← На главную

Проанализируем ситуацию, которая часто возникает у ИП на УСН, ставших плательщиками НДС по ставке 5%: деньги от покупателя приходят авансами в течение квартала, а документы хочется оформлять «одним пакетом» в конце квартала (как рекомендуют методические материалы ФНС для упрощенцев). При этом в 2026 году в печатных формах счета-фактуры и УПД появилась строка 5б, и именно она вызывает больше всего вопросов: что туда писать, когда авансовый документ оформляем в конце квартала, а отгрузки идут в течение периода или позже?

Разберем по шагам: что означает строка 5б, когда она заполняется, какие есть подходы к авансовым счетам-фактурам (и «авансовым УПД»), и как это правильно реализовать в 1С так, чтобы не получить расхождения по НДС и требования пояснений.

1) Что такое строка 5б и когда ее заполняют

Для начала выясним причину путаницы. Строки 5а и 5б внешне похожи, но смысл у них разный:

1. Строка 5а — реквизиты документа об отгрузке (накладная, акт, УПД как первичный документ и т. п.). То есть это связь счета-фактуры с первичкой на реализацию.

2. Строка 5б — реквизиты авансового счета-фактуры, который ранее был выставлен при получении предоплаты и который зачтен в оплату текущей реализации.

Ключевое правило: строку 5б заполняют не «в авансовом документе», а в документе на отгрузку (реализацию), если эта отгрузка закрывает ранее полученный аванс, по которому был выставлен авансовый счет-фактура.

Отсюда первый практический вывод, который сразу снимает половину вопросов:

Если мы оформляем авансовый УПД/авансовый счет-фактуру, строка 5б в нем обычно не заполняется, потому что авансовый документ сам ни на какой «предыдущий аванс» не ссылается.

Строка 5б — это «ссылка назад» из отгрузки на аванс. А аванс — это «точка начала», ему ссылаться не на что.

2) Почему на форумах спорят: «раз в квартал» против «на каждый аванс»

Теперь посмотрим на сам спор из обсуждения. Там фактически две позиции:

1. Подход А (рекомендательный для упрощенцев): если аванс получен и отгрузка планируется в том же квартале, можно не выставлять авансовый счет-фактуру при получении аванса; а если по итогам квартала осталась незакрытая предоплата — выставить авансовые счета-фактуры (или оформить их «пакетом») на остаток.

2. Подход Б (строго по «общей логике» НДС): выставлять счет-фактуру на каждый аванс в течение 5 календарных дней с даты получения оплаты, потому что момент определения налоговой базы по авансам привязан к дате оплаты; а затем при отгрузке делать зачет и отражать связку аванс-отгрузка.

Важно понять: вопрос про строку 5б не требует «выбирать сторону» в этом споре. Строка 5б заполняется по одинаковому принципу в любом подходе: есть авансовый счет-фактура — указываем его реквизиты в отгрузочном документе; нет авансового счета-фактуры — строку 5б оставляем пустой.

Но выбор подхода влияет на то, появится ли у вас авансовый счет-фактура вообще (и сколько их будет), а значит — будет ли что указывать в строке 5б.

3) Разберем сценарии и правила заполнения строки 5б

Дальше разберем по шагам несколько типовых сценариев, которые встречаются у ИП на УСН с НДС 5%.

Сценарий 1. Аванс и отгрузка в одном квартале, авансовый счет-фактура не выставляли

Это как раз то, что часто делают по «упрощенному» подходу: аванс получили, отгрузили в том же квартале, НДС начислили при отгрузке, авансовый счет-фактура не оформляли.

Что в строке 5б?

Ничего. Строка 5б заполняется только при наличии ранее выставленного авансового счета-фактуры. Если авансового счета-фактуры нет, то и ссылаться не на что.

Как избежать ошибки: не пытайтесь «подменить смысл» и не пишите туда накладные, акты, платежки, номера банковских выписок, даты оплат и т. п. Строка 5б — не про первичку и не про платежные документы, а строго про реквизиты авансового счета-фактуры.

Сценарий 2. Аванс получен, отгрузка позже, авансовый счет-фактура/авансовый УПД выставлен (в том числе «в конце квартала»)

Это ваш основной случай: деньги поступали в течение квартала, а авансовые документы решили оформить в конце квартала.

Как заполняем строку 5б, когда потом делаем отгрузку?

В отгрузочном УПД (или счете-фактуре на реализацию) в строке 5б указываем номер и дату того авансового счета-фактуры, который был выставлен на этот аванс и который зачитывается в оплату данной отгрузки.

Здесь важно договориться о терминологии:

1. Если вы оформляете «авансовый УПД», то внутри он содержит счет-фактурную часть и фактически выступает как авансовый счет-фактура (в рекомендованных форматах УПД).

2. Смысл строки 5б все равно остается прежним: ссылка идет на документ, который выполняет роль авансового счета-фактуры.

Таким образом, «раз в квартал» — это не про заполнение строки 5б. Это про то, сколько авансовых документов у вас появится. А строка 5б просто подхватит реквизиты нужного авансового документа в момент зачета.

Сценарий 3. Под одну отгрузку зачитываются несколько авансов

Такое бывает, когда покупатель платил частями, а вы отгружаете одной реализацией (или закрываете актом сразу большой объем).

Тогда действуем так:

В строке 5б перечисляем реквизиты всех авансовых счетов-фактур, которые относятся к этой отгрузке, обычно через разделитель «;» (точка с запятой).

Практическое правило контроля: если у вас в учете по этому контрагенту зачлось несколько документов предоплаты, то в строке 5б должны оказаться ссылки на все авансовые счета-фактуры, по которым выполнен зачет.

С точки зрения 1С это чаще всего делается автоматически: программа понимает, какие авансы закрываются реализацией, и подставляет список в строку 5б.

Сценарий 4. Частичная отгрузка в счет аванса (аванс большой, отгружаем партиями)

Проанализируем ситуацию: аванс пришел один, авансовый счет-фактура выставили, а отгружаем частями (несколько реализаций в разные даты).

Как будет заполняться строка 5б?

1. В каждой отгрузке (каждом УПД/счете-фактуре на реализацию), которая закрывает часть аванса, строка 5б будет содержать реквизиты того же авансового счета-фактуры.

2. Если аванс закрывается несколькими отгрузками, строка 5б будет повторяться (пока аванс не будет зачтен полностью).

Что важно: строка 5б не зависит от «остатка аванса» и не должна «исчезать» после первой частичной отгрузки. Она должна присутствовать на каждой отгрузке, которая делает зачет аванса.

Сценарий 5. Были исправления авансового счета-фактуры

Иногда авансовый счет-фактура исправляют (исправленный счет-фактура). Тогда в строку 5б нужно подтянуть данные актуального авансового счета-фактуры с учетом последнего исправления.

Практически это означает:

1. Если авансовый счет-фактура был исправлен до момента отгрузки — в строке 5б указываем реквизиты исправленного документа (по правилам учетной системы и форм).

2. Если исправление авансового счета-фактуры сделано уже после того, как отгрузочный счет-фактура/УПД выставлен, то обычно отгрузочный документ ради «уточнения строки 5б» не переделывают, потому что строка 5б отражает ссылку на актуальную редакцию на момент отгрузки.

Чтобы не запутаться, договоримся о контрольной логике: в строке 5б важно обеспечить прослеживаемую связку «отгрузка → конкретный авансовый счет-фактура, который зачтен». Если ваша учетная система корректно хранит историю исправлений, она и подставит корректные реквизиты.

4) Что писать в строке 5б, если авансовые документы формируем «в конце квартала»

Теперь ответим на ваш прямой вопрос максимально прикладно.

Если вы действительно оформляете авансовые документы раз в квартал (по итогам квартала) — то дальше возможны два варианта:

Решение 1. Авансовые счета-фактуры формируете только на «остаток аванса» на конец квартала

Разберем по шагам:

1. В течение квартала получаете оплату/предоплату.

2. Если в этом же квартале произошла отгрузка, то начисляете НДС при отгрузке, а авансовый счет-фактура на такую предоплату не оформляете.

3. В конце квартала смотрите, какая предоплата осталась незакрытой отгрузкой.

4. На незакрытый остаток предоплаты оформляете авансовый счет-фактуру (или авансовый УПД).

5. Когда в следующем квартале (или позже) произойдет отгрузка в счет этой предоплаты, тогда в отгрузочном УПД строка 5б будет заполнена номером и датой «квартального» авансового счета-фактуры.

Итог по строке 5б: она появляется только в отгрузках, которые закрывают аванс, по которому вы реально сформировали авансовый счет-фактуру. Если авансового счета-фактуры не было — строка 5б пустая.

Решение 2. Формируете «единый» авансовый документ в конце квартала на сумму всех авансов (включая те, что уже закрыты отгрузкой)

Этот вариант встречается на практике, когда хотят «не разбираться», что закрыто, а что нет. Но давайте сразу зафиксируем риск: такой подход усложняет сверку, потому что вы фактически выпускаете авансовый счет-фактуру на суммы, по которым уже наступила отгрузка и НДС начислен при реализации.

Если все же действовать так, то для строки 5б появляется опасность логической ошибки:

Строка 5б в отгрузке должна ссылаться на авансовый счет-фактуру, который был выставлен при получении аванса до отгрузки. Если вы формируете авансовый документ «задним числом» или после отгрузки, связка «отгрузка → аванс» становится сомнительной и может дать расхождения в книгах/регистрах.

Поэтому, если цель — минимизировать риски и сохранить понятную логику, в практике учета обычно выбирают решение 1: в конце квартала оформляем авансовые счета-фактуры только на остатки незачтенных авансов.

5) Как сделать это в 1С: где включить строку 5б и как добиться автоматического заполнения

Теперь посмотрим на пример реализации в 1С. Рассмотрим типовую логику для 1С:Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0), где строка 5б поддерживается в актуальных релизах.

Шаг 1. Проверьте, что учет НДС включен и ставка 5% настроена корректно

Прежде чем разбираться со строкой 5б, убедимся, что база в принципе ведет НДС и документы формируются как счета-фактуры/УПД с НДС.

Что контролируем:

1. В учетной политике включен функционал НДС (в зависимости от конфигурации — через настройки учета налогов и отчетности).

2. Для номенклатуры/услуг и договоров с покупателями указана корректная ставка НДС 5%.

3. В документах реализации корректно формируется НДС и отражение в книге продаж.

Почему это важно: строка 5б — часть счета-фактуры/УПД, а значит, она корректно появится только тогда, когда у документа есть «счет-фактурная» часть.

Шаг 2. Зафиксируйте поступление аванса от покупателя

Разберем по шагам типовую цепочку. Аванс обычно попадает в 1С через:

1. документ банковских операций (например, поступление на расчетный счет),

2. либо кассовый документ (если наличные),

3. либо ручную операцию в редких случаях (лучше избегать).

Ключевой момент: аванс должен попасть на расчеты с покупателем как предоплата (аналитика расчетов по авансам), иначе 1С не сможет правильно «зачесть аванс» при реализации и не поймет, какой авансовый счет-фактура подставлять в строку 5б.

Шаг 3. Сформируйте авансовые счета-фактуры в конце квартала (если выбрали «квартальный» подход)

Если вы действуете по варианту «в конце квартала на остаток», то удобно использовать типовую обработку 1С:

Обработка/операция регистрации счетов-фактур на аванс (в разных интерфейсах может называться по-разному, но смысл один: программа подбирает авансы, по которым еще не выставлены счета-фактуры, и формирует документы автоматически).

Разберем логику работы:

1. Выбираем период (квартал) и дату формирования (как правило, последняя дата квартала).

2. Просим 1С подобрать авансы, которые остались незакрытыми реализацией на эту дату.

3. Формируем документы СчетФактураВыданный с видом «На аванс» (или аналогичные, если работаете через УПД).

4. Проводим документы и убеждаемся, что они попали в регистры НДС (книга продаж по авансам, если применимо в вашей схеме).

Практический контроль: если у вас авансы и отгрузки в одном квартале и вы решили «не выставлять на аванс», то в конце квартала у вас не должно появиться авансовых счетов-фактур на суммы, уже закрытые отгрузкой (иначе возникнет риск двойной логики отражения).

Шаг 4. Оформите реализацию и зачет аванса

Теперь переходим к отгрузке:

1. Создаем документ реализации: накладная/акт/реализация услуг.

2. Если отгрузка идет в счет аванса, 1С должна выполнить зачет предоплаты (полностью или частично).

3. Формируем счет-фактуру на реализацию или УПД на реализацию (в зависимости от вашей схемы документооборота).

И вот здесь появляется строка 5б.

При корректном учете аванса и наличии выставленного авансового счета-фактуры 1С заполнит строку 5б автоматически реквизитами этого авансового счета-фактуры.

Если под отгрузку зачитываются несколько авансов — 1С подставит несколько реквизитов в одну строку 5б (обычно через «;»).

Шаг 5. Проверьте, что строка 5б действительно выводится в печатной форме

Иногда пользователи говорят: «1С не заполняет 5б», а на самом деле она заполняет, но печатная форма настроена не полностью или отключена функциональная опция отображения.

Что сделаем:

1. Откроем печатную форму счета-фактуры/УПД на реализацию и проверим наличие строки 5б.

2. Если строки нет, проверим настройки функциональности печати (в некоторых решениях это отдельная опция вывода новых реквизитов).

3. Если строка есть, но пустая, вернемся к учету аванса и проверим: был ли авансовый счет-фактура и был ли он действительно зачтен именно этим документом реализации.

Здесь полезный принцип диагностики: строка 5б заполняется не «по факту наличия оплат», а по факту зачета конкретного аванса, к которому привязан конкретный авансовый счет-фактура.

6) Частые причины, почему строка 5б остается пустой (и как исправить)

Давайте посмотрим на самые частые ошибки, которые приводят к пустой строке 5б или к «странным» данным в ней.

Причина 1. Авансовый счет-фактура не выставляли (или выставляли, но не на тот аванс)

Если вы выбрали подход «не выставлять авансовые документы, когда все в одном квартале», то пустая строка 5б — это нормально.

Если же отгрузка идет в следующем квартале, а авансовый счет-фактура вы все равно не сформировали — строка 5б тоже будет пустой, но тогда у вас появляется вопрос корректности учета НДС с аванса (в зависимости от выбранной методики).

Решение: сформируйте авансовые счета-фактуры на остаток предоплаты на конец квартала (или по дате получения аванса — если придерживаетесь «строгого» подхода).

Причина 2. Аванс не зачтен документом реализации

Иногда в документе реализации зачет аванса не происходит автоматически (особенно при сложных расчетах, нескольких договорах, смене валюты, ручных корректировках задолженности).

Решение: проверьте взаиморасчеты и корректность аналитики расчетов. Реализация должна закрывать аванс (полностью или частично). Без зачета аванса строка 5б не заполнится.

Причина 3. Аванс попал не на авансы (неправильная аналитика расчетов)

Если поступление денег оформлено как оплата задолженности (а не предоплата), или распределено по неправильному договору/заказу, 1С может не видеть его как аванс, и, соответственно, не сформирует связку «аванс → авансовый счет-фактура → отгрузка».

Решение: исправьте распределение оплаты так, чтобы оплата стала предоплатой по нужному договору/документу расчетов.

Причина 4. Есть несколько авансовых счетов-фактур, но в 5б попадает не тот

Такое бывает при смешении авансов по разным договорам или при частичных отгрузках без четкой привязки.

Решение: упорядочьте договоры и расчеты, используйте одну и ту же логику привязки оплат и отгрузок (например, через договор и/или документ расчетов), чтобы 1С однозначно понимала, какой аванс зачтен.

7) Как выбрать подход к авансам: два подробных варианта, и как в каждом будет работать строка 5б

Теперь систематизируем: какие есть два «рабочих» способа, и как в каждом заполняется строка 5б.

Подход 1 (минимизация документооборота): не выставляем авансовые СФ внутри квартала, в конце квартала — только на остаток

Разберем по шагам:

1. Получили аванс.

2. Если отгрузили в том же квартале — НДС начислили при отгрузке, авансовый счет-фактура не делали.

3. Если не отгрузили — на конец квартала сформировали авансовый счет-фактуру на остаток предоплаты.

4. В следующей отгрузке в счет этого аванса строка 5б заполнится номером и датой «квартального» авансового счета-фактуры.

Плюс: меньше документов, проще «жизнь» для небольших ИП, особенно при большом количестве небольших оплат.

Минус: требуется дисциплина контроля «остатка аванса», иначе можно случайно сформировать авансовый документ на суммы, уже закрытые отгрузкой.

Строка 5б: заполняется только по тем отгрузкам, которые закрывают остаточные авансы, оформленные в конце квартала.

Подход 2 (классический НДС): счет-фактура на каждый аванс, затем зачет при отгрузке

Разберем по шагам:

1. Получили аванс — выставили авансовый счет-фактуру (в установленные сроки для вашей учетной политики и регламента).

2. Сформировали книгу продаж по авансам (если применимо в вашей схеме отражения).

3. Отгрузили — выставили счет-фактуру на реализацию/УПД.

4. В отгрузочном документе строка 5б заполнилась реквизитами авансового счета-фактуры (или несколькими, если авансов несколько).

Плюс: наиболее «прямолинейная» логика контроля по каждому платежу.

Минус: больше документов, выше нагрузка на учет, выше риск технических ошибок при большом количестве оплат (если не автоматизировать).

Строка 5б: будет заполнена почти всегда, когда есть аванс и отгрузка закрывает этот аванс.

8) Практические мини-кейсы: посмотрим на примеры заполнения 5б

Чтобы закрепить, разберем несколько коротких кейсов. Мы специально описываем их словами, чтобы вы могли сразу сверить со своими документами и учетными регистрами.

Кейс А: один аванс, одна отгрузка в следующем квартале

Условия:

1. 10 января — аванс 100 000.

2. 31 марта — сформировали авансовый счет-фактуру на остаток (100 000), потому что отгрузки не было.

3. 15 апреля — отгрузка на 100 000.

Заполнение 5б:

В УПД/счете-фактуре от 15 апреля в строке 5б указываем «№ и дата авансового счета-фактуры от 31 марта».

Кейс B: два аванса, одна отгрузка

Условия:

1. 5 февраля — аванс 30 000.

2. 20 февраля — аванс 70 000.

3. 31 марта — сформировали два авансовых счета-фактуры (или один, если в вашей методике допускается объединение, но чаще 1С формирует по логике подбора авансов).

4. 10 апреля — отгрузка на 100 000.

Заполнение 5б:

В отгрузочном УПД/счете-фактуре строка 5б содержит два реквизита: «№… от …; №… от …» (по обоим авансовым счетам-фактурам).

Кейс C: аванс и отгрузка в одном квартале, авансовый счет-фактуру не делали

Условия:

1. 7 февраля — аванс 50 000.

2. 25 марта — отгрузка на 50 000.

3. Авансовый счет-фактуру не выставляли.

Заполнение 5б:

Строка 5б пустая. И это нормально, потому что «предыдущего» авансового счета-фактуры нет.

9) Что делать, если вы выписываете «авансовый УПД раз в квартал» и переживаете именно за строку 5б

Вернемся к исходному вопросу и дадим четкий алгоритм.

Если вы оформляете авансовый документ раз в квартал (в конце отчетного квартала), то:

1. В авансовом УПД строку 5б не заполняйте (она для отгрузки в счет аванса, а не для самого аванса).

2. В отгрузочном УПД строку 5б заполняйте реквизитами того авансового счета-фактуры (или авансового УПД), который был выставлен ранее и который зачитывается.

3. Если авансовый документ в вашем подходе вообще не формируется (потому что аванс и отгрузка в одном квартале) — в отгрузочном УПД строка 5б будет пустой.

4. Если зачли несколько авансов — перечислите все соответствующие авансовые счета-фактуры (обычно через «;»).

То есть правильный ответ на «как заполнять строку 5б при квартальных авансовых УПД» звучит так:

Заполняйте строку 5б только в документе на отгрузку и только реквизитами ранее выставленного авансового счета-фактуры; в авансовом УПД строку 5б не заполняйте.

10) Контрольный чек-лист перед отправкой УПД/счета-фактуры контрагенту

Чтобы закрепить и избежать типовых ошибок, давайте составим короткий чек-лист.

1. Есть ли в вашей схеме авансовый счет-фактура на этот аванс? Если нет — строка 5б должна быть пустой.

2. Если авансовый счет-фактура есть — был ли он выставлен до отгрузки? Если да — строка 5б должна содержать его номер и дату.

3. Зачтен ли аванс именно этой реализацией? Если зачет не выполнен — строка 5б не заполнится (и это сигнал проверить взаиморасчеты).

4. Если авансов несколько — попали ли в 5б все авансовые счета-фактуры, которые зачитываются?

5. Не перепутали ли вы строки 5а и 5б? В 5а — первичка на отгрузку, в 5б — авансовые счета-фактуры.

Если по чек-листу все сходится, значит строка 5б заполнена корректно и логично для сверки по НДС.

11) Итог: короткая формула решения

Подведем итог и сформулируем «формулу», которой удобно пользоваться в работе:

Строка 5б в УПД/счете-фактуре на реализацию = номер и дата авансового счета-фактуры (или авансового УПД), который был выставлен ранее и зачтен этой отгрузкой.

Если авансового счета-фактуры не было — строка 5б пустая.

Если авансов несколько — перечисляем все (обычно через «;»).

Дальше уже выбираем методику по авансам (оформлять на каждый или на остаток в конце квартала) исходя из вашей учетной политики, объема операций и допустимого уровня риска. Но независимо от методики строка 5б заполняется строго по одному смыслу: это ссылка на авансовый счет-фактуру, а не на платежи и не на отгрузочные документы.

Информация носит справочный характер и не является индивидуальной налоговой консультацией.