В практике ведения учета в государственных учреждениях часто возникает ситуация, когда при миграции данных из других систем или при вводе остатков основные средства (ОС) стоимостью до 10 000 рублей (или до 3 000 рублей по старым правилам) оказываются на балансовом счете 101.xx со статусом «Введено в эксплуатацию». При этом методология учета требует их отражения на забалансовом счете 21. Попытка провести стандартный документ Внутреннее перемещение с операцией «Ввод в эксплуатацию» заканчивается ошибкой: программа сообщает, что объект уже эксплуатируется.
Разберем детально, как обойти это ограничение, правильно изменить регистры и отразить движение имущества в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0.
Согласно Инструкции № 157н и СГС «Основные средства», объекты стоимостью до 10 000 рублей включительно (за исключением недвижимости и библиотечного фонда) при вводе в эксплуатацию должны списываться с баланса и одновременно приниматься к учету на забалансовый счет 21 «Основные средства в эксплуатации».
Проанализируем ситуацию: почему программа блокирует операцию? В 1С:БГУ состояние объекта фиксируется в специальном регистре сведений «Состояние ОС». Если при импорте данных или ручном вводе остатков объекту был присвоен статус «Введено в эксплуатацию», документ Внутреннее перемещение логично считает, что действие уже совершено, и повторное списание на забаланс невозможно. Наша задача — временно «вернуть» объект в состояние готовности к вводу, чтобы запустить стандартный механизм формирования проводок.
Это наиболее корректный путь, позволяющий сохранить последовательность в регистрах. Рассмотрим пошагово, что необходимо сделать:
Принято к учету. Важно: дату документа следует поставить началом текущего периода или датой, предшествующей планируемому списанию (например, 01.01.2021).После этого мы можем воспользоваться стандартным документом для перевода на забаланс:
Внутреннее перемещение.Иногда после выполнения вышеуказанных действий документ Внутреннее перемещение проводится, но журнал проводок остается пустым (ситуация из сообщения №6). Проанализируем причину. Программа формирует проводку по списанию и забалансовому учету только в том случае, если выполняются настройки в карточке самого ОС.
Рассмотрим настройки в справочнике Основные средства на закладке «Амортизация»:
Списание при вводе в эксплуатацию.Начисление 100% амортизации при вводе в эксплуатацию, программа начислит амортизацию, но оставит объект на балансе с нулевой остаточной стоимостью. В этом случае списания на счет 21 не произойдет.Если в карточке установлено начисление 100% амортизации, а вы хотите перевести объект на счет 21, необходимо сначала изменить этот параметр. Для массового изменения параметров амортизации в БГУ 1.0 используется документ «Изменение параметров амортизации ОС».
Ситуация с флешками и другими малоценными объектами часто осложняется использованием группового учета. Посмотрим на пример: если объект стоимостью 600 рублей был принят к учету с признаком «Групповой учет» и по нему уже была начислена 100% амортизация (сообщение №9), типовой документ ввода в эксплуатацию может «не видеть» остаток.
Выясним причину: программа проверяет наличие остатка не только по бухгалтерскому счету 101, но и по регистру «Стоимость ОС». Если амортизация уже составляет 100%, объект считается полностью самортизированным на балансе. Для таких случаев в БГУ предусмотрен альтернативный документ.
Если манипуляции со статусами не помогают или объектов слишком много, рассмотрим использование документа Списание объектов ОС (кроме зданий и сооружений).
Проанализируем еще одну частую ошибку: объект есть на счете 101, но документ списания его не находит. Это происходит из-за расхождения данных в бухгалтерском учете и в регистре «Местонахождение ОС».
При переносе данных из других программ часто заполняются только бухгалтерские остатки, а сведения о том, за каким сотрудником закреплено имущество в регистрах сведений 1С, отсутствуют. Проверим это с помощью отчета Ведомость остатков ОС. Если в колонке МОЛ пусто, то документ Внутреннее перемещение или Списание не сможет «подтянуть» остатки.
Решение: предварительно провести документ Изменение местонахождения ОС (или Инвентаризация ОС с последующим заполнением), чтобы закрепить объекты за сотрудниками в разрезе подразделений.
Если объектов сотни, ручная правка каждого состояния трудоемка. В этом случае мы рекомендуем воспользоваться Групповой обработкой справочников и документов (или «Изменение реквизитов» в более новых версиях платформы):
// Пример логики для программиста (обработка регистров)
НаборЗаписей = РегистрыСведений.СостоянияОС.СоздатьНаборЗаписей();
НаборЗаписей.Отбор.ОсновноеСредство.Установить(СсылкаНаОС);
НоваяЗапись = НаборЗаписей.Добавить();
НоваяЗапись.Состояние = Перечисления.СостоянияОС.ПринятоКУчету;
НоваяЗапись.ДатаСостояния = ДатаНачалаГода;
НаборЗаписей.Записать();
После программного или ручного изменения состояния на Принято к учету, вся масса объектов легко списывается одним документом Внутреннее перемещение с видом операции «Ввод в эксплуатацию». Это обеспечит чистоту учета: объект уйдет с баланса, появится на забалансе и будет корректно отражаться в Инвентарной карточке (ф. 0504031).
Важный совет: перед выполнением подобных операций всегда делайте архивную копию базы данных, так как изменения в регистрах сведений напрямую влияют на формирование отчетности и карточек учета за прошлые периоды.