← На главную

При выполнении регламентной процедуры «Закрытие месяца» пользователи часто сталкиваются с ошибкой: «Не указано подразделение производственных затрат. Обнаружены обороты по дебету счетов 20, 23, 25, 26, для которых не указано подразделение в документе Регламентная операция...». Особенно часто эта ситуация возникает при выполнении операции Списание расходов будущих периодов.

Разберем подробнее механизм возникновения этой ошибки, выясним причину ее появления и рассмотрим пошаговые способы исправления как в открытом, так и в закрытом учетном периоде.

Почему возникает ошибка при списании РБП

Проанализируем логику работы регламентной операции Списание расходов будущих периодов. При ежемесячном списании части затрат со счета 97 (или субсчетов 76.01) в дебет счетов затрат (20, 23, 25, 26) программа формирует проводку автоматически. При этом счет дебета и субконто затрат берутся из справочника Расходы будущих периодов (поле «Способ признания расходов»).

Однако в самом справочнике Расходы будущих периодов аналитика по подразделению не задается — в форме элемента указываются только счет затрат и статья затрат. Подразделение затрат для проводки дебета алгоритм закрытия месяца берет напрямую из аналитики кредитуемого счета 97, где числится первоначальный остаток. Если в первичном документе подразделение для счета 97 не было заполнено, регламентная операция списывает сумму в дебет счета затрат с пустым подразделением. Счета производственных затрат требуют обязательного указания подразделения, поэтому процедура закрытия месяца прерывается ошибкой.

Диагностика незаполненных подразделений

Прежде чем исправлять документы, локализуем источник пустой аналитики с помощью стандартных отчетов программы. Разберем по шагам:

1. Откроем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету для счета 97.21 (или 97, 76.01.9, 20, 26).
2. Нажмем кнопку «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» добавим флажок Подразделения.
3. Сформируем отчет и найдем строки с пустым значением подразделения (в отчете они отображаются как пустые скобки <...>).
4. С помощью двойного клика по пустой строке сформируем Карточку счета, чтобы найти конкретный документ-регистратор, сформировавший остаток без подразделения.

Способ 1. Исправление в первичном документе (для открытого периода)

Если период, в котором возник остаток на счете 97, открыт для редактирования, исправим первичный документ:

1. Откроем исходный документ (например, Поступление (акт, накладная), Авансовый отчет или Ввод остатков).
2. В табличной части документа или на вкладке счетов учета найдем строку со счетом 97.21.
3. Обратим внимание на графу Подразделение (или Подразделение затрат) рядом со счетом учета РБП. Заполним необходимое подразделение организации.
4. Проведем документ заново.
5. Вернемся в обработку Закрытие месяца и перезапустим регламентные операции.

Способ 2. Корректировка остатка операцией вручную (для закрытого периода)

Если ошибка тянется из закрытого периода или ввод остатков редактировать запрещено, не следует вручную корректировать каждую ежемесячную регламентную операцию. Исправим аналитику остатка в текущем открытом периоде один раз:

1. Перейдем в раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную» и создадим документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет) датой начала текущего закрываемого месяца.
2. Добавим проводку по переносу аналитики:
   • Дебет: счет 97.21, субконто Расходы будущих периодов (нужный элемент), Подразделение (выбираем правильное подразделение).
   • Кредит: счет 97.21, субконто Расходы будущих периодов (тот же элемент), Подразделение (оставляем пустым).
   • Сумма: остаток несписанной суммы РБП на начало текущего месяца.
3. Запишем и закроем документ.
4. Выполним регламентную операцию Списание расходов будущих периодов — теперь подразделение подставится автоматически для текущего и всех последующих месяцев.

Другие возможные причины ошибки

Если ошибка возникает не при списании РБП, а на этапе закрытия счетов 20, 23, 25, 26, проверим следующие документы и справочники:

1. Амортизация основных средств: откроем справочник Способы отражения расходов по амортизации и проверим, указано ли подразделение для производственных счетов затрат.
2. Списание материалов: в документах Требование-накладная или Расход материалов убедимся, что на вкладке «Счет затрат» поле Подразделение затрат заполнено.
3. Зарплата и взносы: проверим способы отражения зарплаты в учете на предмет корректности заполнения подразделений затрат.
4. Ручные проводки: убедимся, что в документах Операция по дебету производственных счетов не оставлены пустые субконто подразделений.