Многие розничные предприятия сталкиваются с необходимостью регулярного контроля товарных остатков, чтобы минимизировать потери и поддерживать актуальность данных. На форуме 1С обсуждалась задача автоматизации ежедневных пересчетов товаров в 1С:Розница, с акцентом на то, чтобы система сама предлагала продавцам, что именно нужно пересчитать, отдавая приоритет товарам, которые не подвергались инвентаризации наиболее долго. Рассмотрим, как можно подойти к решению этой задачи, используя стандартные механизмы 1С:Розница и необходимые доработки.
В 1С:Розница для проведения инвентаризации используется документ Приказ на пересчет товаров. Этот документ позволяет формировать задание на пересчет и на его основании создавать документ Пересчет товаров, который затем служит основой для оприходования излишков или списания недостач.
Приказ на пересчет товаров:Мы видим, что в документе Приказ на пересчет товаров присутствует реквизит Отбор. Это мощный инструмент, позволяющий задать условия для включения номенклатуры в приказ. Стандартные отборы могут быть настроены по различным критериям, таким как товары с отрицательными или нулевыми остатками, дорогие товары, или даже по группам товаров.
Для настройки этих отборов необходимо зайти в 1С под толстым клиентом и отредактировать правила отбора товаров. Если стандартных данных будет недостаточно, то документ можно загнать в расширение и добавить новые критерии отбора. Однако, как отмечают участники форума, стандартные механизмы отбора не позволяют напрямую задать условие "выбрать товары, которые не пересчитывались дольше всего". Это является ключевым требованием нашей задачи и требует расширения функциональности.
Важно отметить, что в 1С:Розница реализована ордерная схема проведения инвентаризации. Это позволяет разделить обязанности: сотрудники магазина (кладовщики, администраторы) оформляют ордера на отражение результатов пересчетов, а сотрудники офиса формируют управленческие документы (списание, оприходование, пересортица). Такая схема очень актуальна для предприятий, где частичные инвентаризации проводятся ежедневно, и может быть интегрирована в наше решение, позволяя распределять задачи и контролировать их выполнение.
Для того чтобы система сама выводила продавцу, что нужно считать, и при этом учитывала давность последнего пересчета, нам потребуется доработка конфигурации. Рассмотрим шаги, которые мы можем предпринять для создания такого "плана пересчета".
Первым и наиболее важным этапом является создание механизма для хранения информации о дате последнего пересчета для каждой позиции номенклатуры. Существует несколько подходов, которые мы можем рассмотреть.
Один из предложенных вариантов на форуме — это заведение Дополнительного свойства для справочника Номенклатура. Мы можем создать новое дополнительное свойство, например, с наименованием ДатаПоследнегоПересчета и типом "Дата".
Номенклатура с типом значения "Дата".Пересчет товаров будут проведены документы Оприходование товаров или Списание товаров (или любые другие документы, фиксирующие окончание инвентаризации), для всех позиций номенклатуры, участвовавших в этом пересчете, необходимо будет программно обновить значение ДатаПоследнегоПересчета на текущую дату. Это можно сделать, например, через подписку на событие "При записи" соответствующих документов или модификацию процедур проведения документов.Более гибким и управляемым решением, особенно при большом объеме данных и необходимости хранить дополнительные аналитики (например, дату пересчета по конкретному магазину или складу), будет создание собственного Регистра сведений. Давайте назовем его, например, ДатыПоследнихПересчетовНоменклатуры.
Мы можем определить следующие измерения и ресурсы для этого регистра:
Номенклатура (тип СправочникСсылка.Номенклатура) — для указания конкретной номенклатурной позиции.Склад (тип СправочникСсылка.Склады) — если мы хотим учитывать пересчеты по складам или магазинам отдельно, что важно для розницы.ДатаПересчета (тип Дата) — для хранения даты последнего пересчета.Аналогично дополнительным свойствам, нам потребуется программно записывать и обновлять данные в этом регистре. После проведения документов оприходования/списания по результатам инвентаризации, для всех пересчитанных товаров и соответствующих складов в регистре ДатыПоследнихПересчетовНоменклатуры будет фиксироваться текущая дата. Это обеспечит актуальность информации о давности пересчета.
Выбор между дополнительным свойством и регистром сведений зависит от сложности задачи и требуемой гибкости. Регистр сведений предоставляет больше возможностей для аналитики и фильтрации, особенно если потребуется учитывать даты пересчета в разрезе нескольких складов или подразделений.
Приказе на пересчет товаровТеперь, когда у нас есть информация о дате последнего пересчета, мы можем использовать ее для автоматического формирования списка товаров в документе Приказ на пересчет товаров. Это потребует доработки функционала данного документа.
Приказ на пересчет товаров:Нам необходимо будет добавить новую кнопку или команду в форму документа Приказ на пересчет товаров, например, "Заполнить по плану пересчета" или "Автоматическое заполнение". При нажатии на эту кнопку будет выполняться специальный алгоритм, который будет динамически формировать список товаров.
Этот алгоритм будет выполнять запрос к базе данных, который:
Дополнительных свойств номенклатуры (ДатаПоследнегоПересчета) или из Регистра сведений ДатыПоследнихПересчетовНоменклатуры, чтобы определить товары, которые давно не пересчитывались. Для этого мы можем запросить товары с минимальной датой пересчета (самые старые пересчеты) или товары, дата пересчета которых старее заданного порога (например, 10 дней назад, как было предложено на форуме).Приказ на пересчет товаров.Для создания гибких и настраиваемых отборов, позволяющих руководству или аналитикам самостоятельно менять логику выбора товаров без перепрограммирования, мы можем использовать Произвольную схему компоновки данных (СКД). Это даст возможность формировать сложные запросы на основе различных критериев, включая давность пересчета, группы товаров, стоимость и другие параметры.
Ключевым требованием автора является возможность для продавцов выполнять пересчеты, не выходя из РМК. Это также потребует доработки обработки Рабочее место кассира (РМК).
Нам потребуется добавить новую кнопку или пункт меню в интерфейс РМК (форму обработки РабочееМестоКассира), например, "Пересчет по плану" или "Ежедневная инвентаризация". Разместить ее можно в удобном для продавцов месте, чтобы они могли легко и быстро получить доступ к заданию.
При нажатии на эту кнопку может происходить следующее:
Приказа на пересчет товаров для текущего магазина/продавца, сформированного по нашему плану. Это позволит продавцам продолжать ранее начатый пересчет.Приказ на пересчет товаров, используя описанный выше алгоритм, и сразу же вывести его на экран продавца. Количество товаров для пересчета будет соответствовать установленным лимитам (50 или 500).Пересчет товаров на основании текущего приказа. Важно предусмотреть механизм частичного сохранения, чтобы продавцы могли прерывать и продолжать пересчет в течение дня, не теряя введенные данные.После проведения пересчетов важно обеспечить эффективный контроль и анализ полученных данных, чтобы выявлять проблемы и улучшать точность учета.
На основании документа Пересчет товаров, где зафиксировано фактическое количество, формируются документы Оприходование товаров (для излишков) и Списание товаров (для недостач). Это стандартный функционал 1С:Розница, который завершает цикл инвентаризации.
В 1С:Розница предусмотрен механизм контроля отрицательных остатков товаров. Мы можем настроить его в разрезе организаций, складов, а также с учетом зарезервированных остатков. Это помогает предотвратить продажи товаров, фактически отсутствующих на складе, и выявлять несоответствия до проведения инвентаризации. Регулярные пересчеты, как мы обсуждаем, существенно улучшают этот контроль и позволяют оперативно исправлять ошибки в учете.
Нам потребуется разработать специализированные отчеты, которые позволят руководству анализировать различные аспекты процесса:
Такой отчет может быть основан на нашем Регистре сведений ДатыПоследнихПересчетовНоменклатуры и данных документов инвентаризации, предоставляя глубокий анализ и позволяя принимать обоснованные управленческие решения.
Помимо основных шагов по автоматизации, существуют дополнительные инструменты и подходы, которые могут значительно улучшить процесс ежедневных инвентаризаций.
Для ускорения процесса пересчета и минимизации ошибок ввода, крайне рекомендуется использовать терминалы сбора данных. Использование ТСД позволяет существенно сократить время на ввод данных и минимизировать человеческий фактор, автоматизируя процесс сопоставления фактического наличия с учетными данными. Современные ТСД могут быть интегрированы с 1С:Розница. Они позволяют сканировать штрихкоды товаров и вводить количество, а затем загружать данные непосредственно в документ Пересчет товаров. Некоторые готовые решения для ТСД позволяют выводить любой документ учетной системы на экран терминала и заполнять необходимые поля, что значительно повышает эффективность и точность инвентаризации.
Концепция циклической инвентаризации, когда определенные группы товаров или зоны склада пересчитываются регулярно по графику, идеально ложится в основу нашей задачи. В случае крупных складов или магазинов рекомендуется разбивать инвентаризацию на несколько этапов по зонам или категориям товаров. Разбив товары на группы или по месту расположения, мы можем создать более детализированные планы пересчетов, что позволяет поддерживать высокую точность учета без полной остановки работы магазина.
Хотя автор вопроса упомянул о штрафах, на форуме также прозвучала идея о доплатах за каждый пересчет. Мотивация через вознаграждение может значительно изменить подход продавцов к этой задаче и повысить качество работы, стимулируя их к более внимательному и ответственному отношению к инвентаризации.
Как было отмечено участниками форума, старшие работники могут перепроверять данные, введенные продавцами. Механизмы согласования и утверждения документов в 1С могут быть использованы для этого, что повысит надежность получаемых данных.
Автоматизация ежедневных инвентаризаций в 1С:Розница с приоритетом давно непересчитанных товаров — это комплексная задача, которая требует индивидуальной доработки конфигурации. Путем создания механизмов хранения даты последнего пересчета (через дополнительные свойства или регистр сведений), расширения функционала документа Приказ на пересчет товаров для автоматического заполнения по заданным критериям и интеграции этих возможностей в РМК, мы можем создать эффективную систему для постоянного контроля остатков. Важно также учесть использование ТСД для ускорения процесса и обеспечить адекватный контроль и анализ данных через разработанную отчетность. Такой подход позволит не только "заставить" продавцов выполнять пересчеты, но и превратить этот процесс в полезный инструмент поддержания актуальности товарных остатков.