При переходе на работу в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) из других систем (например, из 1С:Бухгалтерии или сторонних программ) часто возникает ситуация, когда текущие остатки и данные для среднего заработка перенесены, но «глубокая» кадровая история (все перемещения, изменения должностей и подразделений за прошлые годы) отсутствует. Кадровым специалистам эти данные необходимы для формирования личных карточек Т-2, справок о стаже и корректного отображения штатной расстановки в ретроспективе.
Разберем подробно, какими способами можно наполнить базу историческими данными, какие риски несет каждый метод и как избежать ошибок в текущем расчете заработной платы.
Документ НачальнаяШтатнаяРасстановка — это специализированный инструмент, предназначенный для ввода «точки входа» в программу. Он фиксирует состояние сотрудника (его должность, подразделение, график, оклад и остатки отпусков) на дату начала ведения учета.
Рассмотрим нюансы работы с этим документом:
НачальнаяШтатнаяРасстановка датой, например, на два года раньше реального начала учета. Однако, проанализируем риски: если база уже «живая» и в ней велись расчеты за 2018-2023 годы, изменение даты ввода остатков на 2016 год заставит систему думать, что данные по плановым начислениям изменились. Это может привести к массовому появлению записей в регистре Перерасчеты. Программа будет настойчиво предлагать пересчитать зарплату за все прошлые годы.НачальнаяШтатнаяРасстановка будет недостаточно, так как он делает только одну финальную запись в историю.Документ ПереносДанных — это универсальный технический документ, который позволяет делать записи напрямую в регистры сведений и регистры накопления, минуя проведение стандартных кадровых приказов. Это наиболее безопасный и профессиональный метод для внесения истории в уже работающую базу.
Разберем по шагам процесс заполнения:
Для корректного отображения кадровой истории нам необходимо заполнить несколько ключевых регистров. В документе ПереносДанных нужно нажать кнопку «Настройка состава регистров» и выбрать следующие:
Преимущество этого метода: Записи в регистрах через ПереносДанных не создают движений по регистрам расчета (начислениям), если вы сами не выберете их в настройках. Это значит, что вы добавите историю для отчетов и справок, но не «сломаете» уже рассчитанную зарплату.
Если кадровику данные нужны исключительно «для справки» (чтобы в карточке Т-2 печатались предыдущие места работы или стаж считался правильно), можно воспользоваться упрощенным вводом.
Проанализируем этот путь:
Сотрудники.Важно понимать: Данные, введенные таким способом, не являются кадровыми движениями внутри текущей организации в понимании программы 1С. Они используются только для расчета стажа (страхового, северного и т.д.) и для заполнения текстовых полей в личной карточке. Построить отчет «Штатная расстановка» на прошлую дату по этим данным не получится.
Выясним важную деталь, связанную с современным законодательством. Если вы решите вносить историю не через ПереносДанных, а обычными документами Прием на работу или Кадровый перевод задним числом, будьте предельно осторожны.
В современных версиях ЗУП 3.1 в кадровых документах есть флаг «Отразить в трудовой книжке». Если его оставить включенным при создании «исторического» документа (например, за 2016 год), программа зафиксирует это как новое мероприятие, которое нужно отправить в СФР (бывший ПФР) в текущем месяце. Это приведет к ошибкам в отчетности и недоумению со стороны проверяющих органов. Всегда снимайте этот флаг при вводе старых данных!
Если сотрудников много и ручной ввод в ПереносДанных пугает, мы можем воспользоваться типовой обработкой. В разделе «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных» (или через поиск функций) найдем обработку «Загрузка данных из файла».
С её помощью можно массово загрузить записи напрямую в регистр сведений КадроваяИсторияСотрудников. Для этого:
Этот метод требует аккуратности в сопоставлении наименований должностей и подразделений, но экономит колоссальное количество времени.
После того как данные внесены (руками или загрузкой), обязательно проведем проверку качества выполненной работы. Посмотрим на следующие отчеты:
Таким образом, наиболее сбалансированным решением является использование документа «Перенос данных». Он позволяет удовлетворить требования кадровика по полноте истории, не создавая при этом проблем для бухгалтера-расчетчика.