Как организовать розничную торговлю через заказ покупателя в 1С:УТ 10.3 и избежать расхождений в кассе

← На главную

При работе в программе 1С:Управление торговлей редакции 10.3 пользователи часто сталкиваются с методологической дилеммой: как правильно оформить продажу, если клиент сначала делает заказ и вносит предоплату, а сам товар отгружается позже? Основная проблема заключается в том, что стандартный механизм розничных продаж (через документ Чек ККМ) требует наличия товара на складе и полной оплаты, в то время как работа через Заказ покупателя и Приходный кассовый ордер (ПКО) «отправляет» деньги в основную кассу организации, минуя денежный ящик ККМ. Рассмотрим подробнее, почему так происходит и как правильно выстроить документооборот.

Различие между кассой ККМ и кассой предприятия

Для начала проанализируем, как 1С:УТ 10.3 разделяет денежные потоки. В программе существует два разных контура учета наличных денежных средств:

Касса ККМ — это виртуальное отражение денежного ящика вашего кассового аппарата. Деньги попадают сюда при проведении документа Чек ККМ. Остаток в этой кассе в идеале должен совпадать с суммой «Наличность в кассе» в X-отчете и Z-отчете фискального регистратора.
Касса предприятия — это основная касса (сейф), где хранятся деньги организации. Именно здесь формируется «Кассовая книга». Деньги попадают сюда через Приходный кассовый ордер.

Когда вы оформляете ПКО на основании Заказа покупателя, программа делает запись в регистр Денежные средства (основная касса), но не делает записи в регистр Денежные средства в кассах ККМ. Именно поэтому в отчетах по розничной выручке эти суммы не отображаются, хотя чек на ККМ пробит. Происходит разрыв: по Z-отчету выручка есть, а в 1С по «Кассе ККМ» — пусто.

Вариант 1. Использование ПКО и последующая сверка выручки

Этот вариант считается методически верным для оптовой торговли и торговли «под заказ» с физлицами. Разберем его по шагам:

Оформляем документ Заказ покупателя, где фиксируем перечень мебели.
На основании заказа создаем Приходный кассовый ордер с видом операции «Оплата от покупателя».
В ПКО нажимаем кнопку «Чек» (если подключено торговое оборудование). ККМ пробивает фискальный чек.
В конце смены, когда снимается Z-отчет, сумма по нему будет включать этот ПКО.

Чтобы в 1С остатки сошлись, нужно понимать, что при такой схеме деньги в 1С уже лежат в основной кассе. Если же у вас есть и обычные розничные продажи через Чек ККМ, то в конце смены делается документ Отчет о розничных продажах. Для перемещения розничной выручки в основную кассу создается еще один ПКО с видом операции «Прием розничной выручки». В итоге общая сумма денег в основной кассе будет складываться из прямых ПКО от клиентов и сводного ПКО по рознице.

Вариант 2. Работа через документы розницы (с авансами)

Если специфика бизнеса требует, чтобы все деньги сначала проходили через «Кассу ККМ» в программе, можно использовать схему с Чеком ККМ, но с учетом требований 54-ФЗ. Рассмотрим ситуацию: товара нет, но нужно принять деньги.

В типовой 1С:УТ 10.3 Чек ККМ жестко связан со складскими остатками. Однако в современных реалиях онлайн-касс при получении предоплаты мы обязаны выбить чек с признаком способа расчета «Предоплата» или «Аванс». В старой архитектуре УТ 10.3 это часто требует небольшой доработки печатных форм или использования ПКО с правильными признаками.

Выясним причину, почему многие выбирают именно ПКО: аналитика по покупателям. В Чеке ККМ нет возможности вести взаиморасчеты в разрезе конкретных Ивановых и Петровых. В ПКО же четко видно, кто и по какому заказу должен денег.

Вариант 3. Техническая доработка для автоматизации процесса

Если вы хотите, чтобы при проведении ПКО сумма автоматически попадала в «Кассу ККМ» (в регистр розницы), потребуется вмешательство программиста. Посмотрим на логику, которую обычно внедряют в таких случаях:


// Пример логики при проведении ПКО для отражения в рознице (упрощенно)
Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)
    // Стандартные движения по основной кассе...
    
    Если ЭтоРозничнаяВыручкаПоЗаказу Тогда
        Движения.ДенежныеСредстваВКассахККМ.Записывать = Истина;
        Движение = Движения.ДенежныеСредстваВКассахККМ.Добавить();
        Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;
        Движение.Период = Дата;
        Движение.КассаККМ = ВыбраннаяКассаККМ;
        Движение.Сумма = СуммаДокумента;
    КонецЕсли;
КонецПроцедуры

Однако более правильным и «безопасным» (без изменения типовых регистров) решением будет использование внешней обработки Рабочее Место Кассира (РМК). Рассмотрим, как она работает:

Кассир в РМК нажимает кнопку «Оплата по заказу».
Выбирает нужный Заказ покупателя.
Программа автоматически создает ПКО (для бухгалтерии и взаиморасчетов) и технический документ (или запись в лог), который учитывает сумму в кассе ККМ.
В конце смены сумма всех таких оплат суммируется с чеками «потоковой» розницы.

Отражение в 1С:Бухгалтерия 2.0 при выгрузке

Важно проанализировать последствия для бухгалтерского учета. Если вы создаете ПКО в УТ 10.3, он выгрузится в БП 2.0 как документ поступления наличных (Дт 50 — Кт 62). Это правильно, так как фиксирует долг перед покупателем (аванс).

Важный момент: Если вы решите «подгонять» розничную выручку через Отчет о розничных продажах, не забудьте исключить из него суммы, которые уже прошли по ПКО. В противном случае в бухгалтерии выручка задвоится: один раз она придет через ПКО, второй — через Отчет о розничных продажах.

Для корректной работы рекомендуем следующую схему:

Предоплату принимаем через ПКО (печать чека прямо из него).
Отгрузку делаем через Реализацию товаров и услуг.
В Реализации указываем Заказ покупателя, чтобы аванс зачелся автоматически.
Если клиент доплачивает в момент забора мебели — делаем второй ПКО на остаток суммы.

Такой подход полностью соответствует законодательству и позволяет сохранить прозрачность взаиморасчетов с клиентами, даже если Z-отчет в программе требует ручной сверки с реестром ПКО за день.