← На главную

Рассмотрим распространенную ситуацию: сотрудник уходит в отпуск в самом начале месяца (например, 2 апреля). Согласно законодательству, отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, то есть в марте. Месяц начисления в документе отпуска установлен как апрель. В следующем месяце (мае) сотруднику начисляется премия за март, которая по правилам должна войти в расчет среднего заработка для уже прошедшего отпуска. Проанализируем ситуацию и разберем по шагам, как корректно выполнить перерасчет в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 2.5).

Законодательная база и необходимость перерасчета

Согласно Постановлению Правительства РФ № 922, если премия, учитываемая в расчете среднего заработка, начисляется после выплаты отпускных (но относится к расчетному периоду), работодатель обязан произвести перерасчет отпускных и доплатить сотруднику разницу. Избежать этого действия без нарушения трудового законодательства нельзя.

Важно четко определить период: если отпуск начинается 2 апреля, то расчетным периодом для среднего заработка являются 12 предшествующих месяцев (по 31 марта включительно). Следовательно, премия за март в расчет входит, а вот премия, начисленная за апрель — заведомо нет.

Ограничения механизма исправлений в ЗУП 2.5

Посмотрим на техническую сторону вопроса. При попытке пересчитать отпускные в старой редакции ЗУП 2.5 пользователи часто сталкиваются с проблемой: программа не дает провести документ-исправление тем же месяцем начисления.

Архитектура ЗУП 2.5 устроена так, что при использовании кнопки «Исправить» (расположенной внизу исходного документа) на уровне программного кода блокируется установка того же месяца начисления, который был в первоначальном документе. Месяц документа-исправления должен быть строго больше исходного. То есть, если исходный отпуск был начислен в апреле, исправление можно провести только маем или более поздними месяцами. Это сделано специально для сохранения целостности регистров расчета и исключения задвоения записей и налоговой базы.

Варианты оформления перерасчета

Разберем основные подходы к решению данной проблемы в учетной системе.

1. Вариант 1: Изначальное начисление отпуска в месяце выплаты.
   Чтобы избежать проблем с периодами, рекомендуется первоначальный документ начисления отпуска оформлять месяцем начисления «Март» (поскольку выплата происходит в марте). В этом случае, когда в апреле потребуется сделать перерасчет с учетом премии, вы сможете использовать кнопку «Исправить» и установить месяц начисления «Апрель». Дату получения дохода в документе-исправлении необходимо будет выставить отдельную — на тот день, когда сотруднику фактически будет доплачена разница.
2. Вариант 2: Документ-исправление будущим месяцем.
   Если первоначальный отпуск уже жестко зафиксирован периодом начисления «Апрель» и месяц закрыт, воспользуйтесь кнопкой «Исправить» и укажите месяц начисления «Май». В корректно созданном документе-исправлении автоматически появится скрытая в обычном режиме вкладка перерасчета прошлого периода. На ней сформируются красные (сторнирующие) записи первоначального начисления отпуска, а на основной вкладке сформируются новые суммы, рассчитанные уже с учетом премии.

Отражение перерасчета в НУ по НДФЛ и форме 6-НДФЛ

Особое внимание уделим налоговому учету. При перерасчете мы фактически начисляем и выплачиваем отпуск двумя частями: первоначальная сумма и сумма доплаты. У этих выплат будут разные даты фактического получения дохода (ДПД).

Например, основная сумма отпускных выплачена 30 марта, а доплата по перерасчету — 5 мая. Один документ начисления не может содержать две разные даты получения дохода. При введении документа-исправления мы указываем новую дату выплаты.

При доплате отпускных в результате перерасчета подавать корректировочный отчет 6-НДФЛ за прошлый период не нужно. Разница (сумма доплаты) признается доходом сотрудника в день ее фактической выплаты. В отчете 6-НДФЛ эта доплата и удержанный с нее налог сформируют отдельный блок в том отчетном квартале, в котором сотрудник фактически получил деньги на руки (в нашем примере — в полугодии).

Практические советы и настройки программы

Чтобы перерасчет прошел гладко, обратим внимание на следующие важные нюансы:

• Соблюдение последовательности ввода документов. Документ-исправление отпуска должен вводиться в базу строго до проведения документа окончательного расчета зарплаты за текущий месяц (документ НачислениеЗарплатыСотрудникамОрганизаций). Если нарушить последовательность и провести исправление после расчета зарплаты, программа может некорректно свернуть налоговую базу, что приведет к ошибочному уменьшению или увеличению удержанного НДФЛ.
• Настройка базы премий. Перед тем как пересчитывать отпускные, проверьте настройки самого вида расчета премии. В ЗУП 2.5 в настройках начисления существует флаг «При расчете среднего не уменьшать премии, начисленные пропорционально отработанному времени». Если расчетный период отпуска и период, за который начислена премия, не совпадают полностью, от этого флага зависит, войдет ли сумма премии в базу перерасчета целиком или будет автоматически уменьшена пропорционально отработанным дням.
• Упрощенный учет НДФЛ. Если в учетной политике установлен флажок упрощенного учета НДФЛ (когда налог удерживается непосредственно при начислении, а не документами выплаты), это может несколько упростить задачу, так как налог будет удержан в полном объеме при проведении документа-исправления. Однако это не отменяет необходимости корректно указывать дату выплаты дохода.

Используя описанные методы, вы сможете корректно отразить перерасчет отпускных в связи с доначислением премий, соблюдая как требования трудового законодательства, так и правила формирования налоговой отчетности.