С введением формы ЕФС-1, а именно подраздела 1.3 (Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений), бухгалтеры и специалисты по кадрам столкнулись с рядом технических сложностей. В этой статье мы подробно разберем, как бороться с дублированием записей, восстановить данные за прошлые периоды и выясним, почему определенные категории сотрудников могут не попадать в отчет.
Рассмотрим ситуацию, когда при формировании отчета в 1С (начиная с 15-й версии и выше) по одному и тому же сотруднику создается несколько строк за один месяц. Это одна из самых распространенных ошибок первых релизов. Проанализируем причину ее возникновения.
Отчет формируется не напрямую из документов начисления, а на основе специализированного регистра накопления — Данные о начислениях для мониторинга зарплаты работников бюджетной сферы. Если у сотрудника в одном месяце есть несколько видов начислений, которые привязаны к одному и тому же коду выплаты, но имеют разные внутренние идентификаторы, программа может ошибочно «размножать» строки вместо их суммирования.
Как исправить ситуацию:
Начисления. Откроем каждое начисление, которое попадает в отчет, и перейдем на вкладку Отчетность, справки.Разберем случай, когда организация перешла на новую базу 1С:ЗКГУ в середине года (например, в июле). При формировании отчета пользователи замечают, что данные до июля в отчет не попадают совсем. Это происходит потому, что подраздел 1.3 ЕФС-1 собирает сведения из специализированных регистров мониторинга, которые при обычном переносе остатков часто остаются пустыми.
Для решения этой задачи нам потребуется выполнить следующие шаги:
Способ 1: Использование документа «Перенос данных»
Нам необходимо вручную или с помощью обработки заполнить регистры накопления, отвечающие за мониторинг. В частности, данные должны попасть в регистр Данные о начислениях для мониторинга.... Если эти регистры не будут заполнены за периоды до начала работы в новой базе, отчет за соответствующий год будет неполным.
Способ 2: Обработка «Обновить данные для мониторинга»
В типовых конфигурациях 1С существует встроенная обработка, которая позволяет восстановить записи в регистрах мониторинга на основании уже проведенных документов начисления зарплаты. Посмотрим, как это работает: программа анализирует записи в регистрах расчета и на их основе формирует записи в регистрах мониторинга. Это значительно быстрее ручного ввода через Перенос данных.
Выясним причину, по которой муниципальные и государственные служащие могут отсутствовать в заполнении подраздела 1.3. Здесь важно понимать юридическую тонкость: обязанность сдавать этот подраздел зависит не от типа договора с сотрудником, а от ОКВЭД и типа самой организации.
Согласно разъяснениям, данные о зарплате в рамках этого мониторинга не представляют:
Если ваша организация является, например, администрацией города, то муниципальные служащие и не должны попадать в этот отчет. Вы сдаете другие подразделы формы ЕФС-1, но мониторинг зарплаты (подраздел 1.3) на вас не распространяется. Если же ваше учреждение относится к сфере образования, здравоохранения, науки или культуры, то отчет должен заполняться по всем сотрудникам, включая административный персонал.
Проанализируем ситуацию, когда отчет остается пустым даже при наличии данных в регистрах. Часто это связано с неполным заполнением кадровых данных. Проверим следующие параметры:
ПКГ (Профессионально-квалификационная группа) и Квалификационный уровень. Без этих данных СФР не примет отчет, а программа может проигнорировать такие строки при автоматическом заполнении.Для массовой проверки заполнения этих данных в последних релизах 1С предусмотрен отчет «Проверка заполнения данных для мониторинга». Мы настоятельно рекомендуем сформировать его перед отправкой ЕФС-1, чтобы локализовать ошибки в карточках сотрудников и начислений.
Если вы являетесь техническим специалистом и вам необходимо программно проверить, какие данные попадают в отчет, обратите внимание на структуру запроса к регистру ДанныеОНачисленияхДляМониторингаЗарплатыРаботниковБюджетнойСферы. Типовой механизм сбора данных выглядит примерно так (упрощенно):
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ДанныеРегистра.Сотрудник,
| ДанныеРегистра.Сумма,
| ДанныеРегистра.КодВыплаты
|ИЗ
| РегистрНакопления.ДанныеОНачисленияхДляМониторингаЗарплатыРаботниковБюджетнойСферы КАК ДанныеРегистра
|ГДЕ
| ДанныеРегистра.ПериодРегистрации = &Период";
Запрос.УстановитьПараметр("Период", Объект.ПериодОтчета);
Проанализировав этот регистр через «Консоль запросов», вы сможете точно определить, какие именно записи мешают корректному формированию отчета или почему суммы не «схлопываются» должным образом. Помните, что ручная правка непосредственно в отчете — это временная мера, правильнее всегда исправлять первоисточник данных в регистрах или настройках Начислений.