← На главную

При работе с кадровыми документами и отчетностью случаются ошибки. Одна из распространенных ситуаций — отправка отчета СЗВ-ТД (теперь часть ЕФС-1) с неверно указанной должностью сотрудника. Интуитивная попытка просто исправить исходный документ "Прием на работу" и отправить новый отчет часто приводит к проблеме: в новом СЗВ-ТД появляется только одна строка с правильной должностью, а необходимая отменяющая запись отсутствует. Разберем, почему так происходит и как правильно выполнить корректировку в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1".

Проанализируем ситуацию: бухгалтер отправил СЗВ-ТД, обнаружил ошибку в должности, исправил документ Прием на работу и попытался сформировать новый отчет. В результате фонд не сможет сопоставить данные, так как не получит явной инструкции отменить ранее поданные сведения. Правильная корректировка всегда подразумевает отправку двух записей: одной — отменяющей старые данные, второй — содержащей новые, верные сведения.

Ключевую роль в этом процессе играет уникальный идентификатор мероприятия (UUID), который присваивается каждой записи. Чтобы фонд понял, какое именно мероприятие нужно отменить, UUID в отменяющей строке нового отчета должен полностью совпадать с UUID исходного мероприятия. Неправильные действия, такие как простое распроведение и новое проведение документа, могут "сломать" эту связь, и программа не сможет сформировать отменяющую запись.

Правильный алгоритм исправления ошибки через исходный кадровый документ

Этот метод является основным и наиболее корректным. Он позволяет программе автоматически отследить изменения и сформировать правильный корректирующий отчет. Рассмотрим по шагам, как действовать, чтобы добиться нужного результата.

1. Убедитесь в статусе первичного отчета. Прежде всего, откройте ранее отправленный отчет СЗВ-ТД. В нем должна стоять галочка "Документ принят в ПФР (не редактируется)". Этот флаг — сигнал для программы, что данные уже переданы в фонд, и любые последующие изменения должны регистрироваться как исправления.

2. Найдите и откройте исходный кадровый документ. Это может быть Прием на работу, Кадровый перевод или другой документ, в котором была допущена ошибка.

3. Разблокируйте документ для редактирования. Поскольку данные уже были отправлены, документ будет заблокирован. Просто снять его с проведения недостаточно. Необходимо воспользоваться специальной функцией: в меню "Еще" выберите команду "Разблокировать форму" или "Изменить документ". Именно это действие позволяет программе понять, что вы вносите исправления в уже зарегистрированное мероприятие.

4. Внесите исправления. В открывшейся форме документа измените неверную должность на правильную. Проверьте остальные данные (дату, номер приказа) — они должны остаться прежними.

5. Перепроведите документ. После внесения изменений нажмите "Провести и закрыть". Программа зафиксирует факт изменения ранее переданных сведений, сохранив при этом связь со старым идентификатором UUID.

6. Создайте новый отчет СЗВ-ТД. Важно: необходимо создать именно новый документ СЗВ-ТД, а не пытаться исправить старый.

7. Заполните отчет. В новом отчете нажмите кнопку "Заполнить". Если все предыдущие шаги были выполнены верно, программа автоматически добавит по сотруднику две строки:

   • Первая строка будет полностью повторять исходные неверные данные (старую должность), но в графе "Признак отмены" будет стоять "X". Это и есть отменяющая запись.
   • Вторая строка будет содержать корректирующие сведения с правильной должностью.

8. Отправьте отчет в СФР. Теперь отчет полностью готов к отправке.

Критически важный момент: некорректно распроводить сам документ СЗВ-ТД, который уже принят фондом. Все исправления вносятся только через корректировку первичных кадровых документов с последующей подачей нового отчета.

Альтернативный способ: использование документа "Регистрация трудовой деятельности"

Иногда основной способ может не сработать, например, из-за особенностей конфигурации или если исходный документ по какой-то причине недоступен для редактирования. В таких случаях можно прибегнуть к ручной корректировке с помощью специального документа.

Этот метод требует большей внимательности, так как все данные придется вводить вручную.

1. Создайте документ для ручной корректировки. Перейдите в раздел "Кадры" — "Электронные трудовые книжки" и создайте новый документ Регистрация трудовой деятельности.

2. Добавьте отменяющую запись. Нажмите кнопку "Изменить" и в табличной части вручную добавьте строку, которая будет отменять неверные сведения. Для этого:

   • Заполните все поля (ФИО, дата мероприятия, вид мероприятия, номер и дата приказа) так, чтобы они полностью совпадали с первоначальным ошибочным отчетом.
   • Укажите неверную должность, которая была отправлена ранее.
   • Найдите и нажмите кнопку "Отменить" для этой строки. Программа должна присвоить этой записи признак отмены и связать ее с исходным мероприятием по UUID.

3. Добавьте корректирующую запись. Добавьте вторую строку в этот же документ. Заполните все поля аналогично, но уже с правильной должностью.

4. Проведите документ. После заполнения обеих строк проведите документ Регистрация трудовой деятельности.

5. Сформируйте СЗВ-ТД. Создайте новый отчет СЗВ-ТД и заполните его. Он должен сформироваться на основании данных, которые вы только что ввели вручную в документе регистрации.

Этот способ дает больше контроля, но и повышает риск ошибки из-за человеческого фактора. Используйте его как запасной вариант, если основной метод по каким-либо причинам не дал результата.