← На главную

При работе с программой 1С:ЗУП 3.1 многие пользователи сталкиваются с вопросом о том, как правильно соотнести должности из штатного расписания с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ). Часто возникает желание «создать свой ОКЗ» или найти точное название должности из организации, но классификатор устроен иначе. Давайте разберемся, как избежать распространенных ошибок и корректно настроить коды ОКЗ для кадрового учета и отчетности.

Развенчиваем миф: ОКЗ — это не список должностей

Первоочередное заблуждение, с которым мы сталкиваемся, это попытка найти в ОКЗ точное наименование должности, например, «старший менеджер по развитию региональных продаж» или «менеджер-координатор». Важно понимать, что:

1. ОКЗ — это классификатор занятий, а не должностей. В отличие от устаревшего ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), который содержал конкретные названия профессий и должностей, ОКЗ группирует виды трудовой деятельности по уровню квалификации и специализации. Это означает, что для многих должностей, существующих в штатном расписании, в ОКЗ не будет отдельной, точно совпадающей строки. Мы должны искать базовую трудовую функцию.
2. Приставки «старший», «младший», «ведущий» не влияют на код ОКЗ. Если у нас есть должности «Кладовщик» и «Старший кладовщик», их трудовые функции (приемка, хранение, отпуск товарно-материальных ценностей) по сути идентичны. Соответственно, код ОКЗ для них, скорее всего, будет одним и тем же, например, 4321 для кладовщика. Аналогично, если в вашей организации есть должность «Врач», а основная деятельность компании не связана с медициной, это не означает, что нужно «удалять» медицинские коды из классификатора. ОКЗ является общероссийским справочником, и он должен содержать все возможные занятия.
3. Не всегда название должности соответствует коду занятий. Как было отмечено в ходе обсуждения, должность «программист-системщик» в штатном расписании не всегда напрямую отражает код занятий. Нам необходимо ориентироваться на основное содержание выполняемых трудовых функций.

Если при поиске по слову «менеджер» находится только «офис-менеджер», это не означает, что других менеджеров нет в классификаторе. Это указывает на необходимость изменить подход к поиску и, возможно, проверить полноту загрузки классификатора в программе. Мы выясним это далее.

Зачем нужен ОКЗ: Обязательная отчетность ЕФС-1 и риски

С 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности сотрудников подаются в составе единой формы ЕФС-1 (взамен СЗВ-ТД). Код ОКЗ стал обязательным реквизитом для любого кадрового события – приема на работу, перевода, увольнения и других. Без этого кода отчет просто не будет принят Социальным фондом России (СФР).

Код ОКЗ состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», где первые четыре цифры указывают на основную группу занятий, а пятая — это контрольное число. В 1С:ЗУП контрольное число обычно подставляется автоматически при выборе группы, что помогает избежать ошибок. Однако, мы должны быть очень внимательны, так как:

• СФР строго сверяет присланные коды с эталонным справочником.
• Если мы укажем несуществующий код, допустим ошибку в контрольном числе или просто не заполним его, отчет будет отклонен с кодом ошибки «30» (требуется исправление).
• За непредоставление или подачу недостоверных сведений должностному лицу грозит штраф от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника. Это подтверждает важность корректного и осознанного использования ОКЗ.

Как найти и привязать код ОКЗ в 1С:ЗУП 3.1: Пошаговая инструкция

Давайте разберем алгоритм работы с ОКЗ в 1С:ЗУП 3.1, исходя из того, что ОКЗ привязан к справочнику «Трудовые функции».

Шаг 1: Определяем Должность и ее основные Трудовые функции

Начнем с нашей должности в штатном расписании, например, «Менеджер отдела сбыта» или «Старший кладовщик». Главное, что нам нужно сделать, это понять, какие основные трудовые функции выполняет сотрудник на этой должности. Например, для «Менеджера отдела сбыта» это будет «сбыт продукции», а для «Старшего кладовщика» — «складской учет, хранение и отпуск ТМЦ».

Шаг 2: Работаем со справочником «Трудовые функции»

В 1С:ЗУП 3.1 код ОКЗ привязывается не напрямую к должности, а к Трудовой функции. Это ключевой элемент, связывающий должность с классификатором. Пользователи при работе со штатным расписанием, должностями и трудовыми функциями обычно не редактируют напрямую справочник ОКЗ. Они должны использовать редактируемый справочник Справочник.ТрудовыеФункции.

1. Открываем справочник: Мы можем найти его через раздел «Кадры» -> «Трудовые функции» или, если нам нужно получить прямой доступ, используем адрес: e1cib/list/Справочник.ТрудовыеФункции.
2. Создаем или редактируем Трудовую функцию:
   • Если нужной трудовой функции еще нет, мы создаем новый элемент справочника, давая ему понятное название, например, «Сбыт продукции» или «Складской учет».
   • Если трудовая функция уже существует, но к ней не привязан ОКЗ или привязан некорректно, мы открываем ее для редактирования.

Шаг 3: Подбираем код ОКПДТР и автоматически определяем ОКЗ

Внутри элемента справочника «Трудовая функция» нас интересует поле для привязки кода. Именно здесь мы будем подбирать соответствующий код из классификаторов.

1. Используем подбор из классификатора: В поле для подбора ОКЗ (или связанного с ним ОКПДТР) мы увидим кнопку «Подбор из классификатора» или аналогичную. Нажимаем ее.
2. Ищем по наименованию должности или функции:
   • Помним, что мы ищем не точное название нашей должности, а соответствующую ей трудовую функцию или профессию из ОКПДТР, которая затем автоматически определит ОКЗ.
   • Например, если нам нужен «Менеджер отдела сбыта», мы можем попробовать поиск по слову «сбыт» или «менеджер».
   • Для «Менеджера» система может предложить код ОКПДТР 24047, который соответствует коду ОКЗ 1221 «Руководители служб по сбыту и маркетингу».
   • Для «Менеджера отдела сбыта» подходящим может быть код ОКЗ 2433 «Специалисты по сбыту продукции (исключая информационно-коммуникационные технологии)».

   Нам важно найти наиболее подходящее описание из списка, которое отражает суть работы.

3. Автоматическое заполнение ОКЗ: Как только мы выбираем подходящий элемент из ОКПДТР, 1С:ЗУП 3.1 автоматически подставляет соответствующий код ОКЗ. Мы сохраняем этот элемент справочника «Трудовая функция» с привязанным кодом.

После выполнения этих шагов, при создании приказов о приеме или переводе сотрудника, а также при формировании штатного расписания, код ОКЗ будет подтягиваться в отчеты автоматически из привязанной трудовой функции.

Шаг 4: Ручная корректировка ОКЗ (в случае обоснованной необходимости)

Если после автоматического подбора мы не согласны с предложенным кодом ОКЗ (например, он явно не соответствует выполняемым функциям), то мы можем его изменить вручную. Однако, это нужно делать очень осторожно и только выбирая из существующих, корректных кодов классификатора.

1. Не создавать новые коды: Мы не можем самостоятельно «придумывать» пятизначные коды, которых нет в официальном классификаторе. Это приведет к ошибкам при сдаче отчетности в СФР.
2. Выбирать из доступных: Если предложенный код не подходит, мы можем открыть справочник ОКЗ и найти там более подходящий вариант, исходя из трудовой функции. В поставке программы уже есть очень много позиций (порядка 600 элементов), поэтому скорее всего подходящий код уже существует.

Что делать, если нужного кода нет или поиск дает неполные результаты

Ситуация, когда по слову «менеджер» находится только «офис-менеджер» или другой специфический запрос не дает ожидаемых результатов, может быть вызвана несколькими причинами. Мы проанализируем их.

Причина 1: Неполная загрузка или устаревшая версия классификатора

1С:ЗУП содержит встроенный классификатор ОКЗ. Если мы не находим нужных кодов, первое, что нам нужно проверить:

1. Актуальность релиза программы: Убедимся, что наша версия 1С:ЗУП 3.1 является самой последней или достаточно свежей. Обновления конфигурации часто включают в себя актуализацию классификаторов.
2. Наличие интернет-поддержки: Для автоматического обновления справочников и классификаторов необходимо, чтобы была подключена интернет-поддержка 1С.
3. Загрузка классификатора: Возможно, классификатор ОКЗ не был полностью загружен или обновлен. Мы можем попробовать обновить его вручную, если это предусмотрено функционалом текущей версии программы. Обычно это делается через раздел «Администрирование» -> «Интернет-поддержка и сервисы» -> «Загрузка классификаторов».

Причина 2: Неправильный подход к поиску

Как мы уже выяснили, в ОКЗ нет должностей, это классификатор занятий. Поэтому искать нужно не по точному названию должности, а по ключевым словам, описывающим суть выполняемой трудовой деятельности.

1. Ориентируемся на должностную инструкцию: Мы внимательно изучаем должностную инструкцию сотрудника. Что именно он делает большую часть времени? Каковы его основные обязанности?
2. Ищем по видам деятельности:
   • Вместо «менеджер-координатор» попробуем искать «администратор», «секретарь», «специалист по логистике» или «помощник руководителя», в зависимости от того, что именно этот менеджер координирует.
   • Для «менеджера отдела сбыта» мы ищем по словам «сбыт», «продажи», «реализация».
   • Для «инженера по охране труда» мы ищем по словам «охрана труда», «безопасность».

Рекомендации Минтруда для сложных или многофункциональных должностей:

Если сотрудник выполняет несколько разнородных функций, и мы затрудняемся с выбором кода ОКЗ, Минтруд рекомендует придерживаться следующих правил:

1. Функция, занимающая большую часть времени: Выбираем ту трудовую функцию, которую сотрудник выполняет большую часть своего рабочего времени.
2. Функция, требующая более высокой квалификации: Если функции относятся к разным группам ОКЗ и требуют разного уровня квалификации, выбираем ту, которая требует более высокой квалификации.
3. Часто выполняемая функция: Если квалификация одинакова, а время выполнения примерно равно, выбираем ту функцию, которая выполняется чаще.

Важные предостережения и ответственность

Мы еще раз подчеркиваем критическую важность правильного подхода к ОКЗ:

• Нельзя самостоятельно выдумывать коды: Попытки «сделать свой ОКЗ» или ввести коды, отсутствующие в официальном классификаторе, приведут к ошибкам в отчетности и штрафам. Классификатор — это единый государственный стандарт.
• СФР отклоняет отчеты с некорректными данными: Система приема отчетности СФР автоматически сверяет присланные коды ОКЗ с эталонным справочником. Любое несоответствие будет основанием для отклонения отчета.
• Штрафы для должностных лиц: Как уже было сказано, за подачу недостоверных сведений должностному лицу грозит административная ответственность.
• Регулярно обновляйте классификатор: ОКЗ может меняться. Важно поддерживать актуальность классификатора в 1С:ЗУП 3.1, чтобы всегда использовать корректные данные.

Заключение

Мы выяснили, что работа с Общероссийским классификатором занятий в 1С:ЗУП 3.1 требует понимания его структуры и принципов, отличных от привычного соотнесения с названиями должностей. Мы рассмотрели, как правильно привязывать ОКЗ через справочник «Трудовые функции», подбирать коды ОКПДТР, что автоматически определяет ОКЗ, и что делать в случае затруднений с поиском. Особое внимание мы уделили важности ОКЗ для отчетности ЕФС-1 и ответственности за некорректное заполнение. Следуя этим рекомендациям, мы сможем обеспечить точность кадрового учета и избежать проблем с контролирующими органами.