← На главную

Проанализируем ситуацию, которая встречается у многих: договор заключили и начали исполнять в 2025 году (когда вы на УСН работали без НДС или по «льготному» НДС), а завершение работ, отгрузка или закрывающие документы приходятся на 2026 год, когда вы уже стали плательщиком НДС. В результате возникают вопросы: нужно ли начислять НДС, по какой ставке, как быть с авансами и оплатами, как оформить документы в 1С и что делать, если заказчик отказывается доплачивать НДС сверх цены договора.

Разберем по шагам, как правильно действовать в зависимости от сценария, и параллельно посмотрим, как это удобно отразить в 1С, чтобы книги продаж и декларация по НДС сформировались без ручных «костылей».

Шаг 1. Выясним ключевой принцип: НДС «привязан» к дате реализации, а не к дате договора

Сначала зафиксируем базовое правило, от которого будем плясать: для целей НДС решающим является момент реализации (отгрузка товаров, выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) и/или получение аванса — в зависимости от того, что произошло раньше. Дата заключения договора сама по себе НДС не определяет.

Значит, если вы стали плательщиком НДС с 2026 года, то все реализации, которые вы оформляете начиная с даты, когда вы стали плательщиком НДС, облагаются НДС по вашим действующим ставкам, даже если договор подписан в 2024–2025 годах.

Дальше нам важно разделить три типовых ситуации:

1. В 2025 году получили аванс (частично или полностью), а реализация (акт/накладная) — в 2026 году.
2. Реализация была в 2025 году, а оплата «догоняет» в 2026 году.
3. В 2026 году стали плательщиком НДС не с 1 января, а «по ходу года» (например, превысили лимит), и договор тянется через границу месяца, когда возник НДС.

Теперь разберем каждую ситуацию подробно и сразу привяжем к действиям в 1С.

Решение 1. Аванс в 2025 году, реализация в 2026 году: НДС начисляем при реализации

Рассмотрим подробнее самый «болезненный» кейс: вы в 2025 году получили предоплату по длящемуся договору, а закрывающие документы (акт выполненных работ/оказанных услуг или отгрузка) оформляете в 2026 году, когда вы уже плательщик НДС.

Логика здесь такая:

1) Авансы, полученные до даты, когда вы стали плательщиком НДС, не облагаем НДС. То есть если в 2025 году вы не были обязаны исчислять НДС с авансов, то задним числом этого не делаем.

2) При реализации в 2026 году НДС начисляем в общем порядке. То есть на дату акта/накладной/УПД в 2026 году вы обязаны выделить НДС и отразить его в книге продаж.

На практике дальше возникает главный вопрос: можно ли «добавить» НДС сверх цены договора или придется «выделять» НДС из уже согласованной суммы и платить его за свой счет. Тут есть два подварианта.

Решение 1А. Заказчик согласен доплатить НДС сверх цены: пересогласуем цену и выставляем документы с НДС «сверху»

Если контрагент готов платить НДС дополнительно, действуем максимально прозрачно:

1. Оформляем допсоглашение, где фиксируем, что с даты, когда у вас появилась обязанность по НДС, цена увеличивается на сумму НДС (или цена указывается «без НДС», а НДС предъявляется дополнительно).
2. При реализации в 2026 году оформляем обычный документ реализации с признаком «НДС сверху» (то есть сумма реализации — без НДС, НДС начисляется дополнительно).
3. Выставляем счет-фактуру (или УПД) в установленный срок и регистрируем в книге продаж.
4. Оплату НДС получаем от покупателя и перечисляем в бюджет при уплате налога.

Посмотрим, как это организовать в 1С (на уровне типовой логики, без привязки к конкретной конфигурации):

1) Настройте, что вы плательщик НДС на УСН. Обычно это делается в разделе администрирования/настройки учета через НастройкиНалоговИОтчетов и параметры системы налогообложения. Важно, чтобы в карточке организации/ИП было корректно указано, что с 2026 года применяется НДС, и выбрана ставка (общая или пониженная).

2) Проверьте способ расчета НДС в документах реализации. В типовых решениях есть выбор «НДС сверху» или «НДС в сумме». Нам здесь нужен вариант «НДС сверху», чтобы не «съесть» маржу.

3) Оформите реализацию документом РеализацияТоваровУслуг (или аналогичным). В шапке документа укажите контрагента, договор, дату акта/отгрузки в 2026 году. В табличной части укажите номенклатуру/услуги/работы и ставку НДС.

4) Сформируйте счет-фактуру выданный. В типовых конфигурациях он создается на основании реализации, либо автоматически при проведении, либо через команду «Выписать счет-фактуру». Важно, чтобы счет-фактура попал в книгу продаж.

5) Закройте квартал по НДС стандартными регламентными операциями. Обычно это «Формирование записей книги продаж», «Помощник по учету НДС», проверка «Экспресс-проверкой» и формирование декларации.

В этом варианте проблем обычно минимум, потому что вы честно предъявляете НДС покупателю, а 1С формирует проводки и регистры без «ручного вмешательства».

Решение 1Б. Заказчик не согласен доплачивать НДС: считаем, что цена включает НДС, и выделяем его расчетным методом

Теперь разберем более конфликтный вариант: договор «твердый», заказчик говорит «цена фиксирована, ничего доплачивать не будем». Тогда важно понимать, что обязанность исчислить НДС у вас все равно возникает. Просто в этом случае вы не предъявляете НДС «сверх» цены, а выделяете НДС из суммы договора (то есть платите часть суммы в бюджет, уменьшая свой доход/маржу).

Что делаем пошагово:

1. Фиксируем, что цена считается ценой “с НДС” (по сути, вы продаете по “итоговой” сумме, внутри которой сидит налог).
2. Считаем НДС расчетной ставкой (по формуле «НДС = Сумма * ставка / (100 + ставка)»).
3. Оформляем реализацию в 2026 году так, чтобы 1С рассчитала налог “в сумме”.
4. Выставляем счет-фактуру (или УПД), где стоимость будет разбита на базу и НДС, но итог останется равным договорной цене.

Важно: расчетная ставка зависит от того, какие ставки НДС вы применяете в 2026 году:

— Если применяете общие ставки, то при реализации в 2026 году используете действующие общие ставки (например, базовую и пониженные, если применимо к вашим операциям) и выделяете НДС из цены.

— Если применяете пониженные ставки для УСН (например, 5% или 7% в зависимости от условий применения), то выделяете НДС расчетным методом именно по этим ставкам.

Теперь посмотрим на пример логики расчета (без привязки к конкретной ставке):

Допустим, цена по договору за этап работ — 100 000 (это итог, менять нельзя). Тогда:

— База = 100 000 / (1 + ставка/100)

— НДС = 100 000 − База

Как отразить это в 1С, чтобы не ошибиться:

1. В документе реализации выберите “НДС в сумме”. Тогда введенная вами цена будет считаться “с НДС”, а программа выделит НДС автоматически.
2. Проверьте, что ставка НДС в строке соответствует вашей обязанности в 2026 году. Ошибка на этом шаге приводит к неверной книге продаж и сумме налога.
3. Сформируйте счет-фактуру выданный и зарегистрируйте в книге продаж. Важный момент: даже если покупатель не хочет “платить НДС”, счет-фактура все равно отражает НДС как налог, исчисленный продавцом.

Риск, о котором нельзя забывать: при “НДС в сумме” ваш финансовый результат по договору снижается. Поэтому параллельно имеет смысл пересчитать маржинальность и, если возможно, заранее пересогласовать условия по будущим этапам.

Решение 2. Реализация в 2025 году, оплата в 2026 году: НДС не начисляем на «позднюю» оплату

Теперь разберем обратную ситуацию: вы отгрузили товары/подписали акт в 2025 году, когда вы еще работали без НДС (или по правилам 2025 года), а деньги поступили уже в 2026 году.

Здесь ключевой вывод такой:

Если реализация произошла в 2025 году без обязанности начислять НДС, то поступление оплаты в 2026 году само по себе не делает эту оплату объектом обложения НДС.

То есть “догонять” НДС по старой реализации из-за того, что деньги пришли позже, не нужно.

Как это сделать аккуратно в 1С, чтобы не «сломать» регистры НДС:

1. Оставляем документы реализации датой 2025 года, не перепроводим их с изменением ставок и признаков НДС.
2. Поступление оплаты в 2026 году отражаем обычными банковскими/кассовыми документами (ПоступлениеНаРасчетныйСчет, ПоступлениеНаличными и т. п.).
3. Проверяем взаиморасчеты и закрытие задолженности, но не формируем счет-фактуру на эту оплату, потому что это не аванс — это оплата по уже состоявшейся реализации.

Практический контрольный вопрос, который полезно задать себе при проверке: “Это деньги за уже подписанный акт/накладную 2025 года?” Если да — НДС в 2026 из-за оплаты не появляется.

Решение 3. НДС возникает в 2026 году не с 1 января, а с месяца превышения лимита: делим операции по дате обязанности

Иногда обязанность платить НДС появляется не «с нового года», а с середины 2026 года — например, если в 2025 вы были освобождены, но в 2026 превысили лимит, и обязанность исчислять НДС возникла с 1-го числа следующего месяца после превышения.

Тогда по длящимся договорам важно разделить поток операций так:

— Реализации до даты возникновения НДС — без НДС (в рамках вашего освобождения).

— Реализации после даты возникновения НДС — с НДС по применяемой ставке.

Разберем по шагам, как это организовать:

1. Определите точную дату, с которой вы стали плательщиком НДС. Обычно это 1-е число месяца, следующего за месяцем превышения лимита.
2. По всем документам реализации до этой даты сохраняйте “без НДС” (или тот режим, который действовал до обязанности).
3. Начиная с даты обязанности оформляйте реализацию уже с НДС и выписывайте счета-фактуры.

Как это реализовать в 1С, чтобы не перепроводить «весь год»:

1. В настройках учета установите дату начала применения НДС (в типовых решениях это делается через налоговые настройки и учетную политику). Важно, чтобы программа понимала, что “до даты” и “после даты” — разные правила.
2. Для документов реализации после даты включите ставки НДС и контроль формирования счетов-фактур.
3. При закрытии квартала используйте стандартные регламентные операции по НДС, чтобы сформировалась книга продаж только по тем операциям, где НДС действительно должен быть.

Отдельный нюанс про авансы в таком сценарии: авансы, полученные после даты возникновения обязанности по НДС, уже могут требовать начисления НДС как с авансов. Авансы, полученные до этой даты, как правило, не облагаются. Поэтому обязательно разделяйте платежи по датам.

Решение 4. Длящийся договор по этапам: определяем НДС по дате приемки этапа

Часто “длящийся договор” в реальности закрывается не одной датой, а поэтапно: ежемесячные акты, этапы строительства, этапы оказания услуг. Тогда нам нужно понять, что именно является “моментом реализации” по каждому этапу.

Чтобы не запутаться, действуем так:

1. Определяем, чем подтверждается реализация: акт, КС-2/КС-3, накладная, УПД, иной первичный документ.
2. По каждому этапу фиксируем дату подписания/передачи (или дату отгрузки).
3. Начисляем НДС только по тем этапам, которые приходятся на период, когда вы плательщик НДС.

В 1С это удобно вести так:

— На каждый этап оформляем отдельный документ реализации (чтобы НДС рассчитывался корректно по дате документа).

— По каждому документу формируем счет-фактуру выданный (или УПД) и регистрируем в книге продаж.

Если этапы “пересекают” смену ставок или режима, именно раздельные документы по этапам позволяют избежать ошибок: один документ — один набор правил.

Шаг 2. Выберем ставку НДС на УСН и проверим ограничения: общие ставки или пониженные

Дальше разберемся со ставками. На УСН в реформированных правилах встречаются два подхода:

1. Применять пониженные ставки НДС (например, 5% или 7% при выполнении условий по лимитам дохода).
2. Применять общие ставки НДС (классические ставки для НДС-учета).

Здесь важно не столько “какая ставка выгоднее”, сколько то, что режим влияет на учет:

Пониженные ставки обычно выбирают ради простой модели, но при этом часто возникают ограничения на вычеты входящего НДС или особенности их применения. Общие ставки дают полноценный механизм НДС (в т. ч. вычеты), но требуют более строгой дисциплины по счетам-фактурам и входящим документам.

Чтобы не наделать ошибок, сделаем так:

1. Проверим, какая ставка НДС у вас установлена в 1С с нужной даты (2026 год или месяц возникновения обязанности).
2. Проверим, как в 1С настроено налогообложение в карточках номенклатуры/видов услуг, чтобы в документах реализации автоматом подставлялась верная ставка.
3. Проверим, как формируются регистры НДС: книга продаж, книга покупок (если применимо), журнал счетов-фактур.

Практический совет: перед тем как массово проводить документы, создадим один тестовый документ реализации на небольшую сумму и прогоним закрытие квартала по НДС на копии базы или в тестовом периоде, чтобы убедиться, что книга продаж и декларация формируются ожидаемо.

Шаг 3. Разберем, как правильно оформлять документы в 1С по длящемуся договору

Теперь посмотрим на типовой набор документов и объектов 1С, которые чаще всего участвуют в решении задачи:

Документы реализации

— РеализацияТоваровУслуг (или документ “Реализация (акт, накладная, УПД)” в интерфейсе)

— при необходимости КорректировкаРеализации (если меняем цену/сумму, оформляем доплату НДС, исправляем первичку)

Счета-фактуры

— СчетФактураВыданный (на отгрузку/акт)

— СчетФактураВыданныйНаАванс (если в периоде вашей обязанности по НДС получаете аванс)

Регламентные операции

— формирование записей книги продаж/покупок

— помощники закрытия периода по НДС (часто в виде мастера “Помощник по учету НДС”)

Отчеты контроля

— книга продаж

— журнал учета счетов-фактур (если применимо)

— декларация по НДС

Разберем по шагам, как проводить документы, чтобы НДС “встал” правильно.

Сценарий оформления в 1С для работ/услуг: акт в 2026 году по договору 2025 года

1. Создаем реализацию датой факта выполнения (дата акта в 2026 году).
2. Выбираем вариант цены:

   — если заказчик доплачивает НДС: ставим “НДС сверху” и вводим цену без НДС;

   — если заказчик не доплачивает: ставим “НДС в сумме” и вводим итоговую цену, программа выделит налог.

3. Проводим документ и формируем счет-фактуру (или УПД) на отгрузку/акт.
4. Проверяем книгу продаж за квартал, куда попала реализация.
5. Сверяем суммы НДС с вашим расчетом (особенно если “НДС в сумме”).

Контрольный пункт: если у вас ранее по этому договору был аванс в 2025 году, то он должен закрыться взаиморасчетами, но не должен “вытянуть” НДС сам по себе. НДС появляется именно в документе реализации 2026 года.

Сценарий оформления в 1С для товаров: отгрузка в 2026 году по договору 2025 года

1. Оформляем отгрузку документом реализации датой 2026 года.
2. Выбираем ставки НДС по строкам номенклатуры согласно вашему режиму.
3. Формируем счет-фактуру выданный не позднее установленного срока по правилам НДС.
4. Регистрируем счет-фактуру в книге продаж через стандартные механизмы учета НДС.

Если вы работаете в рознице или с большим количеством мелких продаж, в типовых решениях могут использоваться агрегирующие документы и механизмы регистрации счетов-фактур. В этом случае важно, чтобы выбранный механизм корректно отражал НДС в книге продаж.

Шаг 4. Разберем, что делать с “доплатой НДС”, если часть суммы уже оплачена авансом в 2025 году

Часто возникает практический вопрос: “Аванс в 2025 получен 100%, а в 2026 мы должны начислить НДС — откуда взять деньги на налог?”

Варианты действий зависят от того, удается ли договориться с покупателем:

1. Договариваемся о доплате НДС.

   Тогда оформляем допсоглашение и выставляем покупателю документ на доплату (это может быть отдельный счет/акт на сумму НДС или корректировка условий оплаты — в зависимости от юридической модели). В 1С это часто оформляют через корректировку реализации или отдельный документ расчетов, но ключевое — чтобы НДС по реализации в 2026 году был отражен корректно в книге продаж.

2. Не договариваемся — выделяем НДС из цены.

   Тогда в 1С в реализации ставим “НДС в сумме”, и налог уменьшит базу (вашу выручку без НДС). При этом взаиморасчеты с покупателем, как правило, уже закрыты авансом, а у вас появляется обязанность уплатить НДС из собственных средств.

Чтобы не «потерять» взаиморасчеты в учете, полезно проверить:

— закрытие аванса документом реализации (чтобы не висела дебиторка/кредиторка)

— корректность аналитики по договору

— отсутствие лишних счетов-фактур на аванс, если аванс был в периоде без НДС

Шаг 5. Организуем контроль и сверку: чтобы декларация по НДС совпала с книгой продаж

После того как мы настроили документы, важно правильно “закрыть” НДС-учет за квартал.

Разберем по шагам контрольный чек-лист:

1. Сформируем книгу продаж за нужный квартал 2026 года и убедимся, что туда попали все реализации, которые должны облагаться НДС.
2. Проверим счета-фактуры выданные по этим реализациям: даты, номера, ставки, суммы.
3. Сверим расчет НДС по нескольким документам вручную:

   — если “НДС сверху”, то НДС = база * ставка;

   — если “НДС в сумме”, то НДС выделяется расчетным методом.

4. Сформируем декларацию по НДС и сверим итоговую сумму налога к уплате с оборотами книги продаж.
5. Проверим корректность периодов: чтобы реализации 2025 года случайно не “переехали” в 2026 год из-за перепроведения.

Практический совет: если база “живая” и в ней много документов, прежде чем массово менять настройки НДС, сделаем резервную копию или отработаем схему на тестовой копии. Тогда мы вместе спокойно увидим, где 1С может “подставить” не ту ставку или не тот способ расчета.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы закрепить решение, проанализируем типовые ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям и претензиям:

1. Ошибка: начисляют НДС на оплату 2026 года за реализацию 2025 года.

   Как избежать: всегда задаем вопрос — реализация была в 2025? Тогда оплата в 2026 не создает НДС сама по себе.

2. Ошибка: пытаются начислить НДС задним числом на аванс 2025 года.

   Как избежать: авансы до даты обязанности по НДС не “догоняем”, НДС появляется при реализации 2026 года.

3. Ошибка: в реализации 2026 года оставляют “Без НДС” по старой привычке.

   Как избежать: контролируем ставки в табличной части и формирование счетов-фактур. Проводим тестовый документ и проверяем книгу продаж.

4. Ошибка: выбирают “НДС сверху” при фиксированной цене, когда покупатель не доплачивает.

   Как избежать: если покупатель не доплачивает, цена фактически “с НДС”, значит нужен режим “НДС в сумме”.

5. Ошибка: перепроводят документы 2025 года после включения НДС и получают искажение прошлого периода.

   Как избежать: не перепроводим прошлый год без необходимости, фиксируем закрытые периоды, ограничиваем изменения и контролируем журналы операций.

Итоговый алгоритм: выберем нужный путь за 5 минут

Давайте соберем все в короткую схему выбора решения — так проще применить на практике:

1. Определим дату, с которой вы плательщик НДС.
2. Посмотрим дату реализации по договору.

   — Реализация в 2025: НДС по оплате 2026 не начисляем.

   — Реализация в 2026: начисляем НДС по ставке вашего режима.

3. Проверим, был ли аванс до даты НДС.

   — Был аванс в 2025: НДС на аванс не начисляем, НДС начисляем при реализации в 2026.

4. Решим вопрос цены.

   — Контрагент доплачивает: оформляем “НДС сверху”.

   — Контрагент не доплачивает: считаем цену “с НДС” и выделяем налог расчетным методом (“НДС в сумме”).

5. В 1С оформим реализацию + счет-фактуру и проверим книгу продаж и декларацию.

Если действовать по этой схеме, мы получим аккуратный учет: НДС начислен там, где нужно, документы оформлены корректно, а отчетность собирается стандартными инструментами 1С без ручных корректировок.

Важное замечание: налоговые правила и их применение зависят от конкретных условий (даты, лимиты, ставки, характер работ/услуг, формулировки договора, этапность, наличие авансов и т. д.). Поэтому перед внедрением в учет обязательно сопоставьте алгоритм с вашей ситуацией и настройками программы.

Информация носит справочный характер.