Переход с ручного (бумажного) учета в розничном магазине на автоматизированный в программе «1С:Розница» часто вызывает вопросы у предпринимателей и товароведов. Традиционная схема «на бумажке», выраженная классической формулой Остаток Предыдущий + Приход - Выручка - Списания = Остаток Текущий, кажется пользователям трудноприменимой в программе. Многим кажется, что для сведения денежных и товарных итогов обязательно нужна сложная бухгалтерская программа.
В этой статье мы подробно разберем, как устроен этот процесс в «1С:Розница», как программа автоматически обрабатывает продажи и финансовые поступления, и как провести полную ревизию (инвентаризацию) без остановки работы магазина.
---
Для начала разделим понятия. В программе «1С:Розница» нет документа с названием «Ревизия». Вместо него используется понятие Инвентаризация.
Ревизия в понимании предпринимателя — это комплексная проверка, включающая подсчет товара, аудит кассы, эквайринга, долгов поставщикам и зарплаты. Инвентаризация в 1С — это сверка фактического наличия номенклатурных позиций на складе или в торговом зале с учетными данными программы.
Тем не менее, «1С:Розница» полностью закрывает потребности розничного магазина по учету движения товаров и денег. Программа автоматически выполняет ту самую формулу, которую владельцы магазинов привыкли считать вручную:
ПоступлениеТоваров.ОтчетОРозничныхПродажах. При этом программе неважно, как покупатель оплатил товар — наличными, банковской картой (эквайринг) или в рассрочку. Товар списывается со склада в момент пробития чека.СписаниеТоваров (брак, бой, истекший срок годности).Когда вы создаете документ пересчета, программа сама выводит расчетное количество в колонке «В учете». Ваша задача — внести фактические данные и зафиксировать отклонения.
---
Если вы решили отказаться от тетрадей и начать вести полноценный учет в программе, рекомендуем придерживаться следующей последовательности действий:
ОприходованиеТоваров или через первичный ПересчетТоваров. С этого момента база становится «чистой» и актуальной.ПоступлениеТоваров.РасходныйКассовыйОрдер и ПриходныйКассовыйОрдер. Это позволяет контролировать наличные деньги параллельно с товарным остатком.---
Рассмотрим стандартную цепочку документов, предусмотренную методологией 1С.
Шаг 1. Создание приказа на пересчет товаров
Перейдите в раздел Склад — Приказы на пересчет товаров и создайте новый документ. В нем укажите магазин, склад и правила отбора товаров (например, можно выбрать весь магазин или конкретную товарную группу/мокрую зону/стеллаж).
Шаг 2. Создание документа пересчета
На основании Приказа создайте документ ПересчетТоваров. Нажмите кнопку Заполнить по отбору. Программа автоматически заполнит колонку «В учете» текущими расчетными остатками из базы данных.
Шаг 3. Внесение фактических данных
Распечатайте документ (инвентаризационную ведомость) без показателей учета, чтобы продавцы заполняли ее «вслепую». После пересчета внесите фактическое количество в колонку «Количество (факт)». Программа автоматически рассчитает отклонения (профицит или дефицит).
Если в магазине используется Терминал сбора данных (ТСД) или сканер штрихкодов, выгрузите документ в терминал или сканируйте товары прямо в форму документа на ноутбуке.
Шаг 4. Оформление результатов
После проведения пересчета на его основании необходимо создать два регламентных документа:
СписаниеТоваров — для позиций, по которым выявлена недостача.ОприходованиеТоваров — для позиций, по которым выявлены излишки.Только после проведения этих документов остатки в программе примутся к фактическим значениям, и цикл начнется заново.
---
Одна из главных болей розничной торговли — необходимость закрывать магазин на время ревизии. Если этого не сделать, продажи во время подсчета исказят результаты. Рассмотрим два сценария решения этой проблемы в «1С:Розница».
В документе ПересчетТоваров предусмотрена система статусов: В работе, Внесение результатов, Выполнено.
Проанализируем этот механизм:
Если площадь магазина большая, рекомендуется разделить структуру в программе на два склада: «Склад хранения» (подсобное помещение) и «Торговый зал».
В таком случае вы можете проводить инвентаризацию поэтапно. Например, закрыть и полностью пересчитать «Склад хранения», заблокировав перемещения, в то время как продажи в «Торговом зале» будут продолжаться. По завершении остатки выравниваются внутренними перемещениями.
---
Некоторые пользователи считают, что «1С:Розница» не способна корректно оценить финансовый ущерб от недостачи, поскольку в ней нет жесткого партионного учета (FIFO). Однако программа отлично справляется с задачей оценки себестоимости по методу средней взвешенной оценки.
Для того чтобы себестоимость списанных товаров рассчиталась корректно, выполните регламентную операцию:
Раздел: Финансы -> Регламентные операции -> Расчет себестоимости товаров.
Выберите отчетный период (месяц) и запустите расчет.
После выполнения этой операции программа пересчитает стоимость всех оприходованных излишков и списанных недостач на основе средних цен закупки за текущий период. Вы получите точную сумму финансового ущерба или прибыли по результатам ревизии.
Используя данный системный подход, вы сможете полностью отказаться от бумажного учета, исключите человеческий фактор при подсчете выручки и будете иметь прозрачную картину остатков в вашем магазине.