Как правильно изменить структуру подразделений и должности в 1С:ЗУП 3.1 без ошибок в отчетности СФР?

В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи нередко сталкиваются с необходимостью реорганизации структуры компании. Часто на начальном этапе внедрения программы подразделения и должности создаются хаотично или по упрощенной схеме (например, создаются общие технические подразделения вроде "Администрация" или "Производство", а в должности вписывается лишняя информация). Со временем руководство принимает решение привести структуру в соответствие с реальным штатным расписанием. При необходимости переезда в новую базу или подготовки отдельного контура для исправления ошибок учета используют перенос данных ЗУП 3 — ЗУП 3, сохраняющий кадровую историю сотрудников.

В этой статье мы подробно разберем, как исправить названия подразделений и должностей, не нарушив при этом расчет зарплаты, историю кадрового учета и регламентированную отчетность для Социального фонда России (СФР, ранее ПФР). Техническое сопровождение подобных работ и регулярное обслуживание системы обеспечивает автоматическое архивирование и тестирование в Обновляторе 1С, работающее в фоновом режиме.

Почему нельзя просто изменить названия в карточках сотрудников?

Программа 1С:ЗУП 3.1 является строго документ-ориентированной системой. Вся история работы сотрудника (его перемещения, изменения окладов, должностей и подразделений) фиксируется не в самих карточках, а в периодических регистрах сведений. Главным среди них является регистр КадроваяИсторияСотрудников.

Если вы попытаетесь вручную отредактировать карточку сотрудника в обход документов или просто переименуете элементы в справочниках Подразделения и Должности, это приведет к критическим ошибкам:

1. Задвоение и искажение аналитики в прошлых периодах: все старые отчеты по зарплате, начислениям и налогам "поедут", так как старые записи перепишутся новыми названиями.
2. Проблемы с расчетом среднего заработка: программа не сможет сопоставить историю начислений сотрудников.
3. Ошибки при увольнении: при попытке уволить сотрудника программа обратится к регистру кадров, обнаружит расхождения и сформирует неверные данные для ЕФС-1.

Давайте проанализируем структуру хранения кадровых данных. При проведении кадровых документов программа делает записи в регистры. Для понимания этого механизма рассмотрим простой запрос к базе данных:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	КадроваяИстория.Период КАК Период,
    |	КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
    |	КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
    |	КадроваяИстория.Должность КАК Должность
    |ИЗ
    |	РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников КАК КадроваяИстория
    |ГДЕ
    |	КадроваяИстория.Сотрудник = &Сотрудник";

Этот запрос наглядно показывает, что каждое изменение фиксируется на определенную дату (период). Любые исправления должны вноситься исключительно новыми документами движения.

Шаг 1. Проверка настроек штатного расписания

Перед тем как приступать к изменениям, нам необходимо выяснить, как ведется штатное расписание в программе. Для этого перейдем в меню: Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.

Здесь возможны два варианта:

1. Флаг "Ведется история изменений штатного расписания" включен. Это наиболее строгий вариант ведения учета. В этом случае напрямую изменять позиции нельзя — любые изменения структуры вводятся специальными документами Утверждение штатного расписания или Изменение штатного расписания.
2. Флаг выключен. Изменения вносятся непосредственно в карточки позиций штатного расписания в упрощенном режиме.

Шаг 2. Создание новой структуры и закрытие старых позиций

Рассмотрим порядок действий при включенной истории штатного расписания, так как этот сценарий наиболее распространен и требует максимальной аккуратности.

Сначала необходимо создать новые элементы в справочниках. Перейдите в справочник Подразделения и создайте правильную структуру отделов. То же самое проделайте в справочнике Должности. Для проверки новых должностей на соответствие требованиям классификаторов при подготовке ЕФС-1 будет полезен отчет для проверки соответствия должностей классификатору ОКПДТР.

После этого приведем в порядок штатное расписание:

1. Создайте документ Изменение штатного расписания (раздел "Кадры").
2. Для каждой старой некорректной позиции воспользуйтесь кнопкой Закрыть позицию. Программа зафиксирует дату, с которой данная штатная единица больше не применяется.
3. С помощью кнопки Добавить позицию создайте новые штатные единицы в новых, правильных подразделениях с корректными должностями.
4. Укажите размеры окладов для новых позиций и проведите документ.

Шаг 3. Перевод сотрудников на новые позиции

Чтобы физически переместить сотрудников со старых "грязных" позиций на новые, необходимо использовать документ Кадровый перевод или Кадровый перевод списком (если сотрудников много). Для облегчения последующей подготовки отчетности в СФР можно применить обработку для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности по кадровым переводам.

В документе укажите дату перевода, новое подразделение и новую должность. Программа автоматически подтянет условия оплаты труда из новой позиции штатного расписания.

Решение проблемы с отчетностью в СФР (ЕФС-1 и СЗВ-ТД)

Наибольшие опасения у кадровиков вызывает то, как эти манипуляции отразятся на электронных трудовых книжках и отчетности в СФР. Здесь ключевое значение имеет то, какие данные изначально были отправлены в фонд.

Сценарий А: В СФР числятся верные данные, а в 1С были "грязные"

Часто встречается ситуация, когда кадровик отправлял отчеты в СФР, вручную корректируя файлы выгрузки или формы в 1С-Отчетности, чтобы на портале фонда все было красиво. В результате на бумаге и в СФР данные верные, а в самой базе 1С:ЗУП — ошибочные.

Если это ваш случай, то новые документы Кадровый перевод не должны уходить в СФР, иначе произойдет задвоение или искажение данных. Чтобы этого избежать, выполните следующие действия:

1. При оформлении документа Кадровый перевод обязательно снимите флаг "Отразить в трудовой книжке".
2. Проведите документ. В этом случае изменения зафиксируются только внутри вашей базы для расчета зарплаты и кадрового учета, но программа не будет предлагать отправить эти сведения в фонд.

Важное предупреждение: если вы делаете "тихий" перевод без флага отражения в трудовой книжке, убедитесь, что UUID (уникальный идентификатор мероприятия) приема на работу в программе совпадает с тем, который зафиксирован в СФР. Если при будущем увольнении программа попытается отправить данные, она возьмет актуальную должность из базы. Если в базе и фонде цепочка UUID нарушена, фонд может вернуть протокол с ошибкой. В таких случаях для восстановления связей используется документ Регистрация трудовой деятельности.

Сценарий Б: В СФР были отправлены ошибочные ("грязные") данные

Если в фонд ушли неверные наименования должностей (например, "Специалист /Администрация/"), их необходимо официально исправить. СФР требует, чтобы любые изменения наименований подразделений или должностей (даже без изменения трудовой функции) регистрировались.

Для исправления воспользуйтесь одним из двух способов:

Способ 1. Подача отменяющих и корректирующих записей

Если ошибка была допущена при приеме, откройте исходный документ Прием на работу. Нажмите кнопку Исправить внизу формы. В новом документе-исправлении укажите правильные данные и установите флаг Отразить в трудовой книжке.

При заполнении очередного отчета ЕФС-1 программа автоматически сформирует две строки:

• Строка с признаком отмены ранее переданного мероприятия (со старым UUID).
• Новая строка с верными кадровыми данными.

Способ 2. Отражение как переименование должностей

Если перевод на новые должности происходит текущим периодом и оформляется официальным приказом по организации (например, в связи с реорганизацией структуры), оформите стандартный Кадровый перевод с установленным флагом Отразить в трудовой книжке. В качестве причины укажите "Переименование подразделения" или "Переименование должности". Этот документ уйдет в СФР как плановое кадровое мероприятие "ПЕРЕВОД".

Использование механизма полного наименования

Если вам необходимо, чтобы внутри программы для удобства бухгалтеров подразделения назывались кратко или специфически, а в отчетность уходили строго регламентированные названия, используйте встроенный функционал программы:

1. Откройте карточку подразделения или должности.
2. Найдите поле "Полное наименование (в т.ч. для записей о трудовой деятельности)".
3. Заполните это поле официальным наименованием по уставу или штатному расписанию.

При заполнении отчетов ЕФС-1 программа будет игнорировать краткое наименование карточки и автоматически подставит значение из поля полного наименования. Это позволит сохранить порядок в учете и сдать чистую отчетность без лишней ручной работы.