Работа с исполнительными листами в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) требует от бухгалтера повышенного внимания, особенно в части формирования платежных документов. С момента вступления в силу изменений в законодательстве (с 1 июня 2020 года и позже), правила заполнения ведомостей стали жестче. Рассмотрим подробно, как организовать этот процесс, разберем причины технических ошибок и выясним, как правильно взаимодействовать с банками.
Проанализируем базовый вопрос: нужно ли создавать отдельную ведомость для сотрудников, из зарплаты которых удерживаются суммы по исполнительным листам? Согласно актуальной методологии 1С и требованиям законодательства, разделять сотрудников по признаку наличия удержаний в разные ведомости не требуется. В одном документе Ведомость в банк или Ведомость в кассу могут находиться как сотрудники с алиментами, так и те, у кого взысканий нет.
Однако существует критически важное условие: в одной ведомости должны быть выплачены доходы только по одному виду дохода для исполнительного производства. Если в одном документе Начисление зарплаты и взносов у вас рассчитаны и зарплата (код 1), и, например, пособие по уходу за ребенком (код 2), вам в любом случае придется сформировать две разные ведомости.
С мая 2022 года количество кодов видов дохода расширилось до пяти (согласно указанию Банка России № 6104-У). Выясним, как это реализовано в программе:
В современных версиях 1С:ЗУП 3.1 (начиная с 3.1.14 и выше) этот механизм автоматизирован. В настройках каждого начисления на вкладке Налоги, взносы, бухучет предусмотрено поле Вид дохода. При автоматическом заполнении ведомости программа сама анализирует начисления и включает в документ только те суммы, которые соответствуют выбранному в шапке ведомости коду. Рассмотрим подробнее: если вы укажете код 1, программа подберет только зарплату и премии, проигнорировав пособия с кодом 2.
Одной из самых частых проблем является ситуация, когда в поле Взыскано в ведомости внезапно попадают суммы, которые были удержаны много месяцев или даже лет назад (например, в 2019 году), хотя исполнительные листы давно закрыты. Проанализируем, почему это происходит.
Проблема кроется в техническом устройстве регистров накопления 1С. Когда вы рассчитываете документ Исполнительный лист, программа делает запись в регистр о том, что сумма удержана. При формировании ведомости программа «закрывает» это удержание. Если в прошлом периоде ведомость была оформлена некорректно (например, сумму выплаты изменили вручную, а колонку Взыскано не заполнили или очистили), в программе остается «задолженность» перед банком по передаче информации о взыскании.
Рассмотрим, как найти причину по шагам:
Ведомости в банк найдите сотрудника с проблемной суммой.Чтобы исправить ситуацию, проанализируем состояние регистров. Чаще всего виноват регистр Удержания по исполнительным документам к выплате. Если вы видите там незакрытые остатки, их необходимо скорректировать либо документом Корректировка регистров, либо путем перепроведения старых ведомостей (что не всегда возможно в закрытых периодах).
Зачем вообще нужно поле Взыскано в ведомости? Согласно части 3.1 статьи 98 Закона № 229-ФЗ, работодатель обязан сообщать банку сумму, которая уже была удержана из дохода сотрудника. Это нужно для того, чтобы банк не списал лишнего со счета сотрудника, если у того есть иные долги.
Разберем, как эта информация передается технически:
//ВЗС//сумма//. Например: //ВЗС//2450-00//.Важно помнить, что даже если вы ведете всех сотрудников в одной ведомости, современные банковские системы (и протоколы DirectBank) корректно обрабатывают смешанные списки, где у одних заполнено поле Взыскано, а у других — нет.
Для минимизации ручного труда и ошибок, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма при работе в 1С:ЗУП:
1. Проверка настроек начислений. Периодически формируйте отчет «Настройки начислений» и проверяйте колонку с кодом вида дохода для исполнительного производства. Ошибки здесь приводят к тому, что ведомости заполняются не полностью или, наоборот, захватывают лишние суммы.
2. Контроль «хвостов». Перед выплатой зарплаты анализируйте отчет Задолженность по зарплате и Анализ зарплаты по сотрудникам в разрезе документов-оснований. Если вы видите суммы, которые «тянутся» из прошлого, их нужно убирать до формирования ведомостей.
3. Использование автоматизации. В версиях ЗУП 3.1.18+ реализовано автоматическое заполнение поля Взыскано не только по исполнительным листам, но и по добровольным удержаниям (если в настройках удержания указано, что оно является взысканием по исполнительным документам). Проверьте настройки своих удержаний: Настройка — Удержания.
Посмотрим на примере, как выглядит работа с регистрами через технический интерфейс (для опытных пользователей):
// Пример логики анализа остатков в регистрах (псевдокод для понимания структуры)
Выбрать
РегистрНакопления.УдержанияПоИсполнительнымДокументамКВыплате.Остатки(
&ДатаКонтроля,
Сотрудник = &ВыбранныйСотрудник
) КАК ОстаткиВзысканий;
// Если ОстаткиВзысканий.СуммаУдержанияРазница <> 0,
// эта сумма будет попадать в ближайшую Ведомость.
Таким образом, мы выяснили, что разделение ведомостей необходимо только по Видам доходов, но не по факту наличия взысканий. А для исправления «старых» сумм взыскания необходимо в первую очередь очистить регистры накопления от незакрытых остатков прошлых лет. Это обеспечит корректность передачи данных в банк и избавит от претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников.