Переход на кадровый учет в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 часто сопровождается вопросами о том, как правильно отражать специфические отсутствия, такие как карантин для лиц старше 65 лет. Давайте разберем этот процесс по шагам и выясним, какие инструменты программы необходимо использовать для обеспечения корректности начислений и отчетности.
Для корректной регистрации периодов отсутствия сотрудников на карантине необходимо использовать специализированный документ Больничный лист. Важно понимать, что в данной ситуации период отсутствия сотрудника 65+ на карантине оплачивается фондом (ранее ФСС, ныне СФР) напрямую. Использование документа Отсутствие с сохранением оплаты в данном случае является некорректным, так как это приведет к ошибкам в расчетах и отчетности перед фондом.
Рассмотрим порядок действий для корректного оформления:
1С:ЗУП, данные о больничном листе поступают в программу автоматически.Больничный лист: После получения данных необходимо создать или заполнить документ Больничный лист. В нем следует указать причину нетрудоспособности «Карантин» (код 03).Больничный лист, после загрузки данных из фонда, становится доступным флажок «Карантин по коронавирусу». Активация этого флажка указывает системе, что данный период не должен оплачиваться за счет работодателя.Если организация не использует встроенный в 1С механизм СЭДО, работа усложняется, но остается возможной через внешние каналы. Рассмотрим этот процесс подробнее:
Если вы используете стороннее программное обеспечение (например, АРМ ФСС или системы сдачи отчетности через уполномоченного представителя), вы можете выгрузить файл в формате XML из этой программы. После получения файла выполните следующие действия:
Больничный лист в программе 1С:ЗУП 3.1.XML-файл. Программа автоматически заполнит данные о периоде и причине нетрудоспособности.Больничный лист?Применение стандартного функционала Больничный лист критически важно по двум основным причинам:
Во-первых, корректный табель. Система автоматически проставляет правильное буквенное обозначение (чаще всего «Б» или «Т») в табеле учета рабочего времени. Это строго регламентировано трудовым законодательством и правилами формирования отчетности.
Во-вторых, правильный расчет. При установленном флаге «Карантин по коронавирусу» 1С:ЗУП исключает данный период из начислений за счет работодателя. Данные попадают в реестр прямых выплат, что позволяет своевременно отправить сведения в фонд для перечисления пособия сотруднику.
Если вы используете устаревшую версию конфигурации 1С:ЗУП 3.1, обязательно проверьте наличие обновлений. В более ранних версиях для взаимодействия с фондом требовалась установка специального расширения, которое можно было найти на странице обновлений конфигурации на портале ИТС. Однако в современных релизах весь необходимый функционал уже интегрирован непосредственно в платформу и конфигурацию.
Мы настоятельно рекомендуем настроить встроенный СЭДО. Это избавит вас от ручного ввода данных и необходимости выгружать файлы из сторонних программ. Настройка сертификатов в 1С позволяет получать сведения об ЭЛН (электронных листках нетрудоспособности) напрямую, обеспечивая бесшовный процесс регистрации отсутствий и последующей выплаты пособий.
В завершение подчеркнем: если автоматическая загрузка невозможна, вы можете внести данные вручную, но при этом необходимо строго соблюдать соответствие периода и кода причины нетрудоспособности. Однако помните, что для последующей отправки реестра в фонд вам все равно потребуется корректный XML-файл, который формируется либо внутри 1С, либо в вашей системе сдачи отчетности.