← На главную

Ситуация, когда требуется перерасчет отпускных уже после их начисления и выплаты, достаточно распространена в работе бухгалтеров, использующих 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Это может произойти, например, если на момент расчета отпускных еще не была начислена заработная плата за предшествующий расчетный период, или же изменились другие данные, влияющие на средний заработок. Мы подробно рассмотрим, как действовать в такой ситуации, учитывая официальные рекомендации 1С и возможные альтернативные подходы.

Одной из наиболее частых причин возникновения такой необходимости является, как в нашем случае, задержка с начислением заработной платы за месяц, предшествующий расчетному периоду для отпуска. При первоначальном расчете отпускных средний заработок может быть определен неточно из-за отсутствия всех данных. После начисления зарплаты за этот месяц, данные о среднем заработке обновляются, и программа сигнализирует о необходимости перерасчета.

Начнем с анализа наиболее рекомендуемого и безопасного способа.

Официальная рекомендация 1С: использование документа "Исправление"

Фирма 1С настоятельно рекомендует использовать функционал "Исправить" для перерасчета отпускных, особенно если по ним уже была произведена выплата. Этот метод обеспечивает наиболее корректное отражение изменений в учете, включая НДФЛ, и предотвращает искажение информации в отчетности, например, в 6-НДФЛ. Давайте разберем его по шагам.

1. Открываем первоначальный документ "Отпуск". Мы находим тот документ "Отпуск", который был создан изначально, например, с 07.02.22 по 20.02.22 с выплатой 03.02.22.
2. Создаем документ-исправление. В документе "Отпуск" (или из списка документов) необходимо найти и нажать кнопку "Исправить". Программа 1С:ЗУП автоматически создаст новый документ, который будет являться исправлением к первоначальному. Обратите внимание, что этому новому документу будет присвоен собственный номер.
3. Пересчитываем средний заработок. В созданном документе-исправлении система автоматически предложит пересчитать средний заработок, учитывая все актуальные данные (например, начисленную зарплату за январь 2022 года). Мы видим, что в документе "Отпуск" появилась запись "Требуется перезаполнить сведения о среднем заработке", что является сигналом к действию.
4. Анализируем закладки документа-исправления.
   • На закладке "Перерасчет прошлого периода" мы увидим сторнирование (отрицательную сумму) ранее начисленной суммы отпуска. Это означает, что первоначальное начисление "отменяется".
   • На закладке "Начислено (подробно)" будет отображено новое начисление отпускных, рассчитанное с учетом всех актуальных данных.

   Сумма к выплате будет сформирована как разница между вновь начисленным значением и суммой сторнирования.

5. Проводим документ-исправление. После всех корректировок и проверки данных, мы проводим новый документ. Это действие отразит изменения в учете.

Вопросы нумерации приказов при использовании "Исправления"

Один из часто возникающих вопросов при использовании функции "Исправить" связан с нумерацией документов и приказов, поскольку создается новый документ с новым номером. Давайте проясним этот момент.

1. Новый номер документа, но не приказа Т-6. При использовании кнопки "Исправить" создается новый документ в системе 1С:ЗУП, который получает новый номер. Однако это не означает, что вам нужно выпускать и переподписывать новый кадровый приказ по форме Т-6. Первоначальный приказ Т-6 (или другая форма, используемая в организации) остается в силе. В нем указываются только даты предоставления отпуска, а не суммы выплат.
2. Корректировка в печатной форме. Если для вас принципиально, чтобы номер "приказа" в печатной форме (например, в записке-расчете Т-60) соответствовал номеру первоначального приказа, у нас есть возможность изменить его. В документах "Отпуск" (и соответственно, в их исправлениях) обычно предусмотрено поле для номера первичного документа (например, по ссылке "Первичный документ"), где мы можем указать нужный номер. Это позволяет сохранить сквозную нумерацию, если это принято в организации, или использовать префиксы.
3. Законодательное регулирование. Важно отметить, что законодательство РФ не регулирует строгим образом нумерацию кадровых приказов. Поэтому внутренняя политика организации может определять, как именно вести нумерацию документов. Программа 1С:ЗУП предоставляет гибкость в этом вопросе.

Альтернативный способ: прямое изменение исходного документа (с осторожностью)

Некоторые пользователи предпочитают не создавать документ-исправление, а вносить изменения непосредственно в первоначальный документ "Отпуск". Однако этот метод сопряжен с рисками, особенно для корректного учета НДФЛ, и не рекомендуется фирмой 1С.

Давайте разберем шаги этого метода, чтобы понимать его особенности и недостатки:

1. Отменяем проведение выплаты. В первую очередь нам придется сделать документ выплаты отпускных (например, Ведомость в кассу или Ведомость в банк) непроведенным. Это позволит нам изменить исходный документ "Отпуск".
2. Пересчитываем сумму в исходном документе "Отпуск". Теперь мы открываем первоначальный документ "Отпуск", который был создан. После начисления зарплаты за январь 2022 года, программа автоматически предложит пересчитать средний заработок. Мы выполняем этот перерасчет и проводим документ "Отпуск".
3. Корректируем данные в документе выплаты. В документе выплаты, который мы ранее сделали непроведенным, мы должны внести изменения. В расшифровке платежа нам необходимо:
   • Указать новую сумму отпускных, соответствующую пересчитанному документу "Отпуск".
   • Добавить строку без указания регистратора для суммы разницы между старой и новой суммой отпускных. Это делается для того, чтобы общая сумма выплаты, которая фактически была перечислена сотруднику, осталась неизменной, если мы не планируем доплачивать или удерживать.

   После корректировки мы проводим документ выплаты.

Риски альтернативного способа

Мы должны четко осознавать, что использование этого метода может привести к серьезным искажениям в учете, в частности, в части НДФЛ:

• Искажение информации о НДФЛ для 6-НДФЛ. Если мы напрямую меняем сумму в исходном документе, это может некорректно отразиться на дате получения дохода и дате уплаты НДФЛ. Программа может неверно определить, когда доход фактически был получен и когда НДФЛ должен был быть удержан.
• Возможные ошибки при дальнейших расчетах. Изменение уже проведенных и выплаченных документов может привести к непредсказуемым последствиям при последующих расчетах, особенно если затрагиваются расчетные периоды, влияющие на другие начисления.

Поэтому, несмотря на кажущуюся простоту, этот метод не рекомендуется к применению, особенно если нам важна точность и безошибочность налоговой отчетности.

НДФЛ при перерасчете отпускных: ключевые моменты

Рассмотрим подробнее, как перерасчет отпускных влияет на расчет и учет НДФЛ.

При доначислении отпускных (сумма увеличилась)

Если в результате перерасчета сумма отпускных увеличилась, то:

1. Дата получения дохода. Для доначисленных сумм отпускных датой получения дохода считается дата их фактической выплаты. Это означает, что если доплата отпускных произошла в другом месяце, то и доход будет учтен в этом новом месяце.
2. Учет в 6-НДФЛ. НДФЛ с доначисленной суммы отпускных будет регистрироваться на дату выплаты перерасчета. Таким образом, доначисление отразится в отчете 6-НДФЛ как обычный доход в том периоде, в котором оно было выплачено. Сдавать уточненный документ 6-НДФЛ за прошлые периоды не требуется.
3. Автоматический пересчет. При правильном использовании документа "Исправление" программа 1С:ЗУП автоматически пересчитывает НДФЛ с учетом всех новых данных, обеспечивая корректное формирование отчетности.

При уменьшении суммы отпускных

Если в результате перерасчета сумма отпускных и, соответственно, НДФЛ уменьшились, то:

1. Сторно НДФЛ. Дата получения дохода и исчисленного НДФЛ для сторно по отпускным относится к первоначальной дате их выплаты.
2. Зачет или возврат НДФЛ. В зависимости от ситуации может быть произведен зачет излишне уплаченного НДФЛ в счет будущих начислений или его возврат сотруднику по заявлению.

Налоговые вычеты

Мы должны помнить, что при выплате отпускных налоговая база для НДФЛ уменьшается на сумму вычетов за месяц, в котором стоит отпуск. Даже если отпуск затрагивает два месяца, вычет может быть произведен только за один месячный период.

Дополнительные рекомендации

• Перерасчет в текущем или следующем месяце. Если отпускные были начислены в том же месяце, за который рассчитана зарплата, то пересчитывать их лучше в следующем месяце, чтобы избежать проблем с перерасчетом страховых взносов. Страховые взносы рассчитываются документом "Начисление зарплаты и взносов", который проводится в последнюю очередь, и после его проведения редактировать межрасчетные документы нежелательно. Если же месяц в документе "Отпуск" изначально был установлен как следующий, то перерасчет лучше провести в том же месяце.
• Причина перерасчета. Всегда указывайте причину перерасчета в комментариях к документу или в соответствующих полях, если они предусмотрены, это поможет в дальнейшем анализе и аудите.

Таким образом, для корректного и безопасного перерасчета отпускных в 1С:ЗУП мы настоятельно рекомендуем использовать функционал "Исправить". Этот подход, хоть и создает новый документ в программе, обеспечивает правильное отражение всех изменений в учете и отчетности, минимизируя риски возникновения ошибок с НДФЛ и страховыми взносами.