Проанализируем ситуацию: сотрудник просит «справку о доходах» за период, который пересекает два календарных года (ноябрь–декабрь 2025 и январь 2026). На практике здесь всегда возникает один и тот же узел: сотрудник говорит «2-НДФЛ», бухгалтер понимает «справка для вычетов/ФНС», а по факту человеку часто нужна справка для банка, пособия, субсидии или соцслужб — и это совсем другой документ.
Давайте разберем по шагам, какую именно справку оформлять, почему «бывшая 2-НДФЛ» делится по годам, а справка в свободной форме — нет, и как все это удобно сделать в 1С (ЗУП и/или Бухгалтерия), не создавая лишней путаницы.
Сформулируем ключевую мысль: «2-НДФЛ» как отдельная справка в привычном старом формате действительно давно преобразована, а в обиходе ее названием часто продолжают называть «Справку о доходах и суммах налога физического лица», которая применяется в налоговых целях и формируется по данным учета НДФЛ.
Но сотрудник может подразумевать одно из двух:
Налоговую справку (для вычетов, подтверждения доходов для ФНС, для декларации и т. п.) — то есть «Справку о доходах и суммах налога физического лица» (бывшая 2-НДФЛ).
Справку о зарплате/доходе для внешних организаций (банк, соцзащита, пособия, субсидии, консульство, детсад, опека, кредит/ипотека). Это чаще всего свободная форма или форма банка, и она отражает доходы так, как требуется принимающей стороне (обычно по начислению, с детализацией за нужные месяцы).
Поэтому действуем практично: уточняем цель. Не обязательно устраивать допрос — достаточно одной фразы в рабочем стиле:
«Подскажите, куда нужна справка: в банк/соцзащиту/на пособие или для налоговых вычетов? От этого зависит форма: либо налоговая (бывшая 2-НДФЛ) за календарный год, либо справка в свободной форме за запрошенный период.»
Дальше выбираем ветку решения. Рассмотрим обе — так вы сможете закрыть вопрос в любом сценарии.
Разберем подробнее, почему деление по годам здесь не прихоть, а логика налогового учета.
Налоговая справка «о доходах и суммах налога физического лица» формируется за налоговый период, то есть за календарный год. Именно поэтому, когда сотрудник просит период, который «перешагнул» границу года, корректный и общепринятый путь — сформировать две справки: за 2025 год и за 2026 год.
Важно: сотрудник может говорить «за ноябрь 2025 — январь 2026», но в налоговой справке доход отражается по правилам НДФЛ, а эти правила завязаны не на «месяц начисления зарплаты», а на «дату фактического получения дохода» (для зарплаты — на дату выплаты). Для 2023+ это особенно критично: зарплата и аванс в справке привязываются к дате выплаты.
Отсюда частая неожиданность: зарплата за ноябрь, выплаченная в декабре, в налоговой справке попадет в декабрь (по факту выплаты), а не в ноябрь. Это не ошибка — это следствие правил учета НДФЛ.
Теперь ответим на главный вопрос автора: «Можно ли сделать 2 справки: ноябрь–декабрь 2025 и январь 2026?»
Если речь о налоговой справке (бывшая 2-НДФЛ), то правильно делать две справки именно по годам: 2025 и 2026. Внутри 2025 года справка не «режется» на ноябрь–декабрь отдельным документом — она отражает весь годовой налоговый период. Если сотруднику принципиально нужны только последние месяцы, это уже признак, что ему чаще нужна не налоговая справка, а справка о зарплате в свободной форме (см. Решение 2).
При этом на практике допустимы два рабочих варианта выдачи налоговой справки, когда сотруднику нужен «кусок» текущего года:
Выдать справку за полный прошлый год (2025) и справку за текущий год (2026) по состоянию на дату выдачи. Так делают чаще всего: сотрудник получит данные за январь 2026 (и, возможно, февраль, если справку формируют позже и в учете уже есть выплаты). В большинстве случаев банки/организации принимают.
Если нужна строго фиксация только до конца января, то налоговая справка — не лучший инструмент, потому что она не всегда предназначена для «обрезания» произвольного периода. В этом случае надежнее сделать справку в свободной форме за ноябрь–январь (Решение 2) и, при необходимости, дополнительно выдать налоговую за 2025 год.
Теперь посмотрим, как оформить это в 1С.
Разберем по шагам типовой путь в ЗУП, чтобы получить правильную печатную форму для сотрудника.
Откройте раздел «Налоги и взносы».
Перейдите в журнал справок для сотрудников (в разных версиях может называться как «2-НДФЛ для сотрудников» или «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»).
Нажмите «Создать».
В шапке документа выберите:
Год (сначала 2025, затем 2026).
Организация.
Сотрудник (физическое лицо).
ОКТМО/КПП (если поле доступно в форме).
Нажмите «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты и налог по данным учета НДФЛ за выбранный год.
Выполните контроль: используйте команду «Проверить», если она доступна в вашей конфигурации.
Сформируйте печатную форму: выберите печать справки (обычно это команда вида «Справка о доходах… (2-НДФЛ)»).
Эти шаги соответствуют типовой инструкции по формированию справки в ЗУП: выбор сотрудника, года, заполнение и печать.
Что делаем для вашего периода:
Сформируйте справку за 2025 год и выдайте сотруднику.
Сформируйте справку за 2026 год (она включит выплаты, относящиеся к 2026 по правилам НДФЛ, то есть фактически выплаченные с 01.01.2026).
Проверка на здравый смысл: если сотрудник просит «ноябрь–декабрь 2025», а у вас зарплата за ноябрь выплачена в декабре, то в справке за 2025 это будет «декабрьская» строка по дате выплаты. Это нормально.
Если учет зарплаты и НДФЛ ведете в «Бухгалтерии», логика похожая: выбираем год и формируем справку. Важно учитывать одну полезную деталь: в некоторых реализациях есть реквизит «Дата», который влияет на период включения данных — если дата меньше 31 декабря выбранного года, справка формируется с начала года по указанную дату. Это удобно, когда нужно показать неполный год «по состоянию на…».
Разберем общий алгоритм (названия разделов могут отличаться в зависимости от версии и интерфейса, но смысл один):
Откройте раздел, связанный с зарплатой/НДФЛ (часто это блок «Зарплата и кадры» или «Отчетность/Справки»).
Найдите пункт по справкам НДФЛ для сотрудников (может фигурировать формулировка «2-НДФЛ» по привычке интерфейса).
Создайте новую справку и выберите Год = 2025, затем сформируйте и распечатайте.
Создайте новую справку и выберите Год = 2026. Если доступен реквизит «Дата», а сотруднику нужна фиксация строго до конца января — установите дату 31.01.2026 (и проверьте, что справка действительно обрезается по дате).
Практическое правило: если реквизит «Дата» в вашей форме реально управляет периодом — используйте его; если нет — не усложняйте и выдавайте «за год/по текущую дату», а для «ровно за 3 месяца» делайте свободную форму (следующее решение).
Иногда сотрудник удивляется: «Я просил три месяца, а вы дали за год». Давайте сразу подготовим понятное объяснение, чтобы не спорить и не переделывать лишнее.
Используйте простую формулировку:
«Налоговая справка (бывшая 2-НДФЛ) формируется за календарный год по данным НДФЛ. Поскольку ваш период пересекает два года, я выдал(а) две справки: за 2025 и за 2026. Если вам нужно подтверждение дохода строго за ноябрь–январь для банка/соцзащиты, давайте оформим отдельную справку о зарплате в свободной форме за нужные месяцы».
Так вы одновременно и правильно оформите налоговую часть, и предложите то, что реально хотят банки/соцорганы.
Теперь рассмотрим самую частую реальность: сотрудник просит «за последние 3 месяца», потому что это стандартная формулировка для банка, соцзащиты или иных организаций. В таком запросе слово «2-НДФЛ» часто произносится по привычке, но по сути нужна справка о доходах (зарплате) с места работы за конкретный период.
Ключевое отличие: такая справка не является «налоговой», поэтому ее можно (и обычно нужно) составлять одной штукой за запрошенный период, не разрезая по годам.
Именно этот подход отражен и в полезном комментарии из обсуждения: «оформляется в свободной форме либо по форме банка… отражается по начислению в БУ… не надо делить по годам». Мы усилим это практикой и структурой, чтобы получить документ, который точно примут.
Разберем по пунктам, что обычно требует банк/соцорган, даже если не дал строгий бланк. Действуем так: делаем справку «самодостаточной», чтобы у принимающей стороны не было повода отказать из-за «нехватки реквизитов».
Включайте в справку следующие блоки:
Реквизиты работодателя: полное наименование, ИНН/КПП, ОГРН (если принято у вас), юридический адрес, телефон, при наличии — e-mail.
Реквизиты работника: ФИО полностью, дата рождения (если требуется), паспортные данные (по запросу принимающей стороны), СНИЛС/ИНН (если требуется), должность.
Период: укажите точно «с 01.11.2025 по 31.01.2026» (или «ноябрь 2025 — январь 2026»). Сразу фиксируем даты, чтобы не спорить о том, что считать «за январь».
Сведения о занятости: дата приема на работу, форма занятости (основное место/совместительство), характер договора (трудовой/ГПХ), при необходимости — факт продолжения работы («работает по настоящее время»).
Таблица доходов по месяцам за период: начислено, удержано (по желанию), к выплате (по желанию). Часто достаточно «начислено».
Подписи: руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо), расшифровка подписи, дата выдачи, печать при ее использовании в организации.
Общий принцип «форма свободная, но с обязательными реквизитами» часто подчеркивается в профессиональных разъяснениях и практических материалах: принимающая сторона может иметь свой шаблон, но при отсутствии — составляют в произвольном виде, лишь бы были нужные данные.
Давайте четко зафиксируем, чтобы не смешивать два мира:
Налоговая справка (бывшая 2-НДФЛ) живет по правилам НДФЛ и «привязана» к фактической дате выплаты (особенно для зарплаты после изменений, действующих с 2023 года).
Справка для банка/соцзащиты чаще всего отражает доход по начислению (как в бухгалтерском учете), потому что банку важна «стабильность и размер заработка», а не налоговая дата получения дохода. Это как раз и было отмечено в обсуждении: «в свободной форме — по начислению в БУ». Дополнительно это подтверждается тем, что банки нередко принимают как налоговую справку, так и справку в произвольной форме.
Что делаем на практике:
Если сотрудник прямо говорит «банк/ипотека» — посмотрите, не дает ли банк собственный бланк. Если дает — заполняйте его.
Если бланка нет — делайте свободную форму и показывайте начисления по месяцам (и при желании сумму «к выплате»).
Если у принимающей стороны требования «как в 2-НДФЛ» — тогда приложите налоговую справку за 2025 и 2026 плюс свободную форму за период. Часто это закрывает любые вопросы.
Теперь перейдем к самому прикладному: как быстро собрать цифры за ноябрь–январь в 1С так, чтобы они совпадали с вашими начислениями и не пришлось считать вручную.
Так как конфигурации и версии отличаются, поступим методично: берем данные из отчетов по зарплате/начислениям и оформляем справку печатной формой (если есть) или через шаблон в Word/внутренний бланк.
Рекомендуемый подход:
Сформируйте отчет по начислениям за период 01.11.2025–31.01.2026 по сотруднику (любой стандартный отчет «Начисления и удержания», «Расчетный листок», «Анализ зарплаты по сотрудникам» — выбирайте тот, который у вас принят).
Сверьте суммы с документами начисления зарплаты за соответствующие месяцы, чтобы не утащить в справку, например, перерасчеты или разовые выплаты, если они не нужны банку.
Соберите справку в одном документе: по месяцам, с итогом за период.
Если вы ведете учет в ЗУП, часто удобнее оперировать расчетными документами и расчетными листками; если в Бухгалтерии — отчетами по зарплате и ведомостями. Наша цель — не «идеальный универсальный отчет», а корректные суммы начислений за период.
Ускорение работы (организационный лайфхак): заведите внутренний шаблон справки в свободной форме (в Word или во внутреннем шаблоне печати), чтобы дальше вы просто подставляли три месяца и суммы. Тогда следующий запрос сотрудника будет закрываться за 5 минут.
Посмотрим на пример (без привязки к конкретному банку):
Заголовок: «Справка о доходах с места работы».
Текст: «Выдана Иванову Ивану Ивановичу, работающему в ООО «…» в должности …, о том, что его доход за период с 01.11.2025 по 31.01.2026 составил: …»
Таблица: Ноябрь 2025 — начислено …; Декабрь 2025 — начислено …; Январь 2026 — начислено …; Итого …
Заверение: «Справка выдана по месту требования» + подписи.
Эта логика совпадает с распространенными примерами «справка о зарплате за 3 месяца» и общими рекомендациями по свободной форме: четкий период, суммы, реквизиты и подписи.
Давайте заранее проанализируем, где обычно «ломается ожидание» сотрудника — это сэкономит вам время на переписку и переделки.
Ожидание сотрудника: «зарплата за ноябрь должна стоять в ноябре». Реальность: в налоговой справке зарплата отражается на дату фактической выплаты; после изменений в НК РФ для зарплаты датой фактического получения является дата выплаты. Поэтому «ноябрьская» зарплата, выплаченная в декабре, будет декабрьской строкой.
Ожидание: «дайте справку ровно за 3 месяца». Реальность: налоговая справка — годовая, ее логика не про «3 месяца», а про налоговый период.
Ожидание: «сделайте одну справку за ноябрь–январь, как попросил». Реальность: если это именно налоговая справка, один документ на два года не является стандартной формой по налоговому периоду; корректнее две справки по годам.
Ожидание: «мне нужна 2-НДФЛ, потому что банк так сказал». Реальность: банк часто принимает несколько вариантов: налоговую справку, свободную форму или форму банка. Поэтому лучше уточнить требования банка и выдать подходящий документ.
Иногда выгоднее закрыть вопрос «с запасом», особенно если сотрудник сам не уверен, что нужно. Рассмотрим практичный комплект документов, который обычно принимают без вопросов:
Справка о доходах и суммах налога физического лица за 2025 год.
Справка о доходах и суммах налога физического лица за 2026 год (по состоянию на дату выдачи).
Справка о зарплате в свободной форме за период 01.11.2025–31.01.2026 (по начислениям, с помесячной детализацией).
Так вы перекрываете обе логики: и налоговую, и «три месяца». Особенно полезно, если сотрудник идет в банк: банки часто указывают «2-НДФЛ или справка по форме банка/в свободной форме».
Чтобы снизить нагрузку на бухгалтерию, можно корректно подсказать сотруднику альтернативный путь: часть справок о доходах за прошлые годы можно получить в электронном виде через сервисы ФНС или Госуслуги, выбрав нужный период. Но важно понимать: это не отменяет обязанности работодателя выдавать документы по запросу, просто иногда сотруднику удобнее получить их онлайн.
Как использовать эту подсказку безопасно:
Если сотруднику нужны данные «за прошлые годы» и он умеет пользоваться личным кабинетом — напомните, что справку можно скачать самостоятельно.
Если сотруднику нужен документ «прямо сейчас» с печатью/подписью работодателя — оформляйте у себя.
Соберем все в понятный чек-лист, чтобы вы могли действовать без сомнений.
Выясните назначение справки: налоговая (вычеты/ФНС) или для банка/соцзащиты.
Если нужна налоговая (бывшая 2-НДФЛ):
Сформируйте две справки — за 2025 и за 2026 (налоговый период = календарный год).
Объясните сотруднику, что отражение дохода идет по правилам НДФЛ (по дате выплаты), поэтому «месяцы» могут выглядеть иначе, чем в начислениях.
Если нужна справка для банка/пособий/соцзащиты:
Сделайте одну справку в свободной форме за период 01.11.2025–31.01.2026.
Покажите доход по начислению (если не задано иначе) и приложите реквизиты/подписи.
Если есть форма банка — заполните форму банка.
Если сотрудник не уверен — выдайте комбинированный комплект: две налоговые по годам + одну свободную за период.
Если сотрудник просит именно «бывшую 2-НДФЛ» (налоговую справку о доходах и суммах налога), то оформляйте две справки: за 2025 год и за 2026 год, потому что справка формируется за календарный год. Если сотруднику нужна справка «за последние 3 месяца» для банка/соцзащиты, делайте одну справку в свободной форме за запрошенный период (ноябрь 2025 — январь 2026) и не делите ее по годам.
Информация носит справочный характер.