При ведении учета в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 бухгалтеры транспортных компаний часто сталкиваются с необходимостью отнесения затрат по страхованию ОСАГО непосредственно на счета производства (счет 20.01). Однако при попытке сделать это стандартными «ручными» методами программа может выдавать ошибки, связанные с отсутствием аналитики или невозможностью закрытия месяца. В этой статье мы подробно разберем, как корректно настроить учет ОСАГО, почему нельзя использовать ручные операции и какие методологические подходы наиболее актуальны сегодня.
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтер пытается отразить страховку как Расходы будущих периодов (РБП) через документ Операция, введенная вручную. При попытке закрыть месяц программа выдает ошибку: «Обнаружены обороты по дебету счета 20.01, в которых не указано подразделение». Проанализируем причины этого поведения системы.
Счет 20.01 («Основное производство») в типовой конфигурации 1С обязательно требует заполнения трех разрезов аналитики (субконто):
Если вы используете Операцию вручную, вы работаете только с бухгалтерскими проводками, но забываете о регистрах накопления. Программа часто скрывает поле Подразделение в ручной операции, если в настройках учетной политики или параметров учета установлены определенные ограничения (например, если в организации всего одно подразделение и его выбор кажется программе избыточным). Однако для корректного закрытия 20 счета наличие подразделения критически важно, так как именно в разрезе подразделений и номенклатурных групп программа рассчитывает себестоимость.
Выясним основной принцип работы в 1С: использование «Операций вручную» — это крайняя мера. Для учета ОСАГО как РБП необходимо использовать стандартную цепочку документов. Это гарантирует, что данные попадут не только в план счетов, но и в специальные регистры, по которым программа «понимает», как именно списывать расходы ежемесячно.
Разберем алгоритм действий по шагам:
Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги.Счета учета нажмем на ссылку и настроим следующие параметры:
97.21 (Прочие расходы будущих периодов).20.01.Важный нюанс: при таком подходе в момент проведения документа сформируется проводка Дт 97.21 - Кт 60 (76). А уже при регламентной операции «Закрытие месяца» программа сама будет делать проводку Дт 20.01 - Кт 97.21, автоматически подставляя подразделение и статью затрат из карточки РБП.
Проанализируем современную методологию. Согласно ФСБУ 5/2019, страховые премии часто не являются расходами будущих периодов в классическом понимании, а представляют собой дебиторскую задолженность, которая гасится по мере потребления услуги страхования. В 1С 3.0 для этого реализован механизм работы через счет 76.01.9 («Платежи (взносы) по прочим видам страхования»).
Посмотрим на преимущества этого метода:
76.01.9 специально предназначен для страховых премий, что делает учет более прозрачным.Для реализации этого способа в документе поступления вместо счета 97.21 укажите счет 76.01.9. В аналитике создайте элемент, аналогичный РБП, где укажите параметры страховки и счет затрат 20.01. Результат будет аналогичен РБП, но с более точным расчетом «подневно».
Если вы все же решили использовать ручную операцию (что не рекомендуется) или не видите поле подразделения в документах, выполним проверку настроек системы:
Администрирование — Параметры учета.Настройки плана счетов.Учет затрат проверим, установлена ли галочка По подразделениям.Подразделение включено.Обратите внимание: если в справочнике Подразделения создана всего одна запись, 1С может автоматически скрывать этот реквизит на формах для упрощения интерфейса. Чтобы вернуть его, иногда требуется добавить «техническое» второе подразделение, как отмечали участники обсуждения.
Использование счета 20.01 для ОСАГО накладывает определенные обязательства на процесс закрытия месяца. Проанализируем ситуацию: ОСАГО списывается ежемесячно равными долями. Но счет 20 — это счет основного производства. Если в конкретном месяце по той Номенклатурной группе, которую вы указали в настройках списания страховки, не было выпуска продукции или реализации услуг, то затраты по ОСАГО не спишутся на счет 90.02.
В итоге вы получите остаток по счету 20.01, который будет трактоваться как Незавершенное производство (НЗП). Если транспорт используется для общих нужд (например, и в производстве, и в управлении), возможно, стоит рассмотреть использование счета 25 («Общепроизводственные расходы»). Счет 25 при закрытии месяца распределится на 20 счет пропорционально выбранной базе (зарплате, выручке и т.д.), что исключит «зависание» страховки на остатках при отсутствии выпуска по конкретной группе.
Подведем итоги нашего разбора:
Следуя этим правилам, вы обеспечите корректное формирование себестоимости и отсутствие ошибок при выполнении регламентных операций в конце месяца.