Ситуация, когда сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, решает выйти на работу (на неполный рабочий день или даже на полную ставку), является стандартной, но часто вызывает вопросы при оформлении в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Основная сложность заключается в том, что пользователь ожидает увидеть в табеле одновременное отображение кода «ОЖ» (Отпуск по уходу) и «Я» (Явка), однако программа по умолчанию отдает приоритет одному из видов времени.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить документы, проанализируем последовательность действий и выясним, как законодательные изменения 2024 года упростили жизнь бухгалтерам.
Проанализируем техническую сторону вопроса. В системе 1С:ЗУП 3.1 виды времени имеют определенные приоритеты. Когда мы проводим документ ОтпускПоУходуЗаРебенком, программа регистрирует состояние сотрудника как «Отпуск». Если же мы хотим начислить зарплату, нам необходимо зафиксировать «Явку».
Важно понимать: стандартный функционал программы настроен так, что за один и тот же период времени (день) может быть приоритетным либо начисление пособия, либо начисление зарплаты. Чтобы в табеле появились рабочие часы при сохранении пособия, необходимо использовать специальный механизм — документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком.
Рассмотрим последовательность действий, которую необходимо выполнить для корректного отражения ситуации в программе:
Отпуск по уходу за ребенком. В нем фиксируются даты начала отпуска, право на пособие до 1.5 лет и устанавливается флаг «Не начислять зарплату и не выплачивать аванс в период отпуска» (по умолчанию он активен). На этом этапе в табеле будет стоять только ОЖ.
Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком.
Критически важный момент: на вкладке «Начисления» необходимо снять флажок «Не начислять зарплату и не выплачивать аванс в период отпуска». Именно это действие «разрешает» программе начислять плановые выплаты (оклад, надбавки) параллельно с пособием.
Кадровый перевод или Изменение графика работы списком. В Кадровом переводе на вкладке «Главное» мы выбираем новый график (например, «4 часа в день») и при необходимости корректируем количество ставок.
Выясним, в какой последовательности лучше проводить эти документы, если выход на работу состоялся в тот же день, что и начало отпуска. Посмотрим на рекомендации: сначала проводится Отпуск по уходу за ребенком, затем вводится Изменение условий оплаты отпуска..., и финальным шагом — Кадровый перевод. Если все документы делаются одной датой, программа корректно обработает последовательность состояний сотрудника.
Многие пользователи стремятся увидеть в табеле обозначение через дробь, например Я/ОЖ. Рассмотрим, как этого добиться. В 1С:ЗУП 3.1 для этого должна быть включена возможность совмещения нескольких видов времени в настройках состава начислений и удержаний.
Проанализируем настройки: перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке «Отпуска» должна быть активна возможность работы во время отпуска. Однако, даже при этих настройках, если вы используете стандартный документ Табель, он может заполняться по-разному в зависимости от того, как настроен конкретный вид времени Явка в справочнике Виды использования рабочего времени.
Если вам принципиально видеть оба кода, убедитесь, что в документе Изменение условий оплаты отпуска... на закладке «Пособия» указано, что выплата пособия продолжается. Программа автоматически сопоставит плановое время по графику и состояние отпуска.
Ранее (до 31.12.2023) существовал риск, что СФР (ранее ФСС) откажет в выплате пособия, если сотрудник работал почти полный день. Бухгалтеры были вынуждены сокращать рабочий день на символические 15-30 минут.
С 1 января 2024 года правила изменились (ФЗ № 255-ФЗ и № 81-ФЗ):
Это означает, что теперь вы можете оформлять Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком на полную ставку, и в табеле будет стоять просто Я (Явка). С точки зрения законодательства это абсолютно безопасно, и право на пособие не будет утрачено.
Если в вашем расчетном листке зарплата есть, а в табеле только «ОЖ» или наоборот, выполните следующие действия:
Изменение условий оплаты отпуска... — снят ли флаг «Не начислять зарплату».Изменение условий... не позже даты формирования Табеля. Если вы сначала создали табель, а потом провели кадровые изменения — обязательно перезаполните табель.Явка.Помните, что 1С:ЗУП 3.1 — это гибкая система, и большинство проблем с отображением времени в табеле решаются через правильную комбинацию кадровых документов, а не через ручную правку отчетов.