← На главную

Организация сменного режима работы для сотрудников охраны (сторожей) часто вызывает трудности у бухгалтеров и кадровых специалистов. Типичная ситуация: в штате два сторожа, которые в будние дни работают по 12 часов (с 19:00 до 07:00) через день, а в выходные и праздничные дни дежурят по 24 часа. Смена пересекает полночь, а в выходные дни её длительность удваивается.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно спроектировать и настроить такой график работы в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0». Мы рассмотрим все нюансы: от предварительных настроек программы до расчета сверхурочных при суммированном учете рабочего времени.

Шаг 1. Предварительные настройки программы

Прежде чем приступать к созданию самих графиков, нам необходимо убедиться, что в информационной базе включен весь необходимый функционал. Если этого не сделать, программа просто не позволит нам разделять рабочее время на дневные, ночные или вечерние часы.

Рассмотрим, какие флаги должны быть установлены в настройках системы:

1. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Расчет зарплаты и перейдем по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
2. В открывшемся окне выберем вкладку Почасовая оплата. Здесь обязательно должны быть установлены флаги:
   • Применение почасовой оплаты (позволит начислять зарплату исходя из часовой тарифной ставки);
   • Ночные часы (необходимо для автоматической регистрации и доплаты за работу в период с 22:00 до 06:00).
3. Если в вашей организации локальными нормативными актами предусмотрена дополнительная оплата за работу в вечернее время, установите также флаг Вечерние часы (для учета времени с 18:00 до 22:00).
4. Нажмите кнопку Применить и закрыть для сохранения настроек.

Шаг 2. Разбор переходящих смен (стык суток)

Поскольку наши сторожа заступают на смену в 19:00 и сдают дежурство в 07:00 следующего дня, их смена является переходящей. В версиях программы ПРОФ и Базовая невозможно указать смену единым блоком «через полночь» — рабочее время необходимо строго разделять по календарным суткам.

Проанализируем структуру 12-часовой смены (с 19:00 до 07:00) и разобьем ее на составляющие элементы:

День 1 (начало смены в 19:00):

• Период с 19:00 до 22:00 — это дневное время (вид времени в 1С — Явка). Составляет 3 часа.
• Период с 22:00 до 24:00 — это ночное время (вид времени в 1С — Ночные). Составляет 2 часа.
• Итого за первый день начисляется 5 рабочих часов.

День 2 (окончание смены в 07:00):

• Период с 00:00 до 06:00 — это ночное время (вид времени в 1С — Ночные). Составляет 6 часов.
• Период с 06:00 до 07:00 — это дневное время (вид времени в 1С — Явка). Составляет 1 час.
• Итого за второй день начисляется 7 рабочих часов.

В сумме за смену сотрудник отрабатывает ровно 12 часов (4 часа дневных и 8 часов ночных). Именно в такой пропорции мы и будем заносить данные в программу.

Шаг 3. Почему жесткий цикличный график на 14 дней работать не будет?

На форумах часто советуют настроить шаблон заполнения «По циклам произвольной длины» (например, задать цикл в 14 дней, чтобы чередовать будни и выходные). Однако у этого метода есть критический недостаток.

Длина месяцев в календарных днях неодинакова (бывает 28, 30, 31 день). Из-за этого жестко заданный цикл неизбежно начнет смещаться относительно дней недели. Буквально через два-три месяца ваши 24-часовые смены, которые должны выпадать строго на субботу и воскресенье, начнут смещаться на будние дни, полностью разрушая логику учета и планирования.

Для решения этой проблемы мы применим наиболее гибкий и методологически верный инструмент 1С — связку Базового графика и ежемесячного документа Индивидуальный график.

Шаг 4. Пошаговая настройка базовых графиков работы

Нам потребуется создать два базовых графика работы (по одному для каждого сторожа), которые будут отражать их стандартный режим работы в будние дни (12-часовые смены через день).

Рассмотрим процесс создания базового графика для Сторожа №1:

1. Перейдем в раздел Настройка — Графики работы сотрудников и нажмем кнопку Создать.
2. Укажем наименование: Сменный график (Сторож 1).
3. Нажмем на ссылку Изменить свойства графика.
4. В открывшемся окне настроек заполним следующие параметры:
   • Способ заполнения: установим переключатель в положение По циклам произвольной длины (сменные графики).
   • При заполнении учитывать праздничные дни: снимем этот флаг! Это критически важно для сторожей. Охрана работает непрерывно, и если флаг будет стоять, программа автоматически сократит смены накануне праздников или уберет работу в праздничный день, что исказит норму времени.
   • Суммированный учет рабочего времени: обязательно установим этот флаг. Так как еженедельная норма в 40 часов при сменном графике не может быть соблюдена, переработки будут накапливаться и рассчитываться по итогам учетного периода.
   • Определение нормы для расчета переработок: выберем вариант По производственному календарю (из расчета 40-часовой рабочей недели).
5. В таблице Виды времени установим флаги напротив видов времени: Явка и Ночные часы.
6. В таблице Расписание работы опишем цикл чередования дней (для графика через день с переходящими сменами):
   • День 1: Явка — 3 ч., Ночные — 2 ч. (начало первой смены).
   • День 2: Явка — 1 ч., Ночные — 6 ч. (окончание первой смены).
   • День 3: Выходной (все показатели равны нулю).
   • День 4: Выходной (все показатели равны нулю).
7. Для Сторожа №2 создается аналогичный график, но его цикл сдвигается на 2 дня, чтобы сотрудники сменяли друг друга равномерно.
8. Нажмем кнопку Готово и запишем документ. Программа автоматически заполнит календарную сетку графика на весь год стандартными 12-часовыми сменами.

Шаг 5. Корректировка выходных дней через «Индивидуальный график»

Базовый график отлично планирует будние дни, но как быть с выходными и праздничными днями, когда сторожа должны работать по 24 часа? Некоторые пользователи вручную исправляют часы непосредственно в документе Табель учета рабочего времени. Так делать нельзя!

Если вы просто исправите часы в Табеле, программа зафиксирует расхождение между плановой нормой (которая осталась 12-часовой по графику) и фактически отработанным временем. В результате у вас некорректно рассчитается средний заработок для отпусков, командировок и больничных листов.

Правильный путь — использование документа Индивидуальный график. Этот документ переопределяет плановую норму времени конкретного сотрудника на конкретный месяц.

Рассмотрим алгоритм действий в конце каждого месяца (или в начале планируемого периода):

1. Перейдем в раздел Зарплата (или Кадры) — Индивидуальные графики.
2. Нажмем кнопку Создать, выберем месяц, на который составляется расписание, и укажем нашу организацию.
3. Нажмем кнопку Заполнить. В табличную часть автоматически попадут наши сторожа со своими плановыми часами из базовых графиков.
4. Найдем в таблице субботние и воскресные дни текущего месяца.
5. Вручную скорректируем эти ячейки, указав там параметры 24-часового дежурства. Для этого в ячейке дня начала 24-часовой смены укажем:
   • Явка — 16 часов, Ночные — 8 часов (суммарно 24 часа работы за сутки).
   А на следующий день (когда сотрудник отдыхает после суток) очистим ячейки, сделав их выходными.
6. Проведем документ.

Теперь программа имеет корректную и точную индивидуальную норму времени для каждого сотрудника на этот месяц. Все последующие расчеты будут производиться без ошибок.

Шаг 6. Настройка суммированного учета и регистрация переработок

При сменном графике работы еженедельная продолжительность рабочего времени практически всегда отклоняется от стандартных 40 часов. Для соблюдения законодательства необходимо вести суммированный учет рабочего времени.

В программе «1С:ЗУП 3.1» подсчет и оплата сверхурочных часов при суммированном учете автоматизированы. Они рассчитываются не ежемесячно, а в конце установленного в организации учетного периода (например, квартала или года).

Выясним, как зарегистрировать переработки:

1. В конце учетного периода (например, в декабре при годовом учетном периоде) перейдем в раздел Зарплата — Регистрация переработок.
2. Создадим новый документ, укажем период и нажмем кнопку Заполнить.
3. Программа самостоятельно проанализирует норму времени по производственному календарю, индивидуальную норму сотрудника и фактически отработанное время по табелям.
4. Разница между фактически отработанным временем и нормой будет выведена в колонку переработок. Программа автоматически распределит эти часы: первые 2 часа переработки за каждую смену будут отмечены для оплаты в полуторном размере, остальные — в двойном.
5. При начислении заработной платы за последний месяц периода документ Начисление зарплаты и взносов автоматически подберет эти данные и начислит сотрудникам положенную доплату.

Шаг 7. Оплата праздничных дней

Если смена сторожа выпадает на нерабочий праздничный день (например, 1 января или 23 февраля), эта работа также должна быть оплачена в двойном размере в силу требований ст. 153 ТК РФ.

Поскольку при настройке базового графика мы сняли флаг «При заполнении учитывать праздничные дни», программа запланирует работу в этот день. При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов система самостоятельно определит, какие часы пришлись на праздничные дни, и автоматически начислит доплату (вид начисления — Доплата за работу в праздничные и выходные дни) сверх обычного оклада или тарифной ставки.

Резюме

Правильная организация учета рабочего времени сторожей базируется на трех «китах» автоматизации в 1С:

• Разделение смен по суткам: четкое планирование дневных (Явка) и ночных часов на стыке дней.
• Индивидуальные графики: гибкое планирование 24-часовых смен в выходные дни без поломки базовых циклов.
• Суммированный учет времени: автоматический расчет переработок по окончании учетного периода с помощью специального документа регистрации.

Следуя этой методике, вы полностью исключите ошибки в расчете среднего заработка сотрудников и гарантируете корректность ведения кадрового учета в вашей организации.