← На главную

В крупных бюджетных учреждениях часто возникает ситуация, когда основные средства (например, компьютерная техника) закупаются массово для разных отделов. На этапе оформления документа Поступление ОС, НМА, НПА затраты аккумулируются на счете 106.00 (Вложения в нефинансовые активы). Проблема заключается в том, что в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0 счет 106 не всегда содержит аналитику по подразделениям или центрам материальной ответственности (ЦМО). В итоге бухгалтер видит общую массу объектов на складе, но не может «забронировать» конкретные единицы за определенными службами до момента их принятия к учету на счет 101.

В данной статье мы разберем несколько эффективных способов решения этой задачи: от включения типовых настроек учета до использования дополнительных механизмов конфигурации.

Метод 1. Включение типового учета по подразделениям в параметрах учета

Проанализируем возможности программы БГУ 2.0. Разработчики предусмотрели опциональный механизм ведения учета по подразделениям, который не всегда включен по умолчанию. Рассмотрим по шагам, как активировать эту функцию:

1. Перейдем в раздел Администрирование, далее выберем пункт Настройка параметров учета.
2. В открывшемся окне найдем подраздел Ведение учета.
3. Установим флаг Учет по подразделениям. Важно понимать, что в БГУ подразделения могут использоваться как для обособленных структур, так и для внутреннего аналитического деления.
4. После установки флага станет доступна гиперссылка Настроить учет по подразделениям для плана счетов. Нажмем на нее.
5. В открывшемся Помощнике настройки учета по подразделениям мы можем выбрать конкретные счета, на которых нам необходима эта аналитика. В нашем случае находим группу счетов 106.00.
6. Установим признак ведения учета по подразделениям для нужных субсчетов.

После выполнения этих действий во всех документах, формирующих проводки по счету 106, появится обязательный для заполнения реквизит Подразделение. Это позволит нам уже на этапе покупки указать, для какого именно отдела (например, «Управление» или «Кадровое подразделение») приобретается оборудование.

Метод 2. Использование документа «Внутреннее перемещение вложений в НФА»

Если покупка осуществляется централизованно на одного материально ответственного за склад, но вы хотите распределить («забронировать») эти вложения сразу после поступления, воспользуемся документом Внутреннее перемещение вложений в НФА. Рассмотрим, как это работает:

При оформлении поступления все компьютеры попадают на счет 106.31 на складского работника. Чтобы закрепить их за подразделениями-заказчиками, мы создаем документ перемещения вложений. В этом документе мы указываем:

• Отправитель: Центральный склад.
• Получатель: Ответственное лицо или Подразделение-заказчик (если настроен учет по подразделениям).

Таким образом, объект остается на 106 счете, но в оборотно-сальдовой ведомости по счету 106 мы будем четко видеть остатки в разрезе будущих мест эксплуатации. Это и есть искомое «бронирование».

Метод 3. Индивидуальный учет через справочник «Объекты вложений»

Часто бухгалтеры совершают ошибку, создавая одну карточку в справочнике Основные средства, НМА, НПА для всех закупаемых однотипных объектов (например, одна карточка «Компьютер» на 20 штук). Проанализируем, как это мешает учету.

Когда все 20 единиц «висят» на одной карточке вложений, их невозможно разделить по подразделениям аналитически. Для решения проблемы рекомендуем:

1. В справочнике Основные средства (который является субконто к 106 счету) создавать разные объекты, если они предназначены для разных целей. Например: «Компьютер (для Бухгалтерии)» и «Компьютер (для ИТ-отдела)».
2. При оформлении покупки в табличной части документа Поступление ОС указывать эти разные объекты разными строками.

Такой подход позволяет вести учет «адресно» даже без включения дополнительных настроек плана счетов. При принятии к учету на 101 счет вы просто выберете нужный «объект вложений», и он безошибочно уйдет в нужное подразделение.

Метод 4. Дополнительные реквизиты для визуального контроля

Если учреждение категорически против изменения настроек плана счетов (чтобы не усложнять проводки), можно воспользоваться механизмом Дополнительных реквизитов и сведений. Разберем этот вариант:

1. В разделе Администрирование — Общие настройки включим использование дополнительных реквизитов.
2. Для справочника Основные средства или для документа Поступление ОС добавим новый реквизит Подразделение-заказчик (типа Справочник «Подразделения»).
3. При оформлении покупки заполняем этот реквизит в документе.

В дальнейшем, используя Универсальный отчет, мы сможем вывести список всех поступлений на 106 счет с группировкой по нашему дополнительному реквизиту. Это обеспечит информационную прозрачность без изменения бухгалтерских регистров.

Метод 5. Схема через 105 счет (Материальные запасы)

В некоторых случаях, если учетная политика позволяет, целесообразно рассмотреть схему поступления имущества как материальных запасов с последующим переводом в состав ОС. Проанализируем ситуацию:

На счете 105.00 учет по центрам материальной ответственности и подразделениям реализован максимально гибко «из коробки». Если ОС поступают сначала на склад как номенклатура (счет 105), кладовщик может выдать их конкретному подразделению документом Акт списания материалов или Ведомость выдачи с одновременным отнесением на 106 счет. В этот момент объект попадает на счет 106 уже «в руках» у конечного получателя, что исключает путаницу при окончательном вводе в эксплуатацию.

Резюме и рекомендации

Подводя итог, отметим, что наиболее корректным с точки зрения методологии 1С:БГУ 2.0 является Метод 1 (Настройка учета по подразделениям в плане счетов). Он позволяет видеть подразделение непосредственно в стандартных бухгалтерских отчетах. Однако, если требуется более детальный контроль за конкретными коробками на складе, рекомендуем комбинировать его с Методом 3, разделяя объекты вложений в справочнике. Это обеспечит полный контроль над движением имущества от момента оплаты поставщику до постановки на баланс на 101 счет.