При подготовке отчетности по форме 6-НДФЛ бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда сумма налога, возвращенная сотруднику (например, в связи с предоставлением имущественного вычета), корректно отображается в Разделе 2 (строка 190), но совершенно не попадает в Раздел 1. Это вызывает закономерные опасения, так как контрольные соотношения ФНС требуют детальной расшифровки возвратов именно в первом разделе. Рассмотрим детально, почему так происходит в программах 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗиКГУ) и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), и как добиться правильного заполнения отчета.
Прежде всего, проанализируем нормативную базу. Согласно порядку заполнения формы 6-НДФЛ, утвержденному ФНС, Раздел 1 предназначен для отражения сумм удержанного налога, а также сумм налога, возвращенных налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ. В отличие от мнения некоторых пользователей, что возврат — это просто «отрицательное удержание», законодательство трактует его как отдельную операцию.
В форме 6-НДФЛ для этого выделены специальные поля:
Следовательно, если возврат фактически произведен в отчетном квартале, он обязательно должен быть отражен в Разделе 1. Если программа заполняет Раздел 2, но игнорирует Раздел 1, это свидетельствует о нарушении цепочки документов или несоблюдении кассового метода учета.
Проанализируем техническую логику работы программ 1С. В отличие от Раздела 2, который строится нарастающим итогом по расчетным данным, Раздел 1 заполняется строго по факту совершения операции. Для того чтобы сумма попала в строки 030-032 (или 031-036), недостаточно просто начислить возврат в системе. Должны быть соблюдены три обязательных условия:
Возврат НДФЛ.Ведомость в банк (или в кассу), в котором зафиксирована выплата этого возврата.Разберем по шагам каждое из условий.
Когда сотрудник приносит уведомление из ИФНС на имущественный вычет, бухгалтер вводит документ Уведомление о праве на имущественный вычет. После этого при расчете зарплаты налог за прошлые месяцы года пересчитывается, и образуется излишне удержанный НДФЛ. Однако сам факт пересчета не является основанием для заполнения 6-НДФЛ.
Вы должны создать документ Возврат НДФЛ (Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ). Этот документ фиксирует намерение вернуть деньги сотруднику согласно его заявлению. Именно этот документ делает запись в регистры налогового учета, которую «видит» Раздел 2 отчета.
Это самый важный момент, который часто упускают. Налоговый кодекс (ст. 231) гласит, что возврат излишне удержанного налога производится налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика.
В 1С Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется на основании данных о фактической выплате. Если вы создали документ Возврат НДФЛ, но не выплатили эту сумму отдельной ведомостью (или не включили ее в общую ведомость на зарплату), программа не «увидит» дату возврата. А раз нет даты — программа не знает, в какую строку (031, 032 и т.д.) поместить сумму.
Проанализируем ситуацию: проверьте, попадает ли сумма возврата в документ Ведомость в банк. В расшифровке выплаты по сотруднику должна появиться отдельная строка с видом «Возврат НДФЛ». Если вы просто выплатили зарплату «за минусом» налога, но технически не оформили выплату возврата, Раздел 1 останется пустым.
Рассмотрим пример. Возврат НДФЛ начислен в марте (конец 1 квартала). Но выплата по ведомости прошла 5 апреля. В этом случае:
Это объясняет «казус», упомянутый в сообщениях форума: почему данные во втором разделе есть, а в первом — нет. Проверьте Дату выплаты в ведомостях, которыми закрывался месяц возврата.
Выясним причину, связанную именно с имущественным вычетом. Существует два способа работы с излишне удержанным налогом при вычете:
Возврат НДФЛ не оформляется, и в строки возврата в 6-НДФЛ ничего не попадает. Это законно, но это не является «возвратом» в терминах формы.Если в вашем случае речь идет об имущественном вычете, убедитесь, что вы действительно оформляете процедуру возврата денег, а не просто прекращаете удержание налога.
Если визуально документы заполнены верно, но отчет 6-НДФЛ все равно пуст, проанализируем записи регистров. Для Раздела 1 ключевым является регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ.
Посмотрите, формирует ли Ведомость движение по этому регистру с видом «Расход» и типом операции, связанным с возвратом. Если записи в регистре нет, необходимо перепровести документы в строгой последовательности:
Чтобы сумма возврата появилась в Разделе 1 формы 6-НДФЛ, выполните следующие действия:
Возврат НДФЛ.Ведомости в банк сумма к выплате увеличилась на сумму возврата, а в расшифровке присутствует соответствующая аналитика.Соблюдение этой последовательности гарантирует автоматическое заполнение отчета и отсутствие расхождений с контрольными соотношениями налоговой службы.