При ведении учета в крупных компаниях с собственным автопарком (например, при выполнении горных работ или в строительстве) часто возникает задача детализации расходов по каждой машине. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 3.0 КОРП» затраты на ГСМ, запчасти и шины обычно собираются в целом по подразделению на счетах 20 «Основное производство» или 25 «Общепроизводственные расходы». Однако для управленческого анализа и контроля эффективности техники этого недостаточно.
Рассмотрим подробно, как реализовать учет по каждой из 100 и более единиц техники, сохранив при этом прозрачность закрытия месяца и типовую логику программы. Мы разберем несколько вариантов: от использования вспомогательного производства до настройки дополнительных субконто.
Этот метод считается наиболее корректным с точки зрения методологии бухгалтерского учета. Мы выделяем эксплуатацию транспорта в отдельный вид деятельности предприятия. Проанализируем, как это настроить по шагам:
Номенклатурные группы. Это позволит нам видеть финансовый результат и накопленные затраты в разрезе каждой машины.Оказание производственных услуг. Исполнителем выступает 23 счет, а потребителем — счет 20.01 с номенклатурной группой «Песок».Преимущество: Мы получаем детальную оборотно-сальдовую ведомость по 23 счету, где каждая машина представлена как отдельный объект учета. Закрытие месяца происходит автоматически, распределяя себестоимость работы техники на готовую продукцию.
Если ваше предприятие выпускает одну моно-номенклатуру (например, только песок), то субконто Продукция на счете 20 «Основное производство» часто остается незаполненным. Рассмотрим ситуацию, когда мы можем использовать эту «пустоту» для своих целей:
Мы можем завести каждую единицу техники в справочник Номенклатура (с типом «Услуга» или просто как объект) и указывать её в поле «Продукция» при списании материалов на 20 счет. Выясним, какие настройки для этого потребуются:
Расход материалов (бывшая «Требование-накладная») указываем счет 20.01, номенклатурную группу «Песок», а в поле «Продукция» выбираем конкретный самосвал.Однако здесь есть важный технический нюанс. Типовой документ Расход материалов в шапке содержит только одну аналитику. Если нам нужно списать ГСМ сразу на 50 машин одной «портянкой», придется либо делать 50 документов, либо дорабатывать табличную часть документа через расширение, чтобы поле «Продукция» было в каждой строке.
Поскольку мы рассматриваем версию БП 3.0 КОРП, нам доступен расширенный функционал по работе с подразделениями. Проанализируем возможность создания иерархической структуры:
Рассмотрим структуру, где в справочнике Подразделения создана группа «Автопарк», а внутри неё — 100 элементов по номерам машин. В версии КОРП подразделение является сквозным разрезом учета на счетах затрат.
Как это работает:
При списании запчастей или начислении амортизации мы выбираем подразделение «Самосвал №495 333». На счете 25 или 20 затраты аккумулируются именно по этой аналитике. В конце месяца через Методы распределения общепроизводственных расходов мы настраиваем правило, по которому затраты этих подразделений закрываются на основное подразделение «Карьер» или напрямую на выпуск продукции.
Важный момент: Этот способ не требует доработок программы и позволяет использовать стандартные отчеты (ОСВ по счету) для анализа затрат по каждой машине простым выбором подразделения.
В современных версиях 1С:Бухгалтерия 3.0 реализован блок учета ГСМ через Путевые листы. Разберем, как использовать его для нашей задачи:
Транспортные средства. Каждая машина привязывается к основному средству.Путевой лист, программа автоматически фиксирует расход топлива по конкретному автомобилю.Это решение позволяет видеть затраты на топливо в разрезе машин без манипуляций с планом счетов. Но для учета запчастей и масел (которые списываются через «Расход материалов») все равно придется комбинировать этот метод с одним из вышеописанных.
Если бухгалтерия категорически против изменения структуры счетов или подразделений, рассмотрим вариант «надстройки». Мы можем добавить ко всем документам списания затрат Дополнительное сведение с типом «Основные средства».
Проанализируем процесс реализации:
Расход материалов и Поступление (акты, накладные, УПД) новое сведение «Объект затрат (техника)».Универсальный отчет по документам, вытаскивая данные из дополнительных сведений.Выясним причину, почему это может не подойти: Дополнительные сведения не делают проводок. Если машина передается между подразделениями или нужно видеть остатки запчастей «на борту», этот метод не поможет. В таком случае лучше использовать Расширение конфигурации.
Рассмотрим пример кода для расширения, которое могло бы добавлять аналитику в документы (условно):
// Пример логики добавления субконто через расширение в табличную часть
// Это схематичный пример для программиста
&НаСервере
Процедура ПриСозданииНаСервереПосле(Отказ, СтандартнаяОбработка)
// Добавление колонки "Транспортное средство" в таблицу материалов
НовыйЭлемент = Элементы.Добавить("МатериалыТранспортноеСредство", Тип("ПолеФормы"), Элементы.Материалы);
НовыйЭлемент.ПутьКДанным = "Объект.Материалы.ТранспортноеСредство";
НовыйЭлемент.Вид = ВидПоляФормы.ПолеВвода;
КонецПроцедуры
Проанализировав все ситуации, можно сделать следующие выводы для БП 3.0 КОРП:
Посмотрим на финальный результат: при правильно настроенной аналитике, любая оборотно-сальдовая ведомость по затратным счетам (20, 23, 25) при группировке по подразделениям или номенклатурным группам даст вам четкую картину: сколько «съел» конкретный самосвал за отчетный период.