При ведении учета в государственных учреждениях бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью детализации данных на забалансовых счетах. Согласно Приказу Минфина № 157н (п. 386), аналитический учет по счету 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» должен вестись не только в разрезе сотрудников и видов имущества, но и по местам его нахождения. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1.0» (БГУ 1.0) стандартно предусмотрено только два субконто: Контрагенты (используемые для выбора сотрудников) и Номенклатура. В этой статье мы подробно разберем, как добавить аналитику по подразделениям и какие методические нюансы следует учитывать.
Проанализируем ситуацию: в БГУ 1.0 сотрудники для забалансового учета часто выбираются из справочника Контрагенты. Если учреждение имеет разветвленную структуру (филиалы, районы, территориальные участки), одного ФИО сотрудника недостаточно для корректного формирования отчетности и проведения инвентаризации. Бухгалтеру необходимо видеть, за каким именно подразделением числится спецодежда или хозинвентарь, особенно если сотрудники перемещаются между объектами. Выясним, какими способами можно реализовать это требование в программе.
Прежде чем вносить изменения в план счетов, проверим системные настройки программы. В БГУ 1.0 предусмотрен механизм сквозного учета по подразделениям, который не требует добавления новых субконто вручную. Рассмотрим этот путь подробнее:
Преимущество этого метода: аналитика по подразделениям становится системной. Вам не нужно тратить одно из трех доступных субконто. В отчетах, таких как «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», появится стандартная группировка по подразделениям.
Если по каким-то причинам системный учет по подразделениям вам не подходит или требуется специфическая аналитика, можно добавить субконто вручную. Поскольку счет 27 в последних релизах БГУ 1.0 может быть не предопределенным (созданным программно при обновлении), его редактирование доступно пользователю. Проанализируем порядок действий:
Подразделения.Важный нюанс: при добавлении субконто вручную типовые документы (например, Списание материалов с операцией выдачи в личное пользование) могут не «подхватить» новую аналитику автоматически. Проанализируем пример кода, который может использоваться в обработках проведения (для ознакомления программистам):
// Пример заполнения движения по забалансовому счету 27
Движение = Проводки.Добавить();
Движение.СчетДт = СчетаУчета.Счет27;
Движение.СубконтоДт[ВидыСубконто.Контрагенты] = Объект.Сотрудник;
Движение.СубконтоДт[ВидыСубконто.Номенклатура] = СтрокаТовары.Номенклатура;
// Если добавили субконто Подразделения, его нужно заполнить программно:
Если СчетаУчета.Счет27.ВидыСубконто.Найти(ВидыСубконто.Подразделения) <> Неопределено Тогда
Движение.СубконтоДт[ВидыСубконто.Подразделения] = Объект.ПодразделениеОрганизации;
КонецЕсли;
Если вы не планируете дорабатывать документы, данные по новому субконто придется вносить через документ «Операция (бухгалтерская)» или вручную корректировать движения в типовых документах.
Рассмотрим «обходной» маневр, который предложили опытные пользователи на форуме. Если вы не хотите менять конфигурацию и план счетов, можно организовать структуру внутри справочника Контрагенты.
Создадим в справочнике папки, названия которых соответствуют вашим подразделениям (например, «Район №1», «Цех №2»). Переместим сотрудников (физлиц) в соответствующие папки. В этом случае в Оборотно-сальдовой ведомости по счету 27 можно будет выставить настройку «Группировка: Контрагенты (С иерархией)».
Однако у этого метода есть существенный недостаток: сотрудник в справочнике — это уникальный элемент. Если он переводится из одного района в другой, перемещение его карточки в другую папку изменит историческую отчетность. За прошлые периоды он также будет отображаться в новом подразделении. Поэтому данный метод подходит только для статичных структур.
Проанализируем еще одну возможность БГУ 1.0. Учет материальных ценностей в программе тесно связан с понятием ЦМО. ЦМО — это связка «Материально-ответственное лицо (сотрудник) + Подразделение». На балансовых счетах (например, 105.00) учет ведется именно по ЦМО. На забалансовом счете 27 учет идет по Контрагенту (лицу, получившему вещь в пользование), который не всегда является МОЛ в классическом понимании.
Тем не менее, при выдаче имущества документами Выдача в личное пользование программа фиксирует подразделение в шапке документа. Если настроить отчет «Ведомость остатков материалов», можно попытаться вытянуть аналитику через регистраторов, но для забалансового счета 27 это работает нестабильно. Поэтому настройка субконто или системного учета по подразделениям остается приоритетной.
Выясним, зачем нам так важна эта настройка. Согласно законодательству, имущество на забалансе подлежит обязательной инвентаризации. В БГУ 1.0 документ Инвентаризация материалов на забалансовых счетах собирает данные по остаткам. Если у вас не разделен учет по подразделениям, вы не сможете сформировать отдельные описи (ф. 0504087) по территориальным участкам. Бухгалтеру придется вручную «вылавливать» сотрудников каждого филиала из общего списка, что ведет к ошибкам.
Подведем итог нашему исследованию:
Сотрудники, а аналитика по местам хранения является штатной функцией, полностью соответствующей Приказу 157н.Таким образом, мы выяснили, что требования бухгалтера по детализации 27 счета абсолютно обоснованы законом, и программа 1С предоставляет несколько инструментов для реализации этой задачи. Выбор метода зависит от готовности к обновлению конфигурации и сложности организационной структуры вашего учреждения.