Как провести инвентаризацию материалов на забалансовом счете 27 в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения

При оформлении инвентаризации в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» пользователи часто сталкиваются с ограничением: типовой документ МЗ_ИнвентаризацияЗабаланс («Инвентаризация материалов (забалансовый учет)») содержит жестко заданный перечень забалансовых счетов. В этот список входят счета 02.2, 07, 09, 12, 13.2, 22.2, 23, однако счет 27 («Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам») выбрать невозможно. Разберем причины такого поведения системы, правовые основания проведения проверки и практические варианты реализации функционала.

Выясним причину технического ограничения

Проанализируем структуру типовой конфигурации. Невозможность выбрать счет 27 связана не только с программным ограничением списка счетов, но и с архитектурой аналитики:

1. Несовпадение субконто: Стандартный документ инвентаризации забалансовых материалов рассчитан на счета, где аналитический учет ведется в разрезе субконто «Центры материальной ответственности» (ЦМО: сотрудник и подразделение). На счете 27 типовая аналитика устроена иначе: субконто настроены по справочникам «Сотрудники» (физические лица) и «Номенклатура» (или «Основные средства»), а измерение ЦМО отсутствует.
2. Особенности запросов выборки: Функция получения остатков сгруппирована по измерению ЦМО. Если просто добавить счет в список доступных, типовой запрос вернет пустую таблицу или вызовет ошибку обращения к несуществующему субконто.
3. Разделение ОС и МЗ на счете 27: Важно помнить, что основные средства в личном пользовании (субсчет 27.01) не списываются с балансового счета 101 и инвентаризируются вместе с балансовыми объектами. Инвентаризации на забалансе подлежат только материальные запасы (субсчет 27.02), списанные со счета 105 при выдаче.

Важное предупреждение: Категорически не рекомендуется вручную добавлять субконто «ЦМО» на счет 27 в плане счетов в режиме «1С:Предприятие». Это нарушит работу других типовых документов списания и внутреннего перемещения имущества в личном пользовании.

Способ 1. Создание внешней обработки заполнения табличной части (рекомендуемый)

Рассмотрим наиболее безопасный метод решения задачи, не требующий снятия конфигурации с поддержки и изменения кода типовых объектов. Оптимальный путь — разработка внешней обработки табличной части для документа «Инвентаризация материалов (забалансовый учет)».

Разберем по шагам алгоритм работы такой обработки:

1. Обработка регистрируется в информационной базе как дополнительная обработка табличных частей.
2. Пользователь открывает документ инвентаризации, выбирает ответственное лицо (сотрудника) и вызывает внешнюю обработку по кнопке заполнения.
3. В коде обработки формируется прямой запрос к виртуальной таблице остатков регистра бухгалтерии по счету 27 (субсчет МЗ в личном пользовании).
4. Запрос отбирает остатки в разрезе субконто Сотрудники и Номенклатура, исключая привязку к несуществующему для этого счета субконто ЦМО.
5. Полученные данные (номенклатура, количество, сумма) транслируются в строки табличной части документа, после чего бухгалтер может сформировать печатную форму инвентаризационной описи.

Способ 2. Корректировка алгоритмов в модуле объекта конфигурации

Если в учреждении принято решение дорабатывать конфигурацию напрямую, разберем программные точки, требующие вмешательства разработчика. Перед началом работ обязательно создадим архивную копию информационной базы и переведем конфигурацию в режим с сохранением поддержки.

Посмотрим на пример изменения фильтра счетов. Откроем конфигуратор, найдем документ МЗ_ИнвентаризацияЗабаланс и перейдем в его МодульОбъекта. В экспортной функции получения локальных переменных расширим массив доступных счетов:

Функция ПолучитьЛокальнуюПеременную(ИмяПеременной) Экспорт

    // Стандартный алгоритм инициализации массива счетов
    Если ИмяПеременной = "МассивСчетов" Тогда
        МассивКодов = Новый Массив;
        МассивКодов.Добавить("02.2");
        МассивКодов.Добавить("07");
        МассивКодов.Добавить("09");
        МассивКодов.Добавить("12");
        МассивКодов.Добавить("13.2");
        МассивКодов.Добавить("22.2");
        МассивКодов.Добавить("23");
        
        // Добавляем счет учета ценностей в личном пользовании
        МассивКодов.Добавить("27");
        
        Возврат МассивКодов;
    КонецЕсли;

КонецФункции

Обратите внимание: одного добавления строки недостаточно. Перейдем далее в функцию ПолучитьОстатки того же модуля. В ней необходимо модернизировать текст текста запроса:

1. Добавим проверку: если выбран счет 27, параметры выборки регистра бухгалтерии должны переключаться с субконто ЦентрыМатериальнойОтветственности на субконто Сотрудники.
2. Поле ответственного лица из шапки документа связываем со значением субконто сотрудника.
3. Исключаем обращение к реквизиту подразделения ЦМО, так как на счете 27 местонахождение ценностей закреплено за физическим лицом.

В современных версиях платформы 1С:Предприятие 8.3 эту процедуру рекомендуется реализовывать с помощью механизма расширений (аннотация &Вместо или &После), чтобы сохранить конфигурацию поставщика полностью типовой.

Особенность инвентаризации по счету 22.2 (централизованное снабжение)

Рассмотрим сопутствующую проблему, часто возникающую при инвентаризации забалансовых запасов: учет на счете 22.2. На данном счете материальные запасы учитываются по партиям и конкретным контрагентам в соответствии с извещениями без усреднения стоимости.

Стандартный механизм заполнения забалансовой инвентаризации рассчитывает среднюю цену по формуле деления общего остатка суммы на общее количество по номенклатуре. Чтобы избежать искажения учетных цен поставщиков, заполнение данных по счету 22.2 также целесообразно переводить на внешнюю обработку, которая собирает остатки с детализацией по субконто Контрагенты и переносит партии по их фактической входящей себестоимости.