← На главную

Многие торговые компании сталкиваются с типичной ситуацией: менеджер принимает заказ от клиента, клиент оплачивает товар и доставку, после чего сотрудник компании идет на почту (или в транспортную компанию) и оплачивает отправку наличными деньгами. Возникает закономерный вопрос: как отразить этот расход в программе так, чтобы уплаченная на почте сумма (например, 180 рублей) была четко привязана к конкретному ЗаказКлиента?

Рассмотрим эту задачу подробнее и проанализируем различные способы решения в конфигурации 1С:Управление торговлей 11, начиная от самых простых и заканчивая методологически правильными с точки зрения управленческого учета.

Способ 1. Правильная настройка статьи расходов для Расходного кассового ордера (РКО)

Самая частая ошибка пользователей — попытка создать РасходныйКассовыйОрдер и найти в нем поле "Заказ" по умолчанию. Разберем по шагам, как заставить систему выводить это поле.

Чтобы в РКО появилась нужная аналитика, нам необходимо правильно настроить справочник СтатьиРасходов:

1. Перейдем в раздел финансового учета и откроем справочник статей расходов.
2. Создадим новую статью и назовем ее, например, "Почтовые расходы по заказам".
3. Выберем вариант распределения расходов — "На направления деятельности" или "На себестоимость продаж" (как коммерческие расходы).
4. Критически важный шаг: в настройках статьи в поле ТипАналитики обязательно выберем значение "Заказ клиента".
5. Сохраним статью расходов.

Теперь создадим сам расходный документ. Оформим РасходныйКассовыйОрдер (или документ списания безналичных денежных средств, если платили картой компании):

1. Выберем тип операции "Прочий расход".
2. В строке расшифровки платежа укажем нашу новую статью "Почтовые расходы по заказам".
3. Как только мы выберем эту статью, система автоматически отобразит поле аналитики, где мы сможем выбрать нужный ЗаказКлиента.

Этот путь наиболее простой и решает задачу в один шаг без создания длинных цепочек документов.

Способ 2. Оформление через документ "Приобретение услуг и прочих активов"

Если мы хотим вести полноценный учет взаиморасчетов с поставщиками услуг (например, с Почтой России) и видеть точную валовую прибыль по каждой сделке, воспользуемся документом ПриобретениеУслугИПрочихАктивов.

Разберем алгоритм действий:

1. Создаем документ "Приобретение услуг и прочих активов". В качестве поставщика указываем "Почта России" или курьерскую службу.
2. В табличной части указываем услугу "Доставка".
3. В колонке статьи расходов выбираем нашу настроенную статью (с типом аналитики "Заказ клиента").
4. В колонке аналитики выбираем заказ, по которому отправляем товар.
5. Проводим документ. После этого оформляем выдачу наличных на основании этого документа (или привязываем ранее созданный РКО с видом операции "Оплата поставщику").

Этот способ методологически более верный, так как позволяет расходам автоматически попасть в отчет "Валовая прибыль предприятия" и корректно снизить финансовый результат конкретной сделки.

Способ 3. Использование документа "Дополнительные расходы"

Рассмотрим ситуацию, когда нам нужно включить транспортные расходы напрямую в себестоимость конкретных товаров из заказа. В 1С:УТ 11 для этого применяется документ РаспределениеРасходовНаСебестоимостьТоваров (или документ "Дополнительные расходы" в зависимости от версии УТ).

Проанализируем этот метод:

1. Создаем документ поступления дополнительных расходов.
2. Указываем сумму, которую мы заплатили за услуги транспортировки.
3. В качестве основания или аналитики распределения выбираем документ реализации, оформленный по заказу клиента.
4. Настраиваем правило распределения: пропорционально стоимости товаров, их количеству или весу.

В этом случае уплаченные 180 рублей не просто "повиснут" на заказе, а увеличат себестоимость конкретной отгруженной номенклатуры.

Способ 4. Использование цепочки документов (Заказ поставщику)

Как обсуждалось на профильных форумах, есть еще один обходной вариант, если не хочется углубляться в настройки статей расходов. Посмотрим на эту цепочку:

1. На основании документа ЗаказКлиента создаем документ ЗаказПоставщику (где поставщик — транспортная компания).
2. На основании заказа поставщику создаем документ ПоступлениеТоваровУслуг (ПТУ), где фиксируем факт оказания услуги.
3. Оплачиваем этот заказ поставщику расходным кассовым ордером.

Хотя этот метод рабочий, он требует создания трех дополнительных документов ради одной простой доставки, что значительно усложняет работу рядового менеджера. Мы рекомендуем использовать Способ 1 или Способ 2.

Способ 5. Штатная подсистема "Управление доставкой"

Если в компании большой поток отправок, проанализируем включение специализированного функционала. В 1С:УТ 11 предусмотрена отдельная подсистема.

1. Перейдем в настройки (НСИ и администрирование) и активируем подсистему "Управление доставкой".
2. Теперь прямо на основании Заказов клиентов мы можем создавать документы ЗаданиеНаПеревозку.
3. В задании можно назначить курьера, собственную машину или стороннего перевозчика (в том числе логистическую компанию).

Этот функционал позволяет организовать логистику и контролировать взаиморасчеты за услуги доставки с привязкой сразу к списку конкретных заказов, объединяя их в маршруты.

Подведем итоги: для разовых и простых оплат на почте идеальным решением является правильная настройка СтатьиРасходов с аналитикой до заказа (Способ 1). Для более серьезного управленческого учета и анализа рентабельности сделок следует применять документы приобретения услуг (Способ 2) или распределять стоимость на себестоимость товаров (Способ 3).