ведения учета по подразделениям. Если мы не планируем использовать реальную структуру отделов учреждения для этого счета, мы можем создать «виртуальные» подразделения:
В документах Поступление услуг, работ или Поступление МЗ мы будем указывать соответствующее подразделение. Это позволит на счете 106 видеть затраты раздельно. Однако здесь есть тонкость: стандартно в шапке документа указывается одно подразделение. Если один первичный документ (акт) содержит затраты сразу по двум источникам, нам придется либо разбивать его на два документа в программе, либо использовать расширенные возможности распределения.
Посмотрим на ситуацию под другим углом. Счет 106 использует субконто Основные средства (типа справочник Объекты капитальных вложений). Проанализируем возможность детализации внутри самого справочника:
Вместо одного элемента «Школа на 500 мест» мы можем создать две карточки или использовать папки:
При накоплении затрат мы выбираем соответствующий «суб-объект». Важный момент: когда строительство будет завершено и придет время принимать объект к учету на счет 101, мы сможем объединить эти затраты в одну карточку основного средства с помощью документа Принятие к учету ОС, просто указав в табличной части оба источника накопленных вложений.
Для казенных учреждений, которые получают средства в рамках различных программ или межбюджетных трансфертов, целесообразно рассмотреть справочник Коды целевых средств. Хотя он чаще ассоциируется с бюджетными учреждениями, в БГУ 2.0 его функционал можно адаптировать для детализации расходов КФО 1.
Этот разрез позволяет разделять потоки средств внутри одного КБК. Если настроить учетную политику таким образом, чтобы эти коды попадали в проводки, вы получите четкое разделение федеральных и областных денег без «танцев с бубном» вокруг наименований КПС.
Рассмотрим практическую проблему: как быть, если в одном документе (например, Заявка на кассовый расход или Поступление услуг) нужно отразить оплату одного контракта с двух источников? В БГУ 2.0 для этого предусмотрен штатный механизм.
Во многих документах в табличных частях есть кнопка Разбить строку. Это позволяет не копировать строки вручную, а быстро разделить общую сумму на две части, указав для каждой свои аналитические признаки (разные ИФО, Подразделения или КМС). Это решает проблему «один документ — один источник», о которой часто беспокоятся пользователи.
Если вы не хотите менять настройки плана счетов или включать ИФО, проанализируем механизм Дополнительных реквизитов и сведений. Это часть БСП (Библиотеки стандартных подсистем), встроенная в БГУ 2.0.
Вы можете добавить к справочнику Договоры или Объекты капвложений дополнительный реквизит «Источник финансирования» со значениями «ФБ» и «ОБ». В проводках этот реквизит не отразится, но вы сможете использовать Универсальный отчет или настроить стандартную оборотку через Настройки — Расширенный — Дополнительные поля. Программа позволит вывести это свойство в отчет и выполнить по нему группировку.
Подводя итог, можно сказать, что наиболее методически верным способом для казенного учреждения в БГУ 2.0 является использование ИФО. Он закрывает потребности не только по счету 106, но и по всей цепочке учета (от лимитов до расчетов с поставщиками).
Если же ваша задача локальна и касается только капстроительства, использование раздельных карточек объектов в справочнике Объекты капитальных вложений с последующей консолидацией при вводе в эксплуатацию будет самым простым и безопасным методом, не требующим глубоких изменений в настройках системы.
Рекомендуем также обратить внимание на справочник Виды затрат. Если субконто Виды затрат на счете 106.11 у вас свободно или используется формально, вы можете завести виды затрат с префиксами бюджета:
- Строительные работы (Федеральный бюджет)
- Строительные работы (Областной бюджет)
- Проектно-изыскательские работы (Федеральный бюджет)
Это позволит видеть структуру затрат прямо в стандартной оборотке счета 106 без настройки дополнительных фильтров. Выбирайте метод, который максимально соответствует требованиям ваших проверяющих органов.