Рассмотрим ситуацию, когда организация начислила работнику заработную плату, но фактически ее не выплатила: расчетный счет заблокирован, денежные средства списываются в счет ЕНП, а сотрудник просит справку, которую по привычке называют справкой 2-НДФЛ. Разберем по шагам, нужно ли включать в такую справку начисленную, но невыплаченную зарплату, можно ли сделать «нулевую» справку и какой документ лучше выдать сотруднику для судебных приставов.
Посмотрим на важный момент: привычная форма 2-НДФЛ уже несколько лет не применяется как самостоятельное название справки для работника. Сейчас сотруднику выдают справку о доходах и суммах налога физического лица. В быту ее по-прежнему часто называют «2-НДФЛ», но корректнее использовать действующее название.
Справка о доходах предназначена не для подтверждения любой начисленной зарплаты, а для отражения доходов физического лица и сумм НДФЛ. Поэтому при ее заполнении нужно смотреть не только на бухгалтерские начисления по зарплате, но и на правила налогового учета по НДФЛ.
Разберем основную логику:
Работнику начислили зарплату в бухгалтерском и кадровом учете.
Деньги работнику фактически не выплатили.
НДФЛ с этой зарплаты не удержали, потому что удерживать налог можно непосредственно из дохода при его фактической выплате.
Доход для целей НДФЛ в денежной форме возникает на дату выплаты дохода.
Если выплаты не было, то в справку о доходах невыплаченная зарплата не должна попадать как фактически полученный доход.
Вывод: если за запрошенный период сотруднику вообще ничего не выплачивали, справка о доходах не должна показывать начисленную, но невыплаченную зарплату как доход. В такой ситуации проблема решается не включением всех начислений в месяцы начисления, а выдачей правильного документа под цель запроса.
Проанализируем причину спора. В бухгалтерском учете зарплата действительно начислена. Она отражает задолженность работодателя перед работником. Но справка о доходах и суммах налога физического лица заполняется по правилам главы 23 НК РФ, то есть по правилам НДФЛ.
Для денежных доходов датой фактического получения дохода является день выплаты дохода, в том числе день перечисления денег на банковский счет работника. Поэтому для зарплаты, выплаченной после 2023 года, ориентируемся именно на дату фактической выплаты.
Рассмотрим подробнее на простом примере.
Работнику начислена зарплата за январь 2026 года в сумме 80 000 руб. Из-за блокировки счета организация в январе, феврале и марте ничего работнику не перечислила. В бухгалтерском учете задолженность перед сотрудником есть. Но для целей справки о доходах за январь, февраль и март фактически полученного денежного дохода нет.
В этом случае не нужно ставить в январь всю январскую зарплату только потому, что она начислена. Также не нужно распределять невыплаченную сумму по месяцам начисления. Для справки о доходах важен месяц, в котором доход фактически получен работником.
Если зарплата за январь будет выплачена, например, 15 апреля, то доход для целей НДФЛ появится в апреле. В приложении к справке доход будет отражаться в месяце фактического получения, то есть в месяце выплаты, а не в месяце начисления.
Разберем по шагам ситуацию, когда выплат не было не весь период, а только часть зарплаты задержана.
Допустим, сотруднику начислена зарплата:
за январь — 80 000 руб.;
за февраль — 80 000 руб.;
за март — 80 000 руб.
Фактически работнику выплатили:
20 января — аванс за январь 30 000 руб.;
10 февраля — окончательный расчет за январь 50 000 руб.;
после этого выплат не было.
В справке о доходах нужно показать только фактически выплаченные суммы. Поэтому в справку попадут доходы, выплаченные 20 января и 10 февраля. Невыплаченная зарплата за февраль и март не попадет в справку до момента выплаты.
Посмотрим на логику по месяцам:
в январе отражаем сумму, фактически выплаченную в январе;
в феврале отражаем сумму, фактически выплаченную в феврале;
в марте ничего не отражаем, если в марте выплат не было;
зарплату за февраль и март покажем в том месяце, когда ее фактически выплатим.
Именно из-за этого в программах 1С после перехода на новые правила НДФЛ зарплатные доходы могут отражаться в справке не по месяцу начисления, а по месяцу выплаты. Это не ошибка, если программа корректно ведет учет НДФЛ по датам фактического получения дохода.
Теперь выясним причину формулировки «нулевая справка». В разговорной практике бухгалтеры так называют справку, в которой нет доходов и нет НДФЛ. Но в нормативном смысле отдельной формы «нулевая 2-НДФЛ» нет.
Если работник просит именно справку о доходах, а за указанный период у него нет фактически полученных доходов, возможны два практических подхода:
не формировать справку о доходах, потому что в ней нет данных для заполнения;
выдать работнику поясняющую справку в свободной форме о том, что за указанный период доходы фактически не выплачивались, НДФЛ не удерживался, за организацией числится задолженность по заработной плате.
На практике второй вариант обычно удобнее. Он закрывает запрос работника и дает понятный документ для банка, соцзащиты, приставов или другой организации. Но важно не называть такую справку «2-НДФЛ», если она не является справкой о доходах по утвержденной форме.
Правильнее выдать не «нулевую 2-НДФЛ», а справку в свободной форме о невыплате заработной платы и наличии задолженности.
В рассматриваемой ситуации сотрудник просит документ для судебных приставов. Разберем, какой документ будет наиболее полезным.
Судебным приставам обычно важно понять не только сумму дохода по НДФЛ, но и фактическое наличие выплат, возможность удержаний, размер задолженности работодателя перед работником. Поэтому справка о доходах может оказаться неподходящим документом, если выплат не было.
Если зарплата начислена, но не выплачена, рекомендуем выдать сотруднику справку в свободной форме. В ней укажите:
полное наименование организации;
ИНН, КПП, ОГРН организации;
Ф. И. О. сотрудника;
должность сотрудника;
период, за который зарплата начислена;
сумму начисленной заработной платы;
сумму фактически выплаченной заработной платы;
сумму задолженности работодателя перед сотрудником;
пояснение, что НДФЛ не удержан из невыплаченной суммы, поскольку фактической выплаты дохода не было;
дату составления справки;
подпись руководителя или уполномоченного лица;
при наличии — подпись главного бухгалтера и печать организации.
Такой документ лучше соответствует цели обращения к приставам, чем справка о доходах без сумм. Он показывает, что начисления есть, но денежных выплат сотрудник не получил.
Посмотрим на пример формулировки. Его можно адаптировать под конкретную организацию и период.
Справка
Настоящая справка выдана Иванову Ивану Ивановичу, работающему в ООО «Альфа» в должности менеджера, в том, что за период с 01.01.2026 по 31.03.2026 ему была начислена заработная плата в общей сумме 240 000 руб.
Фактически заработная плата за указанный период работнику не выплачена в связи с отсутствием возможности проведения платежей по расчетному счету организации. По состоянию на 31.03.2026 задолженность ООО «Альфа» перед Ивановым Иваном Ивановичем по заработной плате составляет 240 000 руб.
НДФЛ с указанной суммы не удерживался, поскольку удержание налога производится при фактической выплате дохода работнику. Фактической выплаты дохода за указанный период не производилось.
Справка выдана для предоставления по месту требования.
Этот вариант справки не заменяет справку о доходах и суммах налога физического лица, но решает практическую задачу: подтверждает приставам отсутствие фактической выплаты и наличие задолженности работодателя.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник говорит: «Мне нужна именно 2-НДФЛ». В этом случае действуйте аккуратно.
Сначала уточните период. Справка о доходах составляется за календарный год или за часть года по данным налогового учета. Если сотрудник просит справку за 2026 год в середине года, сформируйте ее за доступный период текущего года по фактически полученным доходам.
Далее проверьте, были ли в запрошенном периоде любые фактические выплаты:
зарплата;
аванс;
премия;
отпускные;
больничные за счет работодателя или пособие, облагаемое НДФЛ;
компенсации, облагаемые НДФЛ;
иные выплаты, признаваемые доходом для целей НДФЛ.
Если такие выплаты были, включите их в справку по месяцу фактической выплаты. Если выплат не было вообще, справка о доходах может не сформироваться в программе, потому что отсутствуют данные для заполнения.
Не включайте в справку начисленную, но невыплаченную зарплату только ради того, чтобы справка была «не нулевая». Это приведет к искажению сведений о фактически полученном доходе и может создать расхождения с 6-НДФЛ.
Теперь разберем практическую часть в 1С. Конкретный путь зависит от конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия или другая зарплатная конфигурация. Но общий принцип одинаковый: справка о доходах формируется не по одному только регистру начислений зарплаты, а по данным налогового учета НДФЛ.
В 1С проверьте следующие блоки:
начислена ли зарплата документом начисления;
есть ли документы выплаты зарплаты;
сформированы ли движения по НДФЛ;
попадает ли доход в регистры налогового учета НДФЛ;
какая дата фактического получения дохода указана в документах;
есть ли удержанный НДФЛ;
попадает ли сумма в справку о доходах.
В 1С:ЗУП обычно используйте раздел Налоги и взносы и документ или рабочее место Справки о доходах. В 1С:Бухгалтерия предприятия справки для сотрудников обычно находятся в зарплатном разделе, связанном с НДФЛ и кадровым учетом.
Если справка не заполняется, это не всегда ошибка. При отсутствии фактически полученных доходов программа может не вывести строки доходов, потому что для справки нет налоговых данных.
Для проверки начисленной, но невыплаченной зарплаты используйте не справку о доходах, а зарплатные отчеты. Например, проверьте:
расчетный листок сотрудника;
свод начислений и удержаний;
ведомости на выплату зарплаты;
отчет по задолженности по зарплате;
расчеты с сотрудниками;
аналитику по счету расчетов с персоналом, если учет ведется в бухгалтерской программе.
Такие отчеты помогут подтвердить, что зарплата начислена, но не выплачена. Именно на их основании удобно составить справку для приставов.
Посмотрим, какие объекты и документы 1С обычно участвуют в такой проверке. Названия могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика сохраняется.
Начисление зарплаты и взносов — используйте для проверки сумм начисленной зарплаты.
Ведомость в банк — проверьте, была ли подготовлена выплата через банк.
Ведомость в кассу — проверьте, не оформлялась ли выплата наличными.
Ведомость на счета — проверьте перечисления на банковские счета сотрудников, если используется такой вариант выплаты.
Справка о доходах — используйте для формирования действующей справки о доходах и суммах НДФЛ.
Расчетный листок — используйте для подтверждения начислений, удержаний и задолженности перед сотрудником.
Свод начисленной зарплаты — используйте для сверки начисленных сумм по организации и сотрудникам.
Анализ НДФЛ по месяцам — используйте для проверки налогового учета доходов и НДФЛ.
Регистр налогового учета по НДФЛ — используйте для детальной проверки дат дохода, сумм дохода, исчисленного и удержанного налога.
Главная проверка в 1С: если есть начисление зарплаты, но нет документа выплаты, то в справку о доходах сумма может не попасть. Это соответствует логике НДФЛ, если фактической выплаты действительно не было.
Разберем по шагам, как бухгалтеру проверить ситуацию перед выдачей документа сотруднику.
Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что сотрудник принят на работу и по нему есть начисления за нужный период.
Сформируйте расчетный листок за период, который интересует сотрудника или приставов.
Проверьте начисленную зарплату, удержания и задолженность на конец периода.
Откройте документы выплаты зарплаты и убедитесь, что по сотруднику нет фактически проведенных выплат за спорный период.
Сформируйте отчет по НДФЛ или регистр налогового учета по НДФЛ.
Проверьте, есть ли доходы с датой фактического получения дохода в нужном периоде.
Сформируйте справку о доходах. Если программа не заполняет суммы, не добавляйте начисленную, но невыплаченную зарплату вручную как доход.
Подготовьте отдельную справку в свободной форме о начисленной, но невыплаченной заработной плате.
Такой порядок позволяет одновременно выполнить обязанность по выдаче информации работнику и не исказить налоговые данные.
Рассмотрим распространенную ошибку. Бухгалтер видит, что сотруднику начислена зарплата за январь, февраль и март, и решает вручную поставить эти суммы в справку по месяцам начисления. На первый взгляд это кажется логичным: работник действительно заработал эти суммы. Но для справки о доходах такой подход неверен.
Если включить невыплаченную зарплату в справку как доход, возникнут проблемы:
в справке появится доход, которого сотрудник фактически не получил;
НДФЛ может быть показан некорректно;
появятся расхождения с 6-НДФЛ;
после фактической выплаты зарплаты доход может задвоиться;
сотрудник передаст приставам документ, который не подтверждает реальную выплату денег;
организация создаст риск недостоверных сведений в налоговом учете.
Не исправляйте отсутствие дохода ручным добавлением начисленной зарплаты в справку о доходах. Вместо этого разделите две задачи: налоговую справку формируйте по фактическим доходам, а задолженность по зарплате подтверждайте отдельной справкой.
Посмотрим, что произойдет после фактической выплаты зарплаты. Например, зарплата за январь, февраль и март была начислена, но не выплачивалась из-за ареста счета. В июне организация смогла перечислить работнику задолженность.
В этом случае доход для целей НДФЛ возникнет в июне — на дату фактической выплаты. В справке о доходах сумма будет отражаться в месяце выплаты. При выплате организация должна исчислить и удержать НДФЛ из выплачиваемого дохода.
Разберем пример.
За январь начислено 80 000 руб.
За февраль начислено 80 000 руб.
За март начислено 80 000 руб.
Всего задолженность по начисленной зарплате — 240 000 руб.
20 июня организация выплатила работнику всю задолженность.
В справке о доходах сумма фактически выплаченной зарплаты будет относиться к июню как к месяцу фактического получения дохода. При этом в кадровых и расчетных отчетах зарплата останется начисленной за январь, февраль и март. Это нормальная разница между расчетом зарплаты и налоговым учетом НДФЛ.
Проанализируем НДФЛ отдельно. Если зарплата не выплачена, у работодателя нет возможности удержать НДФЛ из дохода работника. Налоговый агент удерживает НДФЛ непосредственно из дохода при фактической выплате.
Поэтому при полной невыплате зарплаты:
задолженность по зарплате перед работником есть;
фактически полученного дохода для справки о доходах нет;
удержанного НДФЛ нет;
перечислять НДФЛ за счет собственных средств работодателя нельзя;
при последующей выплате нужно удержать НДФЛ из выплачиваемой суммы.
Важно не путать НДФЛ с ЕНП. То, что поступающие на счет деньги списываются в счет единого налогового платежа, само по себе не означает, что НДФЛ с невыплаченной зарплаты считается удержанным у работника. Удержание НДФЛ связано с фактической выплатой дохода физическому лицу.
Если сотрудник обратился с заявлением о выдаче справки, рекомендуем не отказывать формально, а выдать ему понятный комплект документов.
Разберем оптимальный вариант:
если в периоде были выплаты — выдайте справку о доходах и суммах налога физического лица по фактически выплаченным доходам;
если выплат не было — подготовьте справку в свободной форме о том, что доходы фактически не выплачивались;
если есть начисленная задолженность — отдельно укажите сумму начисленной, но невыплаченной зарплаты;
если документ нужен приставам — прямо укажите, что справка выдана для предоставления по месту требования или в службу судебных приставов.
Такой подход лучше, чем спорить с сотрудником о названии справки. Сотрудник получает документ, который отвечает на вопрос приставов, а организация не искажает налоговую справку.
Посмотрим на возможный текст ответа, если работник просит «2-НДФЛ», а доходов по НДФЛ за период нет.
В ответ на Ваше заявление о выдаче справки о доходах сообщаем, что за период с 01.01.2026 по 31.03.2026 заработная плата была начислена, но фактически не выплачивалась. В связи с отсутствием фактической выплаты дохода суммы начисленной, но невыплаченной заработной платы не отражаются в справке о доходах и суммах налога физического лица как фактически полученный доход.
Для предоставления по месту требования Вам выдана справка о начисленной, но невыплаченной заработной плате и размере задолженности работодателя.
Такой ответ помогает объяснить разницу между налоговой справкой и справкой о задолженности по зарплате.
Рассмотрим подробнее структуру свободной справки. Она должна быть понятной для внешнего получателя и подтверждать фактическое положение дел.
В справке используйте такую структуру:
Шапка организации. Укажите наименование, ИНН, КПП, адрес, телефон.
Название документа. Например: «Справка о начисленной, но невыплаченной заработной плате».
Данные работника. Укажите Ф. И. О., должность, при необходимости табельный номер.
Период. Укажите конкретные месяцы, за которые зарплата начислена и не выплачена.
Начисления. Покажите сумму начисленной заработной платы.
Выплаты. Укажите сумму фактически выплаченной зарплаты. Если выплат не было, прямо напишите: «фактически не выплачивалась».
Задолженность. Укажите сумму задолженности на конкретную дату.
НДФЛ. Поясните, что НДФЛ с невыплаченной суммы не удерживался из-за отсутствия фактической выплаты.
Назначение. Укажите: «Справка выдана для предоставления по месту требования».
Подписи. Поставьте подпись руководителя, бухгалтера и печать при ее использовании.
Такой документ будет более информативным, чем пустая справка о доходах.
Разберем связь со справкой и расчетом 6-НДФЛ. Справка о доходах за год является частью годового расчета 6-НДФЛ. Поэтому сведения в справке должны соответствовать налоговому учету НДФЛ.
Если зарплата начислена, но не выплачена, не нужно преждевременно включать ее в доходы для НДФЛ. Иначе возникнет риск, что в отчетности появится доход, с которого налог не удержан, хотя фактической выплаты не было.
Правильный подход такой:
начисления по зарплате отражайте в зарплатном учете;
задолженность перед работником контролируйте по расчетным и бухгалтерским отчетам;
доходы для НДФЛ отражайте по фактической выплате;
НДФЛ удерживайте при выплате;
справку о доходах формируйте по данным налогового учета НДФЛ.
Основная идея: зарплатный долг перед сотрудником и доход для справки о доходах — это разные показатели. Они могут возникать в разные даты и подтверждаться разными документами.
Если приставы требуют сведения о доходах должника, рассмотрим два варианта.
Первый вариант: у работника были фактические выплаты. Тогда выдайте справку о доходах по утвержденной форме за нужный период. В ней будут отражены суммы выплаченных доходов и удержанного НДФЛ.
Второй вариант: фактических выплат не было. Тогда справка о доходах не покажет начисленную задолженность. В этом случае подготовьте пояснение или справку в свободной форме. Укажите, что зарплата начислена, но не выплачена, поэтому удержания из дохода фактически не производились.
Для приставов важна реальная возможность удержания. Если работодатель ничего не выплачивал сотруднику, удерживать суммы по исполнительному документу также не из чего. Поэтому справка о невыплате зарплаты обычно более полезна, чем попытка сделать «нулевую 2-НДФЛ».
Подведем итог и соберем порядок действий в удобный алгоритм.
Уточните у сотрудника период и цель справки.
Проверьте, были ли фактические выплаты дохода в этом периоде.
Если выплаты были, сформируйте справку о доходах и суммах налога физического лица по фактическим выплатам.
Если выплат не было, не включайте начисленную зарплату в справку о доходах.
Сформируйте расчетный листок или отчет по задолженности для внутренней проверки.
Подготовьте справку в свободной форме о начисленной, но невыплаченной зарплате.
Укажите в справке сумму задолженности и пояснение по НДФЛ.
Выдайте сотруднику документ под подпись или зарегистрируйте выдачу в журнале исходящих документов.
При последующей выплате зарплаты удержите НДФЛ и отразите доход в месяце фактической выплаты.
В рассматриваемой ситуации справка о доходах не должна заполняться начисленной, но невыплаченной зарплатой. Если работнику не было фактических выплат, дохода для целей НДФЛ не возникло, НДФЛ не удерживался, а значит, в справке о доходах нечего отражать.
Если сотруднику нужен документ для приставов, выдайте не «нулевую 2-НДФЛ», а справку в свободной форме о начисленной, но невыплаченной заработной плате. В ней покажите начисления, выплаты, задолженность и поясните, что НДФЛ не удержан, потому что фактической выплаты дохода не было.
Если позднее организация выплатит задолженность, отразите доход в справке о доходах в месяце фактической выплаты и удержите НДФЛ при выплате. Так мы корректно разделим зарплатный учет, налоговый учет НДФЛ и документы, которые нужны сотруднику для подтверждения ситуации перед приставами.
Информация носит справочный характер