← На главную

Многие пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП 3.1) сталкиваются с неприятной ситуацией: при автоматическом заполнении отчета СЗВ-ТД (в настоящее время это подраздел 1.1 формы ЕФС-1) в список постоянно попадает сотрудник, который уже давно уволен. Кнопка «Заполнить» упорно тянет его кадровые мероприятия из месяца в месяц, и ручное удаление строк из документа помогает только до следующего формирования отчета.

Давайте подробно проанализируем ситуацию, выясним причину такого поведения системы и разберем по шагам, как правильно и безопасно устранить эту ошибку, не повредив базу данных.

Проанализируем причину возникновения проблемы

Рассмотрим типичную хронологию событий, которая приводит к появлению «зависшего» сотрудника. Как правило, последовательность действий выглядит следующим образом:

1. Создается кадровый приказ, например, «Прием на работу».
2. Формируется и отправляется в фонд отчет СЗВ-ТД, в котором проставляется галочка «Документ принят в ПФР (СФР)».
3. Спустя какое-то время в исходный кадровый документ («Прием на работу») вносятся изменения. Например, корректируется номер приказа, меняется график работы (допустим, с основного на неполное рабочее время) или изменяются другие реквизиты. Документ перепроводится.
4. Сотрудник продолжает работать, затем оформляется документ «Увольнение» и подается новый СЗВ-ТД.

Что происходит внутри программы? Главная причина проблемы кроется в изменении первичного документа после того, как по нему уже был сдан отчет. При передаче сведений в фонд каждому кадровому мероприятию присваивается уникальный идентификатор — UUID (в программе он хранится как ИдМероприятия).

Когда вы меняете основные реквизиты в проведенном и переданном кадровом документе, программа видит расхождение. Она генерирует новое кадровое мероприятие с новым UUID. Старое же мероприятие попадает в регистры (например, МероприятияТрудовойДеятельностиПрочие) как ошибочное, требующее отмены. Система настойчиво предлагает вам сдать корректирующий отчет: она хочет передать отмену старой записи (со старым идентификатором) и отправить новую запись с правильными данными приказа. Именно поэтому уволенный сотрудник будет бесконечно попадать в новые отчеты, пока вы не удовлетворите требования программы.

Как не нужно исправлять ошибку

Часто пользователи, видя зависшие записи, пытаются решить проблему радикально — путем прямого удаления данных из регистров сведений, таких как МероприятияТрудовойДеятельностиПрочие или ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников.

Мы настоятельно не рекомендуем так делать! Прямое удаление записей из регистров нарушает ссылочную целостность базы. Это может привести к тому, что при последующих кадровых перемещениях или слиянии баз у вас возникнут еще более серьезные ошибки. Программа потеряет связку между отправленными и текущими идентификаторами мероприятий.

Решение 1: Правильная корректировка через штатные механизмы

Разберем по шагам, как правильно исправить ситуацию средствами самой программы, чтобы закрыть зависшие записи корректно.

1. Перейдите в раздел Кадры и откройте журнал Электронные трудовые книжки.
2. Создайте новый документ РегистрацияТрудовойДеятельности.
3. Если вам нужно просто отменить ошибочное кадровое мероприятие, которое упорно тянется в отчет, нажмите кнопку Отменить. В открывшемся окне выбора найдите и выберите ошибочное мероприятие по этому сотруднику.
4. Если исходные данные действительно менялись (например, вы исправили номер приказа или график), воспользуйтесь кнопкой Изменить. Выберите исходное мероприятие: программа автоматически подтянет старые данные (которые будут помечены на отмену) и позволит зафиксировать новые, актуальные данные.
5. Проведите документ РегистрацияТрудовойДеятельности.
6. Теперь перейдите к созданию нового отчета СЗВ-ТД (или ЕФС-1). Нажмите кнопку Заполнить. В отчет должны автоматически подтянуться две строки по нашему проблемному сотруднику: одна строка с признаком отмены старого мероприятия (будет передан старый UUID) и вторая строка с корректными данными (с новым UUID).
7. Этот сформированный отчет необходимо отправить в фонд как корректирующий. После того как фонд его примет и вы установите флаг принятия в 1С, зависшие записи навсегда исчезнут из регистра, и сотрудник перестанет появляться в будущих отчетах.

Решение 2: Альтернативный метод «чернового отчета»

Если по каким-то причинам отправить корректировку в фонд невозможно (например, фонд отказывается принимать изменения из-за внутренних коллизий), а очистить заполнение текущих отчетов необходимо, можно применить технический трюк с фиктивным отчетом. Посмотрим на этот алгоритм действий:

1. Создайте новый документ СЗВ-ТД (ЕФС-1) за текущий период.
2. Нажмите Заполнить. В отчет попадут все зависшие ошибочные записи по уволенному сотруднику (и, возможно, другим лицам).
3. Удалите из этого отчета всех нормальных, актуальных сотрудников, которых вы действительно планируете отправлять в фонд. Оставьте в списке только зависшие проблемные записи.
4. Внимание: отправлять этот отчет в фонд не нужно!
5. Просто проведите этот документ в программе и вручную установите галочку «Документ принят в ПФР (СФР)».
6. Что это даст? Установка этой галочки сообщит алгоритмам 1С:ЗУП, что данные переданы. Программа очистит регистры ожидающих передачи мероприятий, и эти события будут считаться закрытыми.
7. После этого создайте новый «чистовой» отчет СЗВ-ТД для реальной отправки в фонд. Нажмите Заполнить — теперь проблемные сотрудники в него не попадут.

Используя один из этих методов, вы сможете привести кадровый учет в порядок и избавиться от назойливой проблемы с постоянным появлением уволенных сотрудников в регламентированной отчетности. Главное правило — старайтесь никогда не менять проведенные кадровые приказы после того, как по ним были сданы сведения о трудовой деятельности. Если ошибка в приказе всё же найдена, исправляйте ее исключительно через документы-исправления и последующую отправку корректирующих форм.