При подготовке отчетности по форме СЗВ-ТД (в современных реалиях — Подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1) бухгалтеры и кадровые специалисты часто сталкиваются с непонятным поведением программы. Разберем типичную ситуацию: на календаре начало июля, специалист формирует отчет за июнь, но при автоматическом заполнении в табличную часть почему-то подтягиваются кадровые переводы, проведенные будущей датой (например, от 1 июля). Возникает логичный вопрос: почему программа собирает события следующего месяца и как заставить 1С работать правильно без ручной корректировки каждого документа?
В этой статье мы подробно проанализируем техническую логику заполнения отчетов в 1С, рассмотрим законодательный контекст и разберем пошаговые инструкции, как быстро решить эту проблему.
Для того чтобы понять, почему документы будущего периода попадают в текущий отчет, нам необходимо заглянуть "под капот" конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия. Проанализируем, как именно система понимает, какие мероприятия нужно включить в отчет при нажатии кнопки Заполнить.
В программе существует специальный регистр сведений — Мероприятия трудовой деятельности. Каждый раз, когда мы проводим кадровый документ (например, Прием на работу, Кадровый перевод или Увольнение) с установленным флагом Отразить в трудовой книжке, в этом регистре формируется соответствующая запись.
Когда мы создаем отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1) и нажимаем кнопку Заполнить, программа запускает алгоритм сбора данных, который работает по следующим правилам:
Дата).Рассмотрим конкретный пример. Сегодня 8 июля. Мы создаем отчет за июнь. В поле Дата в шапке отчета автоматически подставляется текущее рабочее число — 08.07. В системе уже проведен кадровый перевод сотрудника от 1 июля. Так как дата перевода (01.07) меньше даты отчета (08.07), программа считает своим долгом включить это мероприятие в текущую отправку. Логика разработчиков 1С здесь проста: раз событие уже зарегистрировано в информационной базе, его нужно передать в ведомство как можно скорее, не дожидаясь наступления следующего отчетного периода.
Чтобы понять, корректно ли такое поведение программы с точки зрения закона, вспомним установленные сроки сдачи сведений о трудовой деятельности. С 2023 года вместо формы СЗВ-ТД применяется подраздел 1.1 формы ЕФС-1, однако методология и сроки предоставления сведений остались принципиально схожими:
Обратите внимание: ни в форме СЗВ-ТД (в последние периоды её действия), ни в современной форме ЕФС-1 нет поля "Отчетный период" в электронном формате файла. Социальный фонд РФ (СФР) принимает сведения единым потоком по мере их возникновения. Следовательно, техническое решение разработчиков 1С собирать все актуальные на текущую дату неотправленные события полностью соответствует действующим регламентам СФР.
Если у вас в организации происходят единичные кадровые переводы, то можно воспользоваться советом "снять галочку отражения в трудовой книжке в документе перевода, заполнить отчет, а затем вернуть галочку обратно". Однако если в компании оформляются десятки или сотни переводов, этот метод становится крайне неэффективным и грозит возникновением ошибок из-за человеческого фактора.
Рассмотрим два штатных и безопасных способа решения этой проблемы.
Это самый быстрый и изящный способ отсечь документы будущего периода при автоматическом заполнении табличной части. Выполним следующие действия:
Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (или ЕФС-1).Дата в шапке документа. Измените текущую дату на последний день отчетного месяца (например, вместо 8 июля установите 30 июня).Заполнить. Программа проанализирует базу данных и соберет только те мероприятия, дата которых не превышает 30 июня. Соответственно, все июльские переводы будут проигнорированы.Иногда кадровые события прошлых периодов продолжают настойчиво попадать в каждый новый отчет. Это происходит из-за того, что программа не видит подтверждения их отправки. Проанализируем состояние прошлых документов:
Документ принят в ПФР/СФР (не редактируется).1С-Отчетность, этот флаг устанавливается автоматически при получении положительного протокола от фонда.В процессе обсуждения на форумах часто выясняется, что массовые кадровые переводы создаются бухгалтерией ошибочно — например, для изменения системы оплаты труда, разделения начислений или отражения временных компенсаций (как это часто происходило в периоды карантинных ограничений).
Важно помнить: далеко не любое изменение условий работы сотрудника должно отражаться в трудовой книжке и передаваться в СФР. В СЗВ-ТД / ЕФС-1 включаются только переводы на другую постоянную работу (ст. 72.1 ТК РФ).
Если вам требуется изменить плановые начисления сотрудника, изменить совокупную тарифную ставку или скорректировать начисления без изменения его трудовой функции и подразделения, не используйте "тяжелую артиллерию" в виде документа Кадровый перевод. Для этих целей в 1С:ЗУП предусмотрены специализированные документы:
Изменение оплаты трудаИзменение плановых начисленийНазначение планового начисленияИспользование правильных документов позволит вам содержать регистры кадрового учета в чистоте, и вам не придется вручную контролировать лишние записи в регламентированной отчетности.