При работе с кадровыми документами и отчетностью в 1С Зарплата и Управление Персоналом (1С ЗУП), особенно с введением кода Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ), пользователи часто сталкиваются с вопросами о его правильном заполнении и автоматическом подтягивании в отчеты, такие как СЗВ-ТД, а с 2023 года — подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Мы рассмотрим типичные проблемы, связанные с ОКЗ, и выясним, как их эффективно решать.
Предположим, вы столкнулись с ситуацией, когда в вашей базе 1С ЗУП 2.5 Корп была введена трудовая функция с кодом ОКЗ для должности, но при формировании отчетов СЗВ-ТД или СЗВ-Р этот код автоматически не заполняется. Особенно остро вопрос встает, если речь идет о старых сотрудниках, принятых, например, в 2015 году, когда требования к ОКЗ еще не существовали, а увольняются они уже в период обязательного применения кода, например, в 2021 году. Возникает закономерный вопрос: нужно ли перепроводить кадровые документы и активировать опцию "отразить в трудовой книге", чтобы код ОКЗ появился в отчете?
Код ОКЗ — это ключевой элемент для классификации профессий и должностей, который стал обязательным для заполнения в отчетах о трудовой деятельности. С 1 июля 2021 года он стал обязательным для кадровых мероприятий "Прием" и "Перевод". Это было сделано для стандартизации сведений о трудовой деятельности граждан и обеспечения единообразия в данных, передаваемых в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР). Позднее, начиная с 4 квартала 2022 года (с 8 ноября 2022 года), требование о его обязательном указании распространилось также на мероприятия "Увольнение", "Приостановление" и "Возобновление" согласно новым форматам отчетности ПФР, утвержденным Постановлением Правления ПФР от 13.10.2022 № 217п. Это означает, что при увольнении сотрудника, произошедшем с этой даты, код ОКЗ теперь также должен быть указан.
С 1 января 2023 года форма СЗВ-ТД была отменена в связи с объединением ПФР и Фонда социального страхования (ФСС) в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). Вместо нее сведения о трудовой деятельности теперь подаются в составе подраздела 1.1 формы ЕФС-1. В этом новом отчете требование об обязательном указании кода выполняемой функции по ОКЗ сохраняется.
В современных версиях 1С ЗУП (начиная с 3.0 и выше) код ОКЗ указывается не напрямую в карточке должности, а в специальном справочнике "Трудовая функция". Этот справочник связан с должностью или позицией штатного расписания. Именно из этого справочника система "подтягивает" необходимые сведения в кадровые документы и далее в отчетность.
В более ранних версиях 1С ЗУП, таких как 2.5 Корп, могли возникать сложности с автоматическим заполнением кода ОКЗ в СЗВ-ТД. Это могло быть связано как с особенностями конфигурации, так и с требованиями к актуальности релиза программы. В некоторых случаях требовалась ручная корректировка данных в самом документе или файле выгрузки.
Для корректного заполнения ОКЗ в отчетах крайне важно убедиться, что трудовая функция с указанным кодом заполнена в соответствующем кадровом документе, таком как "Прием на работу", "Кадровый перевод" или "Увольнение".
Если вы обнаружили, что код ОКЗ не заполняется в отчетах, выполним следующие шаги по диагностике и устранению проблемы:
Прежде всего, откройте тот кадровый документ (например, "Кадровое перемещение" или "Увольнение"), на основании которого формируется отчет. В нем должна быть колонка или поле "Трудовая функция". Убедитесь, что это поле заполнено и содержит необходимую трудовую функцию, к которой привязан код ОКЗ. Если поле пустое, заполните его, выбрав из справочника соответствующую трудовую функцию.
Проблемы с автоматическим заполнением ОКЗ могли быть исправлены в обновлениях программы. Особенно это актуально для старых версий, таких как 1С ЗУП 2.5 Корп, которые требовали своевременных обновлений для соответствия новым форматам отчетности ПФР. Убедитесь, что ваша программа обновлена до последнего актуального релиза.
Да, в большинстве случаев перепроведение кадровых документов является необходимым шагом. Если вы ввели или изменили трудовую функцию с ОКЗ уже после того, как документ "Прием на работу" или "Кадровый перевод" был проведен, система не сможет автоматически подтянуть новые данные в отчет. Перепроведение документа заставит систему обновить регистры и записать актуальную информацию, включая код ОКЗ.
Эта галка в кадровых документах (например, в "Приеме на работу", "Кадровом переводе", "Увольнении") непосредственно влияет на формирование сведений о трудовой деятельности, которые попадают в СЗВ-ТД или ЕФС-1. Если галка не установлена, мероприятие не будет отражено в отчете, и, соответственно, код ОКЗ не будет выгружен. Убедитесь, что данная галка установлена для всех мероприятий, по которым необходимо сформировать отчетность.
Рассмотрим ситуацию с сотрудником, который был принят на работу, например, в 2015 году. Очевидно, что в документе "Прием на работу" того времени код ОКЗ не указывался, так как это требование еще не было введено. Однако, если этот сотрудник увольняется в период, когда ОКЗ уже обязателен (например, после 8 ноября 2022 года), то код должен быть указан в отчете.
Для событий до 8 ноября 2022 года: если сотрудник увольнялся до этой даты (как в примере автора с увольнением в 2021 году), то согласно действовавшим тогда правилам, код ОКЗ при увольнении не требовался. Поэтому отсутствие этого кода в СЗВ-ТД за 2021 год было бы нормальным и не являлось бы ошибкой.
Для событий с 8 ноября 2022 года и далее: с этого момента код ОКЗ обязателен и при увольнении. Если для такого мероприятия код не подтягивается, вам нужно:
Если для сотрудника, принятого давно, ранее не было кадровых перемещений с указанием трудовой функции и ОКЗ, то при увольнении система должна будет взять код из текущей, актуальной трудовой функции, привязанной к его должности. Если же в карточке должности или штатном расписании трудовая функция с ОКЗ не указана, ее необходимо внести.
Если вы обнаружили, что код ОКЗ был указан неверно или отсутствовал в ранее сданных сведениях СЗВ-ТД (или ЕФС-1), его можно исправить.
В 1С ЗУП для этих целей используется документ "Регистрация трудовой деятельности". Разберем шаги:
Создайте новый документ "Регистрация трудовой деятельности".
Добавьте запись об отмене неверного мероприятия. Для этого повторите исходное мероприятие (например, "Прием"), но с типом "Отмена". Это "обнулит" ранее отправленные, но ошибочные сведения.
Создайте новую запись с правильным кодом ОКЗ. Для этого добавьте еще одно мероприятие (например, "Прием") с правильными данными, включая корректный код ОКЗ. Убедитесь, что дата мероприятия соответствует исходному.
Сформируйте и отправьте отменяющий и корректирующий отчет в СФР.
При исправлении данных за периоды до 2023 года (когда действовала форма СЗВ-ТД) могут возникнуть дополнительные сложности, так как 1С не всегда автоматизирует создание отчетов текущей датой в прежней форме. В таких случаях может потребоваться ручное редактирование файла выгрузки, чтобы он соответствовал формату СЗВ-ТД, если СФР требует его представление именно в старом формате.
Работа с кодом ОКЗ в 1С ЗУП требует внимательности и понимания актуальных требований законодательства. Важно своевременно обновлять программу, корректно заполнять справочник "Трудовая функция" и убеждаться, что кадровые документы содержат все необходимые сведения и правильно отражены в регистрах для формирования отчетности. При возникновении проблем с автоматическим заполнением, начинайте диагностику с проверки заполнения трудовой функции в самих кадровых документах и при необходимости перепроводите их, чтобы система обновила данные.