← На главную

При формировании отчета «Регистр налогового учета по НДФЛ» в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 для сотрудников обособленных подразделений многие бухгалтеры сталкиваются с неоднозначной ситуацией: в сведениях о налоговом агенте (Раздел 1) заполняются данные головной организации. Возникает закономерный вопрос: правильно ли это, или программа допускает ошибку, и там должны быть реквизиты самого обособленного подразделения (ОП)?

Проанализируем эту ситуацию с точки зрения законодательства РФ, разберем логику работы программы 1С и выясним, как правильно выстраивать учет и общение с налоговыми органами.

Кто является налоговым агентом по закону?

Давайте обратимся к нормативной базе, а именно к статье 226 Налогового кодекса РФ. Выясним причину, по которой 1С формирует отчет именно таким образом.

Согласно законодательству, налоговыми агентами по НДФЛ признаются исключительно российские организации (юридические лица) и индивидуальные предприниматели. Обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом и, как правило, не имеет собственного ИНН (используется ИНН головной организации).

Следовательно, с точки зрения гражданского и налогового законодательства, единственным налоговым агентом всегда выступает головная организация. Даже если обособленное подразделение имеет выделенный баланс, расчетный счет и самостоятельно сдает отчетность в ФНС, оно делает это исключительно в качестве уполномоченного представителя от имени головной организации. Именно поэтому заполнение наименования и ИНН «головы» в сведениях о налоговом агенте абсолютно правомерно.

Как устроен регистр НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим подробнее логику формирования регистра в программе. Регистр налогового учета разработан на основе структуры карточки 1-НДФЛ и содержит несколько разделов. Разберем по шагам ключевые из них:

1. Раздел 1. Сведения о налоговом агенте. В этом разделе выводятся общие реквизиты юридического лица: ИНН, название организации, а также КПП и код налогового органа головного офиса. Как мы выяснили ранее, это полностью соответствует статусу налогового агента. Настройка представителя (сдает ли ОП отчеты само или нет) на заполнение этого раздела не влияет.
2. Раздел 4. Расчет налоговой базы и налога. Это ключевой раздел для учета доходов сотрудников в разрезе обособленных подразделений. Программа формирует этот раздел отдельно для каждого уникального сочетания КПП и ОКТМО.

Таким образом, программа четко разделяет общее понятие «Налоговый агент» (Раздел 1) и непосредственный расчет налога по местам выплаты дохода (Раздел 4). Если сотрудник в течение года переводился из головного офиса в обособленное подразделение, в его регистре будет сформировано несколько страниц Раздела 4 для разных КПП и ОКТМО, что обеспечивает корректное формирование отчетности 6-НДФЛ.

Настройка обособленных подразделений в 1С

Для того чтобы программа корректно распределяла доходы и НДФЛ, посмотрим на то, как обособленные подразделения должны быть заведены в систему. В 1С:ЗУП 3.1 предусмотрено два варианта:

1. ОП, выделенные на отдельный баланс (филиалы). Такие подразделения регистрируются в справочнике Организации. В карточке необходимо установить флажок «Это — филиал» и выбрать соответствующую головную организацию.
2. ОП, не выделенные на отдельный баланс. Они заводятся в справочнике Подразделения внутри головной организации. В карточке элемента справочника устанавливается флаг «Это — обособленное подразделение» и заполняются данные о его регистрации в ИФНС (указывается индивидуальный КПП и ОКТМО ОП).

При правильной настройке любого из этих вариантов программа будет автоматически разделять доходы сотрудников по КПП и ОКТМО для заполнения регламентированной отчетности и Раздела 4 регистра.

Практические сложности и требования ФНС на местах

Несмотря на то, что официально утвержденной жесткой формы регистра по НДФЛ в законодательстве нет (согласно ст. 230 НК РФ налоговый агент разрабатывает форму самостоятельно), на практике бухгалтеры сталкиваются с претензиями инспекторов.

Проанализируем ситуацию: при проверках или подтверждении права на возврат налога региональная ИФНС по месту нахождения ОП может запросить регистры. Местные инспекторы часто требуют, чтобы в Разделе 1 стоял КПП именно их обособленного подразделения, отказываясь принимать документ с КПП «головы».

Рассмотрим способы решения этой практической проблемы, если спорить с налоговой нет времени или желания:

1. Ручная корректировка. Вы можете сформировать регистр в 1С, сохранить его табличный документ в формате Excel и вручную изменить КПП головной организации на КПП обособленного подразделения перед печатью и отправкой в ФНС.
2. Внешняя печатная форма. Рекомендуется заказать или разработать внешнюю печатную форму отчета для 1С:ЗУП. Программист может изменить логику заполнения так, чтобы в шапку отчета выводился КПП того подразделения, по которому сформирован Раздел 4 для конкретного сотрудника.

Резюмируя вышесказанное: стандартное поведение программы 1С:ЗУП 3.1, указывающей головную организацию в качестве налогового агента, является методологически правильным. Проблемы с приемом таких регистров локальными налоговыми инспекциями относятся к особенностям работы на местах, а не к ошибкам учетной системы.