В практике бухгалтерского учета часто возникают ситуации, когда руководство принимает решение поощрить сотрудников или выплатить определенные надбавки вне установленных дат (например, к празднику). Если в организации жестко регламентированы виды начислений и даты выплат (10 и 25 число), а выплату необходимо произвести, например, 17 числа, возникает техническая задача: как «втиснуть» третье начисление в стандартный цикл ЗУП 3.1. Разберем наиболее эффективные способы решения этой задачи, основываясь на опыте практикующих специалистов и технических особенностях программы.
Это самый гибкий и рекомендуемый метод для выплат, которые не являются регулярными. Даже если внутренние регламенты запрещают «премии», мы можем создать новое начисление с требуемым наименованием.
Проанализируем шаги по настройке:
Доплата за совмещение (разовая).Прочие начисления и выплаты.По отдельному документу. В качестве документа выберем Разовое начисление.
РазмерДоплаты + ВремяВднях * 0
Это позволит программе «видеть» время, но выплачивать фиксированную сумму, если это необходимо бухгалтеру.2000 для оплаты труда, если это позиционируется как доплата за труд).После настройки создадим документ Разовое начисление (раздел Зарплата), выберем созданный вид расчета, укажем дату выплаты 17 число и установим в поле Выплата значение В межрасчетный период. Прямо из этого документа можно создать Ведомость.
Если методологически организация против разовых начислений, рассмотрим вариант использования документа Начисление за первую половину месяца. ТК РФ не ограничивает количество выплат аванса в месяц.
Разберем алгоритм действий:
Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей. На вкладке Основное должен стоять флаг Начисляется при расчете первой половины месяца.Начисление за первую половину месяца. Программа рассчитает сумму совмещения пропорционально отработанному времени с начала месяца.Ведомость с видом выплаты Аванс и датой 17 число.Важный нюанс: Чтобы эта сумма не «схлопнулась» с основным авансом 25 числа, при расчете второго аванса (25-го) программа учтет ранее выплаченную сумму 17-го числа. Это самый «чистый» способ с точки зрения типового функционала, но он требует четкого понимания того, что сумма выплаты будет зависеть от фактически отработанного времени на дату расчета.
В некоторых случаях, когда необходимо выплатить значительную сумму и обосновать ее строго в рамках штатного расписания, можно прибегнуть к оформлению внутреннего совместительства.
Рассмотрим последовательность действий:
Однако, как справедливо отмечают эксперты, это трудозатратный метод для разовой акции, так как он требует создания кадровых приказов, карточек сотрудников и последующего увольнения.
Если стоит задача выдать деньги именно за «дополнительный труд», выясним причину, почему нельзя использовать документ Работа в выходные и праздники. Если сотрудники фактически выходили или могут быть привлечены к работам по благоустройству или выполнению срочных задач, этот метод идеален для проверяющих органов.
Начисление за первую половину месяца или через Разовое начисление (в зависимости от настроек) проводим оплату в двойном размере.При любом выбранном способе необходимо помнить о правилах учета НДФЛ, действующих с 2023 года. Любая выплата дохода (даже если это аванс или межрасчет) требует:
Разовое начисление или Начисление за первую половину месяца).Ведомость).Проанализируем ситуацию с «пустыми» ведомостями: если вы просто создадите ведомость В счет зарплаты и вручную впишете суммы, у вас не зафиксируется исчисленный НДФЛ, что приведет к ошибкам в отчетах 6-НДФЛ и Отражение зарплаты в бухучете. Поэтому использование документа-основания (Разовое начисление или Начисление за первую половину месяца) является обязательным.
Если руководство требует выплатить «совмещение» вне очереди, а бухгалтерия опасается использовать новые виды расчетов, наиболее рациональным будет путь Способа №1. Создание разового начисления с названием Доплата за совмещение позволяет: