Как отразить явку и отпуск по уходу за ребенком в табеле 1С:ЗУП 3.1 при неполном рабочем дне?

← На главную

При выходе сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 (или 3) лет у кадровых специалистов и бухгалтеров часто возникает вопрос: как правильно отразить это событие в табеле учета рабочего времени? С одной стороны, сотрудник фактически работает и ему начисляется заработная плата (явельное время). С другой стороны, за ним сохраняется статус находящегося в отпуске по уходу за ребенком с выплатой соответствующего пособия.

В этой статье мы подробно разберем, как решить данную задачу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1). Мы проанализируем два принципиально разных подхода: современный законодательный метод, действующий с 2024 года, и специальный технический обходной путь, если вашей организации по внутренним регламентам обязательно нужно видеть двойной код (например, «ЯОЖ» или «ОЖЯ») в табеле по форме Т-13.

---

Вариант 1. Современный законодательный подход в ЗУП 3.1 (с 1 января 2024 года)

Сначала рассмотрим, как изменилось законодательство и как это повлияло на методологию учета в программе. Начиная с 1 января 2024 года, вступила в силу новая редакция статьи 256 Трудового кодекса РФ. Теперь сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, могут выходить на работу как на неполное, так и на полное рабочее время с сохранением права на получение ежемесячного пособия от СФР.

Однако, согласно официальным разъяснениям Социального фонда России (СФР), при выходе сотрудника на работу (даже на полставки) отпуск по уходу за ребенком юридически прекращается. Право на пособие сохраняется как государственная гарантия поддержки, но сам «детский» отпуск прерывается. Из этого следует важный вывод для кадрового учета: в табеле учета рабочего времени больше не должно быть кода «ОЖ».

Выясним по шагам, как правильно отразить эту ситуацию в программе по новым правилам:

Оформление прекращения отпуска: Перейдем в раздел Кадры — Отпуска по уходу и возвраты из отпуска. Создадим документ Возврат из отпуска по уходу за ребенком. Этот документ прекращает проведение самого отпуска и возобновляет плановые начисления сотрудника (оклад, надбавки), которые были приостановлены.
Перевод на неполную ставку: Создадим документ Кадровый перевод. На вкладке «Главное» укажем новый график работы (график неполного рабочего времени) и количество занимаемых ставок (например, 0.5).
Отражение в отчетности для СФР: Если перевод необходимо отразить в сведениях о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД, ныне подраздел 1.1 формы ЕФС-1), установим флажок «Отразить в трудовой книжке». Программа автоматически подтянет для СФР код «НЕПД» (неполный рабочий день) или «НЕПН» (неполная рабочая неделя).

При таком подходе в отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» будет выводиться стандартный код «Я» (Явка) с указанием фактически отработанных часов (например, 4 часа). Обозначение «ОЖ» выводиться не будет, что полностью соответствует актуальной методологии Минтруда и СФР.

---

Вариант 2. Настройка вывода двойного кода «Явка/Отпуск по уходу» (ЯОЖ) в ЗУП 3.1

Что делать, если руководство или внутренние аудиторы вашей компании требуют, чтобы в табеле обязательно присутствовал двойной код, подтверждающий, что сотрудница одновременно и работает, и числится в отпуске? В типовом функционале прямое объединение кодов через косую черту («Я/ОЖ») не предусмотрено, однако мы можем настроить эквивалентное решение стандартными средствами без программирования.

Проанализируем детально, как реализовать этот обходной путь за 5 простых шагов.

Шаг 1. Создание нового вида рабочего времени

Для начала нам необходимо создать в системе новое обозначение времени, которое программа будет выводить в печатную форму табеля.

Перейдем в раздел Настройка — Классификаторы — Виды рабочего времени.
Найдем в списке предопределенный вид времени «Явка», выделим его и нажмем кнопку «Создать копированием» (это важно, чтобы унаследовать базовые свойства).
В поле «Наименование» введем понятное название, например: «Явка в отпуске по уходу за ребенком».
В поле «Буквенный код» укажем «ЯОЖ» (или «ОЖЯ»). Обратите внимание, что длина кода в ЗУП 3.1 ограничена 3 символами, поэтому ввести код через дробь («Я/ОЖ») программа не позволит.
Убедимся, что в поле «Основное время» выбрана стандартная Явка. Это ключевой момент: система должна понимать, что данное время является рабочим и за него нужно начислять заработную плату.
Запишем и закроем созданный элемент.

Шаг 2. Включение настроек расчета времени

Чтобы программа позволила нам назначать сотрудникам графики с уникальными видами времени, проверим общие настройки системы:

Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты.
Убедимся, что на форме настроек установлен флажок «Используется несколько видов времени в графике работы». Без этого флага мы не сможем гибко настраивать расписание работы.

Шаг 3. Настройка специального графика работы

Теперь нам нужно создать график работы, по которому будет трудиться наш сотрудник.

Перейдем в раздел Настройка — Предприятие — Графики работы сотрудников.
Создадим новый график, например, «Пятидневка 4 часа (для декрета)».
Нажмем на ссылку «Изменить свойства графика».
В открывшемся окне установим флаг «Неполное рабочее время» и выберем вид: Неполный рабочий день.
Ниже, в табличной части «Виды времени», найдем наш созданный код «ЯОЖ» и установим напротив него галочку. При этом галочку напротив стандартной «Явки» можно снять, чтобы система не путалась.
В расписании работы (в таблице заполнения часов по дням недели) укажем количество рабочих часов по строке «ЯОЖ» (например, по 4 часа с понедельника по пятницу).
Сохраним настройки графика и заполним его на текущий рабочий год.

Шаг 4. Оформление кадровых документов

Перейдем к кадровому оформлению. Нам нужно зафиксировать факт работы по новому графику, не прерывая при этом начисление пособия.

Если сотрудница уже находится в отпуске по уходу за ребенком, создадим документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (раздел Кадры — Отпуска по уходу за ребенком).
На вкладке «Начисления» обязательно снимем флажок «Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска». В табличную часть ниже добавим плановое начисление сотрудника (например, «Оклад по часам» или «Оклад по дням»). Это позволит программе параллельно рассчитывать и пособие, и зарплату.
Оформим документ Кадровый перевод. В нем выберем нашего сотрудника и укажем созданный ранее график работы («Пятидневка 4 часа для декрета») с использованием времени «ЯОЖ». Укажем соответствующую долю ставки (0.5).

Шаг 5. Формирование табеля и расчет зарплаты

Рассмотрим, как ведет себя система при выполнении ежемесячных операций:

При заполнении документа Табель в разделе Зарплата программа автоматически проставит по сотруднику буквенный код «ЯОЖ» и укажет количество фактически отработанных часов (например, 4).
При формировании печатной формы Т-13 мы увидим красивый и информативный отчет, где в ячейках посещаемости будет выводиться именно буквенное обозначение «ЯОЖ». Это решает задачу кадровой службы.
В документе Начисление зарплаты и взносов расчет выполнится абсолютно корректно: сотруднику начислится оклад пропорционально отработанному по коду «ЯОЖ» времени, а также рассчитается плановое пособие по уходу за ребенком.

---

Резюме

Мы подробно разобрали два способа отражения неполного рабочего времени в период декретного отпуска. При выборе метода обязательно ориентируйтесь на текущую учетную политику вашей компании и требования проверяющих органов. Если ваша цель — полное соответствие современным требованиям СФР и ТК РФ с 2024 года, используйте Вариант 1 (с прекращением отпуска и кодом «Я» в табеле). Если вашей кадровой службе критически важно отслеживать нахождение сотрудников в отпуске непосредственно по сетке табеля Т-13, смело внедряйте Вариант 2 с созданием пользовательского вида времени.